O que é um Modelo de Planilha de Horas?

Um modelo de planilha de horas é um formulário de gestão de tempo que ajuda os empregadores a acompanhar as horas trabalhadas pelos seus funcionários. Planilhas de horas são usadas em todos os setores e também podem ser aplicadas ao gerenciamento de projetos. As planilhas mensais são as mais populares entre empresas e gerentes de projetos, mas você também pode usar planilhas diárias ou semanais conforme sua preferência. Nosso modelo gratuito de planilha de horas para Excel é uma maneira fácil de implementar esse controle em sua organização, seja para um modelo mensal, semanal ou diário.

Como Usar este Modelo Gratuito de Planilha de Horas para Excel

Depois de baixar seu modelo gratuito de planilha de horas para Excel, você vai querer preenchê-lo corretamente. É tão simples quanto seguir estas etapas.

1. Dados do Colaborador

Na parte superior do modelo de planilha de horas para Excel, insira o nome do funcionário, o nome do departamento, o supervisor e a taxa horária. Você também pode adicionar as linhas que desejar, como uma para o gerente de projeto, caso ele seja designado para aprovar e assinar a planilha.

2. Defina um Período para a Planilha de Horas

Você pode usar este arquivo Excel como modelo de planilha de horas semanal ou mensal, simplesmente adicionando datas nas colunas A e B conforme necessário.

3. Registre as Horas Trabalhadas

Esta é a seção de controle de tempo que o membro da equipe irá usar. Nas colunas C, D, E e F, ele pode registrar o horário de início e término do dia de trabalho, adicionando horas extras e intervalo para almoço.

4. Adicione o Total de Horas Trabalhadas

A última parte do modelo gratuito de planilha de horas para Excel é onde os números acima são totalizados. Também é onde a taxa de pagamento é registrada. A linha de pagamento total é onde as horas trabalhadas multiplicadas pela taxa de pagamento são registradas. Na coluna final, o pagamento semanal é capturado. Há também um espaço para as assinaturas do funcionário e do supervisor.

Por que você deve usar um modelo de planilha de horas?

Um modelo de planilha de horas ajuda os membros da equipe a registrar o tempo gasto em uma tarefa específica e permite que os empregadores acompanhem tarefas, tempo e custos. Veja os benefícios de usar um modelo de planilha de horas para Excel para fins de gestão de tempo e custos.

Uma Ferramenta para Colaborar

Em primeiro lugar, as planilhas de horas são uma forma de aproveitar a colaboração. Quando todos registram seu tempo em planilhas, fica mais fácil saber quais partes do projeto precisam de mais recursos e quais estão recebendo recursos em excesso. É uma visão geral do esforço da sua equipe e uma ótima ferramenta para ajustar o fluxo de trabalho conforme necessário.

Empodera sua Equipe

O uso de planilhas de horas também proporciona aos membros da equipe autonomia para realizar seu trabalho da forma que preferirem. Eles podem estruturar o dia de trabalho e gerenciar suas tarefas como acharem melhor, desde que o prazo seja cumprido. Basta registrar o esforço. Assim, a equipe contratada para o trabalho, com a experiência e as habilidades certas, tem a liberdade de fazer exatamente isso.

Uma Visão Macro dos seus Custos

As planilhas de horas fornecem uma visão geral e um registro histórico de projetos anteriores, a partir do qual você pode tomar decisões melhores sobre projetos atuais e futuros. Além de ajudar a estimar com mais eficiência, podem impactar o balanço patrimonial ao manter os gerentes de projetos conscientes do nível empresarial e da forma como sua organização contabiliza o tempo gasto no desenvolvimento de novos ativos.

O software de gerenciamento de projetos pode automatizar suas planilhas de horas, economizando tempo e dinheiro. O ProjectManager vai ainda mais longe com rastreamento de tempo ao vivo e segurança avançada de dados. As equipes podem copiar as tarefas da semana anterior: nosso recurso de preenchimento automático registra todas as tarefas atribuídas ao membro da equipe em sua planilha de horas. Os controles de administrador definem folgas, licenças por doença e muito mais. Configure um aprovador e, quando a planilha for exportada, ela fica bloqueada e segura. Depois, arquive as planilhas para dados históricos no planejamento do próximo projeto. É o gerenciamento de projetos e tempo feito da maneira certa. Comece a usar o ProjectManager gratuitamente.

Desvantagens de um Modelo de Planilha de Horas para Excel

Os modelos de planilha de horas para Excel são ótimos para iniciantes e pequenas organizações. No entanto, para equipes maiores, o Excel não é a melhor ferramenta. Veja algumas de suas principais desvantagens.

Atualizações São Demoradas

Os modelos de Excel exigem trabalho manual, especialmente para um modelo de planilha mensal. O processo de preenchimento, salvamento no computador ou online e compartilhamento consome tempo valioso da sua equipe. Isso pode ser um problema, pois líderes e membros podem esquecer de atualizá-los a tempo, o que pode levar a dados inconsistentes ou problemas de rastreamento de tempo, gerenciamento de recursos ou folha de pagamento.

Difícil de Compartilhar entre Equipes

Ao usar um modelo de planilha de horas no Excel, você precisará salvar muitas cópias de suas planilhas, o que pode gerar confusão na equipe. Esse problema piora à medida que a equipe cresce e pode realmente retardar o processo de criação e aprovação das planilhas.

Não Suporta Colaboração em Equipe

Embora nosso modelo gratuito de planilha de horas para Excel seja uma ótima ferramenta para começar, é um documento estático que não suporta colaboração em tempo real nem recursos de comunicação em equipe, exceto comentários.

O ProjectManager, por outro lado, permite criar planilhas de horas online e usar uma variedade de ferramentas de planejamento, programação e rastreamento de projetos para colaborar com sua equipe em tempo real.

Quem deve usar este modelo gratuito de planilha de horas para Excel?

Muitos usuários podem se beneficiar deste modelo gratuito de planilha de horas para Excel, como empregadores, gerentes de projetos e líderes de equipe. Basicamente, qualquer pessoa que precise controlar cronogramas de projetos e custos de mão de obra pode usar este modelo.

No entanto, se você precisa de recursos robustos de planilha de horas, deve experimentar as planilhas online. O criador de planilhas do ProjectManager permite criar, aprovar e ajustar planilhas de horas com segurança na nuvem. As equipes podem copiar as tarefas da semana anterior: nosso recurso de preenchimento automático registra todas as tarefas atribuídas ao membro da equipe em sua planilha.

Os controles de administrador definem folgas, licenças por doença e muito mais. Configure um aprovador e, quando a planilha for exportada, ela fica bloqueada e segura. Depois, arquive as planilhas para dados históricos no próximo planejamento de projeto. É o gerenciamento de projetos e tempo feito da maneira certa.

Como Criar uma Planilha de Horas Online no ProjectManager

Embora este modelo de planilha de horas seja uma ferramenta útil para rastrear horas, é apenas um ponto de partida. Muitas cópias de um modelo de planilha Excel circulando podem causar confusão e atrasos. A melhor opção para rastrear horas é usar uma ferramenta dedicada de controle de tempo como o ProjectManager.

Você poderá usar nossos recursos integrados de planilha de horas para rastrear muito mais do que as horas de um membro da equipe. Filtrando as colunas, pessoas e projetos, você pode personalizar relatórios para ter uma visão atualizada de onde está seu projeto. Depois, você pode compartilhar o relatório com membros da equipe ou partes interessadas como documento estático em e-mail ou PDF, planilha Excel ou arquivo CSV.

Com sua planilha de horas no ProjectManager, você economiza tempo — não está mais apenas preenchendo papel, mas otimizando seu projeto e tornando-o mais eficaz com ferramentas online que produzem planilhas atualizadas. O painel do ProjectManager é atualizado automaticamente com dados dessas planilhas, proporcionando uma visão em tempo real do status do projeto. Isso economiza o tempo de ter que pressionar membros da equipe para gerar relatórios ou ter que gerá-los você mesmo.

Quais outros modelos gratuitos de gerenciamento de projetos podem ajudar com planilhas de horas?

Um modelo de planilha de horas é útil para gerenciar sua equipe e acompanhar seu progresso. Mas é apenas um dos muitos modelos gratuitos de gerenciamento de projetos que oferecemos em nosso site. Veja esta seleção adicional e encontre ferramentas para ajudá-lo em cada fase do projeto.

Modelo de Cronograma de Trabalho

Antes de registrar as horas da sua equipe, você precisa saber quando eles estão disponíveis para trabalhar. Para atribuir tarefas a eles, use nosso modelo gratuito de cronograma de trabalho. Aqui, você pode listar todos os membros da equipe e as diversas tarefas que pretende atribuir a eles, além dos dias em que podem trabalhar.

Modelo de Rastreamento de Tarefas

Você pode ter uma ferramenta para coletar as horas registradas em uma tarefa pela sua equipe, mas sem rastrear a tarefa durante a execução, você está obtendo apenas metade da informação. O modelo gratuito de rastreamento de tarefas é um lugar onde você pode reunir todas as tarefas do projeto e marcá-las como prontas para atribuição, atribuídas, concluídas ou com falha.

Modelo de Painel

Para ter uma visão macro do progresso do seu projeto, use nosso modelo gratuito de painel. Esta ferramenta pega os dados do seu projeto e os transforma em um gráfico. Mas se você quer um painel que colete e calcule automaticamente esses dados em tempo real, você precisará usar os recursos de painel do ProjectManager.

Vídeo Tutorial sobre Modelos de Planilha de Horas

Para mais informações sobre como criar e gerenciar suas planilhas de horas, assista ao vídeo abaixo. Jennifer Bridges, PMP, oferece várias dicas importantes para aproveitar ao máximo seu modelo de planilha de horas.

Conteúdo Relacionado

As planilhas de horas podem ser muito mais do que um documento financeiro — são mais uma ferramenta para gerenciar projetos com mais eficácia. Escrevemos extensivamente sobre elas no blog do ProjectManager, onde publicamos artigos e produzimos vídeos regularmente.

• O Guia Definitivo sobre Planilhas de Horas
• Software de gestão de tempo para projetos
• Modelo de planejamento de recursos
• Software de gerenciamento de recursos
• Rastreador de tarefas do projeto
• Estimativa de Tempo para Gerentes de Projetos: Dicas e Técnicas
• Rastreadores de Tempo: Tipos, Melhores Práticas e Recomendações de Software
• Plantilla de Horas Trabajadas para Excel (Descarga Gratuita)
• Modèle de feuille de temps pour Excel (gratuit)

Planilhas de horas e controle de tempo são aspectos importantes do gerenciamento de projetos, mas são apenas uma parte de um todo maior. O ProjectManager é um conjunto premiado de soluções de software projetadas para cada faceta do gerenciamento de projetos, do planejamento e monitoramento ao reporte. Empresas de todos os tamanhos encontraram o ProjectManager benéfico. Veja você mesmo fazendo nosso teste gratuito.

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Este formato de ordem de serviço agiliza o processo e é útil em qualquer setor. Baixe nosso modelo gratuito de ordem de serviço para Excel para organizar as tarefas solicitadas, criar uma ordem de serviço e manter seu projeto funcionando sem problemas.

O gerenciamento de ordens de serviço é simplificado com o auxílio de um software de gerenciamento de projetos. Por exemplo, o ProjectManager permite definir custos de mão de obra e acompanhar o tempo dos prestadores de serviços nas tarefas com planilhas de horas seguras, que também facilitam o processo de pagamento. Os quadros kanban oferecem transparência sobre o fluxo de trabalho, e os gráficos de carga de trabalho permitem equilibrar as tarefas para maior produtividade. Há também um premiado gráfico de Gantt para cronogramas detalhados com dependências e acompanhamento de linha de base. Comece gratuitamente.

O que é uma Ordem de Serviço?

Uma ordem de serviço é um documento que descreve a mão de obra, as ferramentas e os materiais necessários para concluir uma tarefa. Em geral, a ordem de serviço também inclui instruções sobre o que é o trabalho, uma estimativa de custo, o prazo de conclusão, quem está designado e qualquer outra informação pertinente.

As ordens de serviço são usadas para estabelecer um acordo entre uma empresa e um prestador de serviços externo, ou também podem ser usadas internamente pelas organizações para colaboração entre departamentos. Os formatos de ordem de serviço são frequentemente utilizados na manufatura, mas também são comuns nos setores de serviços e construção civil. Podem ser atribuídas a técnicos de campo na instalação de equipamentos, bem como em trabalhos de manutenção ou reparo.

Por que você precisa de um modelo de ordem de serviço

Qualquer organização que precise de uma ferramenta para criar e acompanhar ordens de serviço pode usar este modelo. Ele serve como um formato padronizado que fornece informações do projeto, os detalhes solicitados do trabalho, as atualizações necessárias, os prazos e muito mais.

Os modelos de ordem de serviço comunicam as tarefas e os detalhes de sua execução. É um documento operacional que garante que o trabalho seja feito corretamente e dentro do prazo. Prestadores de serviços e qualquer pessoa que trabalhe com contratados independentes ou que receba tarefas de clientes se beneficiarão do nosso modelo gratuito de ordem de serviço para Excel.

Quando Usar este Modelo de Ordem de Serviço

Use um modelo de ordem de serviço ao contratar um trabalhador externo ou para processar reparos e trabalhos de serviço.

A ordem de serviço deve ser criada no momento de atribuir a tarefa. Em certo sentido, é um repositório para coletar todas as informações necessárias para executar a tarefa. Ao preencher nosso modelo gratuito, você está fazendo uma atribuição e fornecendo orientações detalhadas sobre o trabalho, incluindo quando deve ser concluído.

Depois que o modelo de ordem de serviço for preenchido e assinado, ele funciona como um contrato vinculante. A organização, o contratado e o cliente podem consultá-lo como um roteiro de quando o trabalho será feito e quanto custará. Portanto, embora o formato da ordem de serviço seja enviado antes de qualquer trabalho ser executado, ele é consultado durante toda a conclusão da tarefa.

Vejamos agora alguns exemplos de ordens de serviço para entender melhor como usar o modelo de ordem de serviço do ProjectManager.

Exemplos de Ordens de Serviço

As ordens de serviço podem ser usadas para muitos fins diferentes, mas são mais usadas para planejamento de manutenção e gerenciamento de construção.

Modelo de Ordem de Serviço para Construção

As ordens de serviço para construção são usadas por proprietários de projetos ou empreiteiros gerais que precisam terceirizar parte do trabalho para um subcontratado especializado em uma área específica da construção, como instalações elétricas, encanamento ou alvenaria. Ao usar ordens de serviço para construção, você pode controlar melhor os custos e o progresso.

Modelo de Ordem de Serviço para Manutenção

As ordens de serviço de manutenção são usadas para documentar todos os trabalhos de manutenção realizados em uma linha de produção. Normalmente, elas começam com uma solicitação de trabalho, enviada pelas equipes internas ao departamento de manutenção sempre que detectam problemas que exigem atenção, seja para manutenção preventiva ou corretiva.

Quem deve usar o modelo de ordem de serviço?

O responsável pela criação das ordens de serviço é tradicionalmente alguém da organização encarregado de supervisionar a conclusão do trabalho descrito na ordem — normalmente o gerente de projeto. Ele criará o documento com as instruções e o prazo, entre outros detalhes.

O contratado geralmente é responsável por detalhar seus custos, como mão de obra e materiais. O contratado e o gerente da organização chegam a um acordo e a ordem de serviço é assinada. Embora o cliente geralmente não esteja envolvido no processo, normalmente recebe a ordem de serviço final para aprovação.

Como Usar o Modelo de Ordem de Serviço do ProjectManager

Com o modelo gratuito de ordem de serviço do ProjectManager para Excel, você pode otimizar seu processo de gerenciamento, seja trabalhando com contratados ou gerenciando suas próprias equipes. Siga estas etapas para usar nosso modelo gratuito. Você pode personalizá-lo facilmente com o logotipo da sua empresa e quaisquer outros detalhes necessários.

1. Comece com as Informações de Rastreamento da Ordem de Serviço

O formato da ordem de serviço mostra o nome da empresa, endereço e informações de contato, bem como a quem o trabalho está atribuído. Tudo isso está localizado na parte superior esquerda do modelo.

Na parte superior direita estão mais dados internos, como quem criou a solicitação de trabalho, o nível de prioridade da ordem e um número para facilitar o rastreamento e a pesquisa. Há também espaço para outras informações básicas de rastreamento, como a data de emissão.

2. Defina os Prazos para seu Formato de Ordem de Serviço

Esta seção exibe 3 datas-chave para sua ordem de serviço. Primeiro, defina quando o trabalho deve começar e quando deve ser concluído. Em seguida, há um campo para registrar a data real de conclusão, para que você possa acompanhar o encerramento das ordens de serviço.

3. Descrição da Ordem de Serviço

No topo desta seção há um espaço para descrever as tarefas a serem realizadas para cumprir a ordem de serviço. Descreva com o máximo de detalhes possível o que será feito, para que o contratado ou a equipe interna tenha orientações claras para executar o trabalho. Em seguida, especifique para quem cobrar e quando enviar, se necessário.

4. Estime os Custos de Mão de Obra da Ordem de Serviço

Na seção de mão de obra, há várias linhas para descrever o que o trabalho envolverá, quantas horas levará e a taxa por hora. Basta inserir as horas e a taxa, e nosso modelo calculará automaticamente o custo total de mão de obra.

5. Estime os Custos de Materiais da Ordem de Serviço

Abaixo da mão de obra está a seção de materiais, que também possui linhas para registrar a quantidade, o preço por unidade e o imposto para cada matéria-prima necessária. Após inserir preço, quantidade e imposto, nosso modelo calculará automaticamente os custos de materiais.

6. Inclua os Impostos Aplicáveis à Ordem de Serviço

As alíquotas de impostos podem variar conforme a localização, portanto, verifique a legislação local para determinar como sua ordem de serviço deve ser tributada. Na parte inferior do modelo, há um campo para adicionar o valor a ser cobrado do cliente como impostos.

7. Adicione Detalhes Extras ao Formulário de Ordem de Serviço

A última seção inclui um espaço para adicionar qualquer informação adicional não abordada anteriormente. Há também um espaço para assinatura e data no documento.

Embora nosso modelo de ordem de serviço seja uma boa ferramenta para começar, é aconselhável usar um sistema de gerenciamento que automatize o processo e permita colaborar com sua equipe em tempo real, ao contrário do Microsoft Excel. Veja como usar o ProjectManager para um gerenciamento de ordens de serviço mais dinâmico.

Como Gerenciar Ordens de Serviço no ProjectManager

O ProjectManager é um software premiado que organiza o trabalho para maior eficiência. Nossa ferramenta possui recursos de gerenciamento de tarefas e rastreamento de recursos que abordam cada fase de um projeto e podem ajudá-lo a coletar e monitorar ordens de serviço para manter sua organização no caminho certo.

Acompanhe o Progresso das Ordens de Serviço em Tempo Real com Quadros Kanban

Use nosso quadro kanban para acompanhar suas ordens de serviço à medida que avançam pelas diferentes etapas da produção. Os quadros kanban visualizam o fluxo de trabalho criando colunas personalizadas, como a fazer, em andamento e concluído, sob as quais são empilhados cartões que representam tarefas ou ordens de serviço.

Armazene todos os Modelos de Ordem de Serviço com Armazenamento Ilimitado

Como nosso software tem armazenamento ilimitado de arquivos, imagens ou documentos podem ser anexados ao cartão kanban. Na verdade, todas as suas ordens de serviço podem ficar no software, proporcionando um hub centralizado para encontrar o que você precisa quando precisar.

Controle Custos com Planilhas de Horas, Painéis e Gráficos de Carga de Trabalho

Para facilitar os pagamentos e acompanhar as horas que seus contratados gastam nas tarefas, use nosso recurso de planilha de horas. As planilhas de horas são fáceis de usar, permitindo que os usuários preencham automaticamente as tarefas à medida que são atribuídas e até mesmo adicionem tarefas recorrentes da semana anterior. À medida que os contratados atualizam suas planilhas de horas, os gerentes podem acompanhar o progresso.

Se você ainda não está pronto para experimentar o ProjectManager gratuitamente, talvez queira testar outros modelos gratuitos.

Quais outros modelos gratuitos podem ajudá-lo a gerenciar ordens de serviço?

O ProjectManager tem uma biblioteca de modelos de gerenciamento de projetos gratuitos que abrangem todos os aspectos do setor. Veja alguns modelos gratuitos relacionados a ordens de serviço.

Modelo de Declaração de Escopo de Trabalho

Uma declaração de escopo de trabalho é uma descrição detalhada das tarefas e pacotes de trabalho que serão executados em um projeto. Nosso modelo é uma ótima ferramenta para fornecer mais detalhes ao seu cliente, contratado ou partes interessadas.

Modelo de Ordem de Compra

Uma ordem de compra é um documento enviado por compradores a fornecedores de bens ou materiais para estabelecer um acordo de compra entre as partes. É provável que você precise de um para adquirir os materiais necessários para a execução das ordens de serviço.

Modelo de Ordem de Mudança

Uma ordem de mudança é um documento que pode ser usado para alterar as condições existentes de um contrato. No entanto, deve ser aprovada pelo conselho de controle de mudanças, ou por quem for responsável por aprovar tais mudanças na sua organização.

Modelo de Solicitação de Cotação (RFQ)

O modelo de RFQ facilita o processo de aquisição, ajudando a identificar quais fornecedores podem atender ao seu orçamento e cronograma. Este modelo é frequentemente usado em conjunto com a solicitação de proposta (RFP) e a solicitação de informações (RFI).

Modelo de Solicitação de Informações (RFI)

Ao negociar um contrato ou após firmá-lo, mas ainda ter dúvidas sobre o trabalho, a RFI é o mecanismo que registra perguntas e retorna com respostas. Nossa RFI gratuita é uma ferramenta essencial para manter as linhas de comunicação abertas.

Modelo de Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

A estrutura analítica do projeto (EAP) é uma ferramenta fundamental no gerenciamento de trabalho. Antes de criar ou aprovar ordens de serviço, verifique a EAP do seu projeto. Este modelo gratuito é um ótimo ponto de partida para avaliar o escopo do projeto.

Conteúdo relacionado sobre gerenciamento de trabalho

• 9 Modelos de Trabalho para Excel e Word
• Modelo de Fluxo de Trabalho
• Modelo de Declaração de Escopo de Trabalho
• Modelo de Proposta de Trabalho
• O que é uma Ordem de Serviço de Manufatura? (Exemplo e Modelo)
• Plantilla de orden de trabajo para Excel (descarga gratis)

O ProjectManager é um software online que pode gerenciar suas ordens de serviço e muito mais. Recursos para ajudá-lo a planejar, monitorar e reportar seus projetos do início ao fim aumentam a produtividade. Equilibre cargas de trabalho, veja disponibilidade e vincule dependências de tarefas para adicionar eficiência e evitar gargalos. Experimente o ProjectManager hoje com este teste gratuito de 30 dias.

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• Modelo de matriz de riscos
• Modelo de matriz de avaliação de riscos
• Modelo de matriz de gerenciamento de riscos
• Modelo de matriz de análise de riscos
• Modelo de matriz de riscos 5×5

O que é um modelo de matriz de riscos?

Um modelo de matriz de riscos é um gráfico de gerenciamento de projetos usado para plotar o risco em relação à probabilidade de ocorrência e à gravidade do impacto no projeto.

A matriz de riscos é uma grade. O lado esquerdo apresenta uma escala que representa a probabilidade de o risco ocorrer, variando de raro a quase certo. A parte superior da grade indica a gravidade do risco, de insignificante a grave. Ao plotar o risco na matriz, você tem uma ideia mais clara de quanta atenção deve ser dedicada a ele.

Gerencie riscos com mais eficiência do que com uma matriz de riscos usando o ProjectManager. Nosso software em nuvem oferece uma matriz de riscos em tempo real e permite visualizar os riscos em um menu de projeto ao vivo. Nossa lista poderosa e atualizável permite classificar, arrastar e soltar, filtrar e muito mais. Crie tarefas dedicadas exclusivamente a riscos, que podem ser atribuídas a membros da equipe com datas, prioridade, etiquetas e mais. Comece a usar o ProjectManager hoje mesmo, gratuitamente.

Por que você precisa de um modelo de matriz de riscos para Excel

O risco é inerente a qualquer projeto. A melhor coisa que você pode fazer é desenvolver um processo de gerenciamento de riscos para identificar e corrigir problemas antes que se tornem crises. É por isso que você precisa deste modelo de matriz de riscos para Excel.

A matriz de riscos também pode ser uma ferramenta de comunicação. Você pode usá-la para informar a equipe do projeto sobre os riscos que podem ocorrer durante o projeto. Assim, eles ficam atentos e alertam os outros caso um risco se torne um problema. Essa conscientização certamente reduz o impacto dos riscos no projeto.

Como usar o modelo de matriz de riscos do ProjectManager para Excel

1. Baixe o Modelo: Baixe o modelo gratuito de matriz de riscos do ProjectManager para Excel e comece a proteger seu projeto.
2. Insira as Informações Gerais do Projeto: Preencha as informações gerais do projeto na parte superior da página.
3. Preencha a Data: A data indica quando a matriz de riscos foi revisada pela última vez, garantindo que você está usando a versão mais atual.
4. Avalie o impacto do risco: Esta grade está organizada com a linha superior indicando a gravidade do risco, variando de insignificante a grave. Pense em quanto o risco pode afetar áreas importantes do plano de projeto, como o orçamento do projeto, a disponibilidade de recursos ou o cronograma.
5. Avalie a probabilidade do risco: No lado esquerdo está a probabilidade de o evento ocorrer no projeto, variando de raro a quase certo. Avalie a probabilidade de o risco ocorrer e decida onde posicioná-lo nessa escala.
6. Posicione o risco na matriz: Após avaliar o impacto e a probabilidade do risco, posicione-o em uma das células da matriz. Verde indica baixa prioridade, amarelo é prioridade média, laranja é alta e vermelho é muito alta.

O que está incluído neste modelo de matriz de riscos para Excel?

Veja mais detalhes sobre as diferentes seções incluídas neste modelo de matriz de riscos.

1. Categorias de Risco

Existem várias categorias de risco e nem todas são iguais. Use o modelo para classificar os riscos nas seguintes categorias.

• Riscos Estratégicos: Ameaças ou incertezas que podem impedir uma organização de atingir seus objetivos de longo prazo.
• Riscos Operacionais: O potencial de perdas decorrentes de falhas em processos internos, pessoas, sistemas ou eventos externos.
• Riscos Financeiros: O potencial de perda financeira ou incerteza nos resultados financeiros do projeto.
• Riscos de Conformidade: A possibilidade de consequências negativas que uma organização pode enfrentar se não cumprir leis, normas do setor, regulamentações ou políticas internas.
• Riscos de Segurança: Fontes potenciais de dano ou efeitos negativos à saúde que podem resultar em lesões, doenças ou danos materiais.

2. Probabilidade do Risco

Esta é uma avaliação qualitativa ou quantitativa da probabilidade de um evento de risco específico ocorrer. Use o modelo de matriz de riscos para Excel para tomar decisões informadas que ajudem a reduzir o impacto de riscos potenciais no seu plano de projeto e alcançar seus objetivos.

3. Impacto Potencial

Considere quais seriam as consequências caso o risco de um evento específico se concretize. Por exemplo, haveria perda de receita? Haveria perda de produtividade ou ameaça à segurança de funcionários ou clientes?

4. Pontuação de Prioridade do Risco

Este é um valor numérico que ajuda a determinar como os riscos devem ser priorizados com base no impacto potencial e na probabilidade de ocorrência. Por exemplo, se a gravidade do risco é 5 e a probabilidade é 3, multiplique esses números para obter uma pontuação de prioridade de 15 (alta prioridade).

5. Estratégias de Mitigação de Riscos

São técnicas que ajudam a reduzir o impacto ou a probabilidade de um risco potencial ocorrer. As estratégias comuns de gerenciamento de riscos incluem evitar o risco, reduzir o risco, transferir o risco e aceitar o risco.

6. Prazo do Risco

O prazo do risco refere-se ao período durante o qual um risco específico pode ocorrer e qual seria seu impacto no projeto ou organização. Os prazos comuns a incluir no modelo são: curto prazo, médio prazo e longo prazo.

7. Responsável pelo Risco

É o indivíduo ou membro da equipe que irá supervisionar e gerenciar riscos específicos dentro da organização. Isso melhora o gerenciamento de riscos, pois atribui responsabilidade para identificar, avaliar, mitigar e monitorar riscos.

Quando usar um modelo de matriz de riscos para Excel

Existem muitos casos de uso, mas destacamos alguns exemplos específicos de quando utilizar este modelo gratuito.

• Gerenciamento de Riscos do Projeto: O melhor momento para usar este modelo é durante a fase de planejamento. Ele faz parte de um plano de gerenciamento de riscos para identificar riscos e desenvolver métodos para tratá-los e resolvê-los. No entanto, o modelo também pode ser usado ao longo de todo o ciclo de vida do projeto. Após o planejamento vem a execução e, nessa fase, novos riscos podem surgir. Por isso, o modelo de matriz de análise de riscos deve ser constantemente revisado e atualizado.
• Planejamento Estratégico: Durante o processo de planejamento estratégico, os gerentes de projeto podem usar o modelo para identificar e priorizar riscos. Ele também pode beneficiar o planejamento estratégico por meio de uma melhor tomada de decisão, permitindo que os planejadores avaliem resultados potenciais e aloquem recursos proativamente.
• Gerenciamento de Riscos Operacionais: No gerenciamento de riscos operacionais, a matriz de riscos fornece uma representação visual dos riscos, facilitando a priorização das áreas de preocupação. As informações são inseridas de forma simplificada, funcionando como uma linguagem comum para discutir riscos dentro da organização.

Quem deve atualizar este modelo de matriz de riscos para Excel?

Embora o gerente de projeto seja geralmente responsável por manter o modelo atualizado, diferentes organizações podem contar com diferentes partes para essa tarefa.

• Gerentes de Projeto: A matriz de riscos geralmente é responsabilidade do gerente de projeto. É ele quem elabora o plano, trabalha em estreita colaboração com as partes interessadas e realiza pesquisas para entender melhor os detalhes do trabalho. Porém, quando um risco se torna um problema, o responsável pelo risco é quem lidera os esforços para resolvê-lo. O gerente de projeto irá atualizar a matriz de riscos conforme necessário, revisando o documento à medida que o tempo, o custo e o escopo do projeto mudam.
• Executivos de Negócios: Em caso de mudanças significativas no modelo de matriz de riscos, um executivo pode ser responsável por atualizá-lo. Alguns exemplos de eventos que podem desencadear isso incluem fusões, aquisições, lançamentos importantes de produtos ou reestruturação organizacional.
• Gestores de Risco: Os gestores de risco são especialistas em gerenciamento de riscos, então é natural que estejam envolvidos na manutenção do modelo. Eles o utilizam como ferramenta colaborativa para manter as partes interessadas de diferentes departamentos informadas sobre o processo de gerenciamento e mitigação de riscos.
• Gerentes de Operações: Os gerentes de operações supervisionam as operações diárias da empresa e também podem estar envolvidos na manutenção da matriz de riscos atualizada. Ao mapear os riscos com antecedência, conseguem se preparar e mitigá-los com mais eficiência, melhorando o desempenho dos negócios e das operações.

O ProjectManager é melhor do que um modelo de matriz de riscos para Excel

Agora você tem seus riscos identificados e plotados no modelo de matriz de riscos, mas o mais difícil está por vir: como gerenciar os riscos que surgem no projeto e tratá-los antes que comprometam todo o seu trabalho? O ProjectManager é uma ferramenta online que ajuda você a fazer exatamente isso.

Crie um Rastreador de Riscos Online

Gerencie os riscos junto ao seu projeto no ProjectManager. Crie um rastreador de riscos online com nossa Visualização de Riscos, que permite registrar riscos, enviar resoluções, marcar probabilidade e impacto — e até usar uma matriz de riscos dinâmica. É fácil gerenciar riscos com sua equipe.

Acompanhe os riscos em painéis ao vivo

Há mais recursos para monitorar e acompanhar riscos. Nosso painel ao vivo oferece uma visão geral do projeto, capturando dados em tempo real para que você tome decisões mais inteligentes. Ele coleta dados e calcula automaticamente o progresso e o desempenho, exibindo-os em gráficos e tabelas de fácil leitura.

Crie planos de projeto do início ao fim

Comece configurando seus planos na visualização de gráfico de Gantt online, que organiza tarefas, vincula dependências, define marcos e atribui trabalho ao responsável pelo risco. Filtre o caminho crítico e defina linhas de base para acompanhar o progresso real em relação ao plano.

Mais modelos gratuitos de gerenciamento de riscos para Excel

O modelo gratuito de matriz de riscos para Excel é apenas um dos muitos modelos de gerenciamento de projetos que você pode baixar. Alguns modelos abrem no ProjectManager para um teste gratuito. Para uma vez, não há risco algum nesses modelos.

Modelo de Avaliação de Riscos de TI

Embora este modelo gratuito seja projetado para um ambiente de TI, ele pode ser usado para gerenciar qualquer risco de projeto. Ele oferece um espaço para reunir todos os riscos, nomeá-los e definir as ações necessárias para mitigá-los.

Modelo de Registro de Riscos

Outro modelo gratuito, este é um registro de riscos que permite descrever o risco, registrar o impacto que ele pode ter no projeto e detalhar a resposta caso ele ocorra. Há uma coluna para anotar a prioridade do risco, quem é o responsável e muito mais.

Modelo de Plano de Ação

O modelo gratuito de plano de ação do ProjectManager permite delinear a resposta ao risco quando e se ele aparecer no projeto. Ele lista as etapas necessárias para resolver o problema, quem é o responsável, a prioridade, as tarefas e muito mais. Há também um cronograma e uma lista dos recursos necessários.

Conteúdo relacionado sobre gerenciamento de riscos

Se você ainda tem dúvidas sobre riscos e como gerenciá-los e mitigá-los no seu projeto, o ProjectManager oferece muitos blogs gratuitos, vídeos tutoriais e guias para explorar. Aqui estão alguns links para começar.

• O Processo de Gerenciamento de Riscos em Projetos
• Análise de Riscos em Projetos: Ferramentas, Modelos e Técnicas
• As Melhores Ferramentas e Técnicas de Gerenciamento de Riscos
• O que é Risco em Projetos? Principais Riscos a Monitorar
• Estrutura Analítica de Riscos: Um Guia Completo

Você pode baixar modelos gratuitos e aprender sobre todos os aspectos do gerenciamento de projetos em nosso site. Recomendamos que você experimente o ProjectManager, pois ele auxilia em todas as fases de um projeto, inclusive na mitigação de riscos, e melhora a eficiência e a produtividade. Experimente o ProjectManager gratuitamente hoje.

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Nosso modelo gratuito de cronograma de manutenção de equipamentos cria um plano de ação para manter o controle dos seus recursos e garantir que estejam totalmente funcionais quando necessário. Baixe nosso modelo gratuito de cronograma de manutenção para Excel e melhore o desempenho e a vida útil dos seus equipamentos.

O segredo de um cronograma de manutenção bem-sucedido é a regularidade. Perder-se no trabalho e esquecer a manutenção gera problemas. Use um software de gerenciamento de projetos para evitar uma parada não planejada e gerenciar as tarefas de manutenção. O ProjectManager é um software premiado de gerenciamento de projetos e portfólios com tarefas recorrentes para garantir que a manutenção programada nunca seja esquecida. Transforme qualquer tarefa em uma tarefa recorrente e defina a recorrência e se ela se repete diária, semanal, mensal ou anualmente. Em seguida, use diversas visualizações de projeto, como o quadro kanban, para acompanhar o progresso, enquanto notificações por e-mail e no aplicativo garantem que você nunca perca uma manutenção programada. Comece a usar o ProjectManager hoje mesmo, gratuitamente.

Por que você precisa de um modelo de cronograma de manutenção

Um modelo de cronograma de manutenção cria um processo consistente que garante que os equipamentos estejam sempre funcionando corretamente. Isso evita substituições inesperadas e quebras, que resultam em prazos perdidos, entregas atrasadas, clientes insatisfeitos e redução da lucratividade.

Além disso, usar um modelo de cronograma de manutenção permite que os técnicos detectem problemas precocemente. Isso evita longos períodos de inatividade não planejados e permite que os reparos sejam realizados em momentos ideais. Um cronograma de manutenção garante que o trabalho seja realizado no prazo e regularmente. Ele organiza as tarefas para melhorar a eficiência, acelerar o fluxo de trabalho, reduzir custos e prevenir problemas.

Quando usar este modelo de cronograma de manutenção

Um modelo de cronograma de manutenção preventiva deve ser usado regularmente, e a frequência da manutenção programada pode variar. Às vezes deve ser feita diariamente, enquanto outros cenários exigem manutenção semanal ou mensal. Há até casos em que a máquina só precisa ser verificada uma vez por ano.

As máquinas ou equipamentos utilizados terão instruções sobre seu uso, mas também sobre como mantê-los. Certifique-se de seguir essas instruções. Se diz a cada 90 dias, agende a manutenção a cada três meses. Negligenciar as instruções do fabricante é arriscar quebras ou pior, o que custará mais do que uma parada curta para manutenção programada a longo prazo.

Quem deve usar este modelo de cronograma de manutenção?

O modelo de cronograma de manutenção para Excel é uma ótima ferramenta para que a gestão planeje a manutenção regular das máquinas. O gerente seguirá as instruções do fabricante em termos de frequência de manutenção e depois alocará recursos para a conclusão dessas atividades.

A equipe responsável pela manutenção também usará este modelo de cronograma de manutenção preventiva para organizar seu trabalho e garantir que as máquinas e equipamentos estejam prontos quando necessário. A manutenção programada nem sempre é realizada internamente. Há equipes de manutenção internas e prestadores de serviços de manutenção que recebem o trabalho.

O fato é que os modelos de cronograma de manutenção passam por muitas mãos. Por exemplo, o gerente da fábrica precisa estar envolvido no agendamento do período ideal de manutenção, quando as máquinas podem ser desligadas sem afetar negativamente a produção.

O que está incluído neste modelo de cronograma de manutenção?

Depois de baixar o modelo gratuito de cronograma de manutenção para Excel, você verá uma lista de equipamentos parcialmente preenchida e mais informações. O modelo de cronograma de manutenção preventiva é totalmente personalizável. Qualquer pessoa pode adicionar ou remover colunas para adequá-lo ao seu cronograma. O cronograma de manutenção tem o básico, que é o seguinte:

• Descrição do Equipamento: Cada linha identifica uma peça de equipamento. Por exemplo, adicione a localização desse equipamento se a instalação for grande.
• Condição: Esta coluna identifica a condição do equipamento. O menu suspenso é codificado por cores para facilitar a leitura rápida. As quatro categorias são: boa, regular, ruim e péssima.
• Frequência de Manutenção (em Dias): O modelo de cronograma de manutenção registra então a frequência de manutenção para o equipamento específico. No modelo, isso é feito em dias, mas pode ser em meses, se necessário.
• Descrição da Atividade de Manutenção: Cada peça de equipamento requer uma manutenção um pouco diferente. Esta célula descreverá essa manutenção específica com detalhes suficientes para que fique claro para a pessoa responsável.
• Peças de Reposição, Componentes ou Outros Insumos: Peças podem precisar ser substituídas periodicamente ou as peças precisam de óleo ou algum outro tipo de manutenção. Nesta seção do modelo, liste esses insumos.
• Responsável: Alguém será responsável pela manutenção do equipamento. Liste essa pessoa aqui.
• Data da Última Manutenção: Quando a manutenção estiver concluída, registre essa data aqui.
• Data da Próxima Manutenção: A data para a próxima manutenção é registrada aqui.
• Observações: Anote qualquer coisa importante o suficiente para incluir, mas que não coube em nenhuma das seções anteriores.

Benefícios de usar este modelo de cronograma de manutenção

Um modelo de cronograma de manutenção preventiva é útil porque cria consistência no processo de planejamento de manutenção. Um cronograma de manutenção sempre formatado da mesma forma facilita a leitura e a compreensão. A consistência na documentação também é útil para arquivamento de registros.

Apenas ter um cronograma de manutenção já é benéfico. Por um lado, reduz o risco de quebras que podem interromper as operações, o que é caro. Outra razão relacionada a custo é que a manutenção prolonga a vida útil dos ativos.

Ao manter um cronograma de manutenção regular, os equipamentos funcionarão com mais eficiência. Quanto menos manutenção, menor o desempenho ideal. Isso retarda a produção e provavelmente causa problemas de qualidade. A manutenção também agrega eficiência ao gerenciamento da força de trabalho. Ela oferece às equipes de manutenção um cronograma mais claro e organizado para se concentrar nas tarefas futuras sem serem constantemente afastadas para responder a emergências.

Por fim, um modelo de cronograma de manutenção melhora o gerenciamento do orçamento. Ele proporciona um maior retorno sobre o investimento (ROI) dos ativos e evita penalidades por não conformidade. O planejamento da manutenção ajuda a prever orçamentos com mais precisão e ajuda as empresas a entender quanto precisam gastar em manutenção.

Como criar um cronograma de manutenção com o ProjectManager

Um software de gerenciamento de projetos pode ajudá-lo a gerenciar seu cronograma de manutenção melhor do que um modelo estático. O ProjectManager é um software premiado de gerenciamento de projetos e portfólios com recursos que podem ajudá-lo a planejar, gerenciar e acompanhar sua manutenção em tempo real. As tarefas recorrentes são apenas parte dos recursos de agendamento de manutenção mais amplos. Comece com um teste gratuito de 30 dias do ProjectManager e siga estas cinco etapas.

1. Liste as tarefas de manutenção, prazos e duração

Comece com o gráfico de Gantt. No lado esquerdo há uma planilha para listar todas as tarefas de manutenção, uma por linha. Em seguida, adicione a data de início e a data de término da manutenção, bem como sua duração. Isso preencherá automaticamente o lado direito do gráfico de Gantt, que é uma linha do tempo visual com uma visão geral de alto nível do cronograma de manutenção.

2. Atribua tarefas de manutenção à sua equipe

Há também uma coluna no Gantt para atribuir membros da equipe a tarefas individuais. Ao integrar a equipe, defina sua disponibilidade, incluindo folgas, férias e feriados locais, para facilitar a atribuição de tarefas.

3. Estime os custos

Outra coluna no gráfico de Gantt captura o custo estimado da manutenção. Use dados históricos e contribuições da sua equipe para obter estimativas precisas.

4. Defina tarefas recorrentes

Abra um cartão de tarefa no Gantt, quadro kanban, calendário, planilha ou visualização de lista para configurar quando você quer que a tarefa apareça novamente. Isso permite que a manutenção regular não seja esquecida. Como mencionado, notificações por e-mail e no aplicativo alertam os usuários quando as tarefas recorrentes estão vencendo.

5. Defina um nível de prioridade

No mesmo cartão de tarefa, defina o nível de prioridade para que a equipe de manutenção saiba quais tarefas fazer primeiro e quais podem ser feitas depois. No cartão de tarefa, você também pode anexar arquivos e imagens, adicionar uma descrição do trabalho, adicionar etiquetas e muito mais.

6. Acompanhe os custos de manutenção com painéis em tempo real

Para garantir que a manutenção seja feita no prazo e dentro do custo estimado, acesse o painel em tempo real. Ele coleta dados ao vivo e os exibe em gráficos e tabelas de fácil leitura que mostram tudo, do tempo ao custo e à carga de trabalho. Ao contrário de ferramentas menos robustas, não requer uma configuração longa e complicada.

Mais modelos gratuitos de planejamento de manutenção

Se você ainda não está pronto para fazer o upgrade, o ProjectManager tem mais de 100 modelos gratuitos de gerenciamento de projetos para Excel e Word que você pode usar para planejar, programar e acompanhar o trabalho da sua equipe. Veja alguns modelos gratuitos relacionados ao planejamento de manutenção disponíveis para download.

Modelo de Ordem de Serviço

Use este modelo gratuito de ordem de serviço para Excel para criar e rastrear trabalhos de manutenção. Ele também funciona como uma fatura ao contratar trabalhadores externos de manutenção. O modelo gratuito descreve o trabalho, as horas e a taxa em uma única planilha.

Modelo de Inventário de Equipamentos

Manter os equipamentos requer um inventário completo. Use este modelo gratuito de inventário de equipamentos para reunir todos os seus equipamentos em uma planilha. Ele lista a localização, detalhes de aquisição, custos mensais e muito mais.

Modelo de Cronograma de Produção

Um plano de manutenção deve funcionar em conjunto com um cronograma de produção. Use este modelo gratuito de cronograma de produção para Excel para equilibrar oferta e demanda ao produzir uma mercadoria e programar tempo para a manutenção necessária.

Conteúdo relacionado sobre manutenção

Há muito mais a dizer sobre cronogramas e planejamento de manutenção. Se você estiver interessado em ler mais, nosso site publica blogs e vídeos tutoriais semanais e tem muitos modelos gratuitos para download. Veja uma seleção de conteúdo relacionado à manutenção.

• Plantilla de programa de mantenimiento (descarga gratis)
• Manutenção Produtiva Total: 8 Conceitos Essenciais sobre MPT
• Gerenciamento de Operações de Manufatura Explicado
• Inventário de Equipamentos: Um Guia Rápido
• Modèle de calendrier de maintenance pour Excel (gratuit)

O ProjectManager é um software online de gerenciamento de projetos e portfólios que conecta equipes, seja no escritório, no chão de fábrica ou em qualquer lugar. Todos podem compartilhar arquivos, comentar no nível da tarefa e ficar atualizados com notificações por e-mail e no aplicativo. Comece a usar o ProjectManager hoje mesmo, gratuitamente.

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Um modelo de orçamento pessoal 50/30/20 para Excel bem elaborado simplifica esse processo ao automatizar os cálculos, facilitando o controle dos gastos e o cumprimento dos limites financeiros. Com esta ferramenta, qualquer pessoa pode assumir o controle do seu orçamento e trabalhar em direção ao sucesso financeiro.

Embora os modelos ajudem a controlar as finanças pessoais, criar e acompanhar orçamentos pode ser ainda mais eficiente com ferramentas digitais especializadas. O ProjectManager é um software premiado de gerenciamento de projetos e portfólios com gráficos de Gantt robustos para prever orçamentos com precisão e acompanhar esses custos à medida que são gastos em tempo real, comparando com o orçamento planejado. Após programar tarefas, recursos e custos, nosso gráfico de Gantt vai além ao vincular dependências para evitar estouros de custos, filtrar pelo caminho crítico e definir uma linha de base para rastrear variações de custo. Comece a usar o ProjectManager hoje mesmo, gratuitamente.

Por que você Precisa de um Modelo de Orçamento Pessoal 50/30/20

Usar um modelo de orçamento 50/30/20 para Excel oferece uma forma estruturada de gerenciar o dinheiro todo mês. O modelo começa com um campo onde os usuários inserem sua renda mensal, que é automaticamente dividida em 50% para necessidades, 30% para desejos e 20% para poupança.

Ele inclui listas de despesas categorizadas, permitindo que os usuários insiram seus gastos em cada seção. O modelo então soma as despesas em cada categoria e as compara com os fundos disponíveis, mostrando imediatamente se os gastos ultrapassam os limites do orçamento. Esse processo automatizado simplifica o planejamento financeiro e promove a disciplina financeira. Este modelo de orçamento 50/30/20 gratuito também pode ser usado para informar os aspectos financeiros de um projeto. O orçamento é fundamental para financiar os recursos necessários para executar as tarefas e produzir as entregas desejadas.

Modelo gratuito de orçamento pessoal 50/30/20 do ProjectManager para Excel

Quando Usar este Modelo de Orçamento Pessoal 50/30/20

Este modelo foi desenvolvido para pessoas que querem assumir o controle de suas finanças. Pode ser usado mensalmente por qualquer pessoa que queira gerenciar despesas com eficiência. Além disso, suporta múltiplos usuários, pois o arquivo Excel permite a duplicação de abas — uma para cada mês ou abas separadas para diferentes pessoas.

Relacionado: Modelo de Orçamento 70/20/10

Seja para controlar finanças pessoais individualmente ou gerenciar despesas compartilhadas com um parceiro ou colega de quarto, esta ferramenta oferece flexibilidade e clareza para tornar o planejamento financeiro mais fácil e organizado.

Como Usar este Modelo de Orçamento Pessoal 50/30/20

Veja as etapas que os usuários precisam seguir para usar este modelo de orçamento 50/30/20 para Excel.

1. Estabeleça a Renda Mensal, Trimestral ou Anual

O primeiro passo é inserir o nome da pessoa ou das pessoas que estão fazendo o orçamento. Os usuários podem então inserir sua renda por mês, trimestre, semestre ou ano. O modelo divide automaticamente esse total em três categorias: 50% para necessidades, 30% para desejos e 20% para poupança. Isso garante uma divisão financeira clara para que os usuários possam alocar sua renda de forma eficaz.

2. Identifique as Necessidades

Necessidades são despesas essenciais que devem ser cobertas para manter um padrão básico de vida. Essas despesas devem ser sempre priorizadas para garantir a estabilidade financeira. O modelo aloca 50% da renda para esta categoria, permitindo que os usuários registrem e controlem os custos necessários. Ao monitorar essas despesas, as pessoas podem garantir que vivem dentro de suas possibilidades e evitar dificuldades financeiras. As necessidades incluem:

• Aluguel ou Financiamento Imobiliário: Cobre os custos de moradia, seja alugando ou pagando um financiamento
• Contas de Consumo: Contas de eletricidade, água, gás, internet e serviços de telefone
• Alimentação: Itens alimentícios e de uso doméstico essenciais
• Seguro: Apólices de saúde, automóvel, residencial ou seguro do locatário
• Transporte: Despesas com prestações de carro, combustível, transporte público ou aplicativos de carona
• Plano de Saúde: Mensalidades de plano de saúde individual ou fornecido pelo empregador
• Pagamento de Dívidas: Pagamentos mínimos de empréstimos ou cartões de crédito
• Vestuário: Compras de roupas necessárias, excluindo compras de luxo ou excessivas
• Creche e Escola: Custos de creche, babá ou despesas relacionadas à escola

3. Descreva os Desejos

Desejos são despesas não essenciais que melhoram o estilo de vida e o prazer pessoal. Embora não sejam necessárias para a sobrevivência, contribuem para a felicidade e o bem-estar geral. O modelo designa 30% da renda para desejos, garantindo que as pessoas possam aproveitar a vida mantendo a responsabilidade financeira. Ao rastrear essas despesas, os usuários podem identificar áreas onde podem estar gastando demais e ajustar conforme necessário. Os desejos incluem:

• Entretenimento: Cinema, shows, eventos e atividades de lazer
• Refeições fora: Comer em restaurantes, cafés e pedir comida por delivery
• Hobbies: Custos associados a atividades recreativas ou criativas
• Viagens: Despesas de viagem para lazer e passeios
• Serviços de streaming: Assinaturas de Netflix, Hulu, Spotify e serviços similares
• Academia: Mensalidades de academia ou programas de bem-estar
• Roupas e acessórios não essenciais: Moda ou roupas de luxo além das necessidades básicas
• Dispositivos eletrônicos e gadgets: Compras de smartphones, laptops, consoles de jogos, etc.

4. Aloque a Poupança

A poupança é fundamental para a segurança financeira e o planejamento futuro. O modelo designa 20% da renda para poupança, ajudando as pessoas a acumular patrimônio, se preparar para emergências e alcançar objetivos de longo prazo. Ao reservar fundos consistentemente, os usuários podem criar estabilidade financeira e reduzir a dependência de crédito. Rastrear a poupança garante o progresso em direção a objetivos como aposentadoria, investimentos ou grandes compras. A poupança inclui:

• Fundo de emergência: Reservar dinheiro para despesas inesperadas
• Poupança para aposentadoria (Previdência Privada, PGBL, VGBL): Contribuições para planos de aposentadoria visando estabilidade financeira futura
• Investimentos: Ações, títulos, fundos de investimento ou outras oportunidades de crescimento financeiro
• Pagamentos extras de dívidas (além dos pagamentos mínimos): Quitar dívidas mais rapidamente para reduzir custos com juros
• Poupança para objetivos específicos: Reservar fundos para grandes compras, educação ou outras despesas futuras

Modelos de Gerenciamento de Projetos Relacionados

O modelo de orçamento 50/30/20 é apenas um dos mais de 100 modelos de gerenciamento de projetos gratuitos para Excel e Word que cobrem todos os aspectos do gerenciamento de um projeto em múltiplos setores. Veja alguns modelos gratuitos relacionados ao gerenciamento de custos.

Modelo de Painel de Orçamento

Baixe este modelo gratuito de painel de orçamento para Excel para rastrear e gerenciar dados financeiros, fornecendo uma visão clara de receitas, despesas e desempenho do orçamento. Inclui gráficos, tabelas e métricas financeiras-chave para ajudar os usuários a monitorar os gastos e comparar orçamentos reais versus projetados.

Modelo de Orçamento de Projeto

Este modelo gratuito de orçamento de projeto para Excel é uma ferramenta pré-desenvolvida que ajuda os gerentes de projeto a planejar, rastrear e gerenciar as finanças do projeto com eficiência. Ele fornece um formato estruturado para estimar custos, monitorar despesas e comparar os gastos reais com o orçamento.

Modelo de Relatório de Despesas

Use este modelo gratuito de relatório de despesas para Excel para rastrear e documentar despesas empresariais incorridas durante um projeto. Ajuda equipes e indivíduos a registrar custos relacionados a viagens, suprimentos, refeições e outras despesas do projeto.

Como Fazer Orçamentos com o ProjectManager

Os modelos não são a melhor ferramenta para criar orçamentos. Esses documentos estáticos não podem fornecer recursos essenciais, como rastreamento em tempo real, automação e colaboração. Depois que um orçamento é feito em um modelo, ele precisará ser transferido para um software de gerenciamento de projetos para programar, gerenciar e rastrear seu desempenho. O ProjectManager é um software premiado de gerenciamento de projetos e portfólios com gráficos de Gantt para estimar e criar orçamentos, e suas múltiplas visualizações de projeto permitem que as equipes executem essas tarefas em sua ferramenta preferida, rastreando os custos em tempo real.

O Gerenciamento de Recursos Robusto Ajuda a Controlar Custos

Os recursos de gerenciamento de recursos do ProjectManager otimizam a alocação de recursos, rastreiam o uso em tempo real e previnem estouros de orçamento. Seu gráfico de carga de trabalho com código de cores garante uma distribuição eficiente da carga de trabalho, reduzindo despesas desnecessárias com mão de obra enquanto equilibra a capacidade da equipe. Ao prever despesas e identificar oportunidades de redução de custos, nosso software ajuda as empresas a se manterem no orçamento e maximizarem a eficiência. Há também uma página de equipe que resume as atividades da equipe e atualiza tarefas sem sair dessa página.

Acompanhe Custos e Muito Mais com Painéis e Relatórios em Tempo Real

Nossos painéis de projeto e portfólio em tempo real rastreiam custos para fornecer visibilidade instantânea das finanças do projeto. Os painéis exibem métricas financeiras-chave, como custos reais versus planejados, utilização de recursos e progresso do orçamento, garantindo que as equipes permaneçam no caminho certo. Relatórios personalizáveis geram insights detalhados sobre despesas, rastreamento de tempo e tendências de custos, ajudando os gerentes a tomar decisões baseadas em dados. Com atualizações em tempo real, as equipes podem identificar rapidamente riscos orçamentários, ajustar gastos e otimizar recursos para manter os projetos financeiramente no curso. Até mesmo as planilhas de horas seguras ajudam a manter o orçamento ao rastrear os custos de mão de obra.

Conteúdo Relacionado

O modelo de orçamento 50/30/20 é mais voltado para finanças pessoais do que para orçamentos de projetos, embora possa ser aplicado ao gerenciamento de projetos. Para quem deseja ler mais sobre como gerenciar tempo e criar orçamentos para empresas e projetos, confira os links abaixo.

• Plantilla de presupuesto personal (descarga gratis)
• Como Priorizar Tarefas com Quadros Kanban Pessoais
• Etapas para o Gerenciamento Pessoal do Tempo
• Modelos de Orçamento para Empresas e Projetos
• O que é um Relatório de Orçamento? Finalidade, Componentes e Benefícios
• O que é um Orçamento Empresarial? Conceitos Básicos
• Modèle de budget personnel 50/30/20 pour Excel

O ProjectManager é um software online de gerenciamento de projetos e portfólios que conecta equipes, seja no escritório ou em campo. Eles podem compartilhar arquivos, comentar no nível da tarefa e ficar atualizados com notificações por e-mail e no aplicativo. Comece a usar o ProjectManager hoje mesmo, gratuitamente.

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Este modelo é apenas o ponto de partida do seu projeto — um projeto que exigirá muito gerenciamento para ser controlado. O tipo de software que você utiliza fará diferença, especialmente se ele integra outras ferramentas e reúne a maioria dos recursos de que você vai precisar em um só lugar.

Se você utilizar um software de gerenciamento de projetos como o ProjectManager, poderá anexar o modelo de levantamento de requisitos ao seu projeto, junto com todos os documentos de apoio, e deixá-los acessíveis a toda a equipe. Você pode até mesmo anexar esses documentos diretamente a uma tarefa, designar um responsável com prazo e acompanhar o andamento. Em seguida, crie um cronograma com nossos robustos gráficos de Gantt, vinculando os quatro tipos de dependências de tarefas para evitar estouro de custos, filtrando pelo caminho crítico para identificar tarefas sem folga e definindo uma linha de base para acompanhar tudo em tempo real. Comece hoje mesmo gratuitamente com o ProjectManager.

O que é um modelo de levantamento de requisitos?

Um modelo de levantamento de requisitos é um documento estruturado que coleta, organiza e documenta as necessidades e expectativas das partes interessadas em relação a um projeto, produto ou sistema. Ele oferece um formato padronizado para coletar requisitos de diversas partes interessadas, garantindo que todas as informações necessárias sejam capturadas. Esse documento ajuda a definir e esclarecer o escopo do projeto ou produto, facilitando a comunicação entre a equipe de projeto e as partes interessadas.

As equipes de projeto usam um modelo de levantamento de requisitos para garantir uma compreensão sólida das necessidades das partes interessadas, o que resulta em melhores resultados para o projeto.

Por que você precisa de um modelo de levantamento de requisitos

O modelo de levantamento de requisitos é a base sobre a qual o seu projeto se sustenta. Ele coleta o que é necessário e serve como ponte de comunicação entre o usuário e o desenvolvedor. O usuário comunica o que precisa, e o desenvolvedor antecipa essas necessidades para garantir que tudo o que é requerido no produto seja contemplado no levantamento.

De acordo com o Business Analysis Body of Knowledge, um requisito é “uma condição ou capacidade necessária a uma parte interessada para resolver um problema ou alcançar um objetivo; uma condição ou capacidade que deve ser atendida ou possuída por uma solução ou componente de solução para satisfazer um contrato, padrão, especificação ou outros documentos formalmente impostos; uma representação documentada de uma condição ou capacidade.”

Portanto, os requisitos coletados precisam ser compreensíveis para a parte interessada ou o usuário. O levantamento de requisitos é uma forma de reunir todos esses requisitos em um único lugar, onde podem ser acordados pela parte interessada e pelas pessoas responsáveis pela execução do projeto.

Este modelo abrange requisitos de negócios, requisitos de usuários e requisitos de sistema. Trata-se de um documento fundamental a ser preenchido antes de qualquer projeto, especialmente em TI ou desenvolvimento de software. Ele inclui todas as funcionalidades e recursos de um produto de forma compreensível para todos os envolvidos, sem ambiguidades — contribuindo assim para que o projeto chegue a uma conclusão satisfatória para todas as partes.

Quem deve usar um modelo de levantamento de requisitos?

Qualquer pessoa envolvida em gerenciamento de projetos, desenvolvimento de produtos, desenvolvimento de software ou qualquer iniciativa em que objetivos de negócios bem definidos sejam essenciais pode usar este modelo. Ele beneficia quem precisa de uma abordagem estruturada para documentar e comunicar os requisitos do projeto, incluindo gerentes de projetos, analistas de negócios, product owners, desenvolvedores de software, consultores, clientes e partes interessadas.

O que está incluído no nosso modelo de levantamento de requisitos para Word

O modelo de levantamento de requisitos gratuito possui uma capa com o nome do projeto e uma tabela de controle de versões que registra as alterações realizadas (pois sempre haverá mudanças ao longo da criação desse documento).

Em seguida, há uma seção reservada para o plano do projeto, com uma descrição do projeto, seu objetivo, escopo e cronograma com marcos, metas, dependências, etc.

Uma descrição do projeto vem a seguir, com espaço para que as partes interessadas registrem seus pontos de vista sobre os objetivos do projeto. Nessa seção, também são anotadas as restrições e limitações identificadas e como resolvê-las. Premissas e dependências também são listadas.

Os requisitos

Os requisitos do projeto estão divididos em sete subseções: requisitos de usuários, requisitos funcionais, requisitos de sistema e interfaces de software, requisitos de interface do usuário, atividades de fluxo de trabalho, gerenciamento de mudanças e gerenciamento de riscos.

A arquitetura técnica de alto nível também é registrada e esboçada brevemente, sem entrar em detalhes. A manutenção e o suporte necessários durante e após o projeto são anotados, assim como a fase de testes e avaliação de usuários, dividida em objetivos, artefatos, usuários e tarefas.

Há uma seção para aprovações, após o alinhamento entre todas as partes. Também há espaço para apêndices, como uma lista de documentos de referência utilizados, sua localização e definições de termos-chave usados ao longo do documento.

Como usar nosso modelo de levantamento de requisitos

Nosso modelo de levantamento de requisitos foi desenvolvido para ser plug-and-play. Todos os campos são editáveis, portanto, se você precisar renomear uma seção ou título para alinhá-lo à nomenclatura da sua organização, basta selecionar e digitar.

Há também espaço nas tabelas para adicionar linhas e colunas conforme necessário, tornando a lista tão longa ou detalhada quanto você precisar.

Exemplos de quando usar um modelo de levantamento de requisitos

Veja alguns cenários por setor em que um processo de levantamento de requisitos bem executado pode ser valioso.

Levantamento de requisitos em serviços profissionais

Em serviços profissionais, um modelo de levantamento de requisitos ajuda a garantir que o projeto esteja alinhado às necessidades do cliente. Por exemplo, se uma padaria local contratar uma agência de marketing para criar um novo site, este modelo pode ajudar a compreender os objetivos, desafios e expectativas da padaria. Ele pode registrar o escopo do projeto para evitar o desvio de escopo e funcionar como uma ponte de comunicação entre a agência e a padaria.

Levantamento de requisitos em TI

Por ser muito orientada ao cliente, a área de TI é outro setor que se beneficia do nosso modelo. No desenvolvimento de software, ele auxilia na compreensão dos fluxos de trabalho dos usuários, pontos críticos e funcionalidades desejadas. O processo também beneficia atualizações de infraestrutura de rede, analisando a infraestrutura existente para identificar gargalos e vulnerabilidades de segurança. O levantamento de requisitos ajuda a coletar informações das partes interessadas, facilitar discussões colaborativas e garantir que as empresas de TI entreguem soluções que atendam às necessidades dos clientes.

Levantamento de requisitos em serviços financeiros

Em serviços financeiros, o levantamento de requisitos beneficia o setor diante de seu rigoroso ambiente regulatório e do manuseio complexo de dados. Ele pode melhorar a conformidade regulatória ao registrar obrigações de compliance e documentar como os processos atenderão a esses padrões. Também pode apoiar estratégias de mitigação de riscos, como detecção de fraudes, avaliação de riscos e recuperação de desastres.

Conteúdo relacionado sobre gerenciamento de requisitos no ProjectManager

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado — mas falaremos mais sobre isso em instantes. Também somos o seu destino online completo para vídeos de treinamento, modelos gratuitos de gerenciamento de projetos e artigos sobre todos os aspectos da gestão de projetos, independentemente do setor.

Fique à vontade para explorar nosso site e conferir as centenas de vídeos especializados sobre uma ampla gama de temas de gerenciamento de projetos, ou ler os muitos artigos que publicamos. É tudo gratuito e uma excelente forma de preencher lacunas no seu conhecimento.

Mas por agora, selecionamos alguns dos artigos mais recentes publicados sobre o tema de levantamento de requisitos.

• Modelo de Matriz de Rastreabilidade de Requisitos
• 15 documentos essenciais de projetos
• Definindo o escopo: desejo vs. necessidade
• Como transformar seu cliente em um gerente de projetos melhor
• 3 formas de melhorar seu gerenciamento de projetos digital
• Plantilla de recopilación de requisitos de proyecto (gratis)
• Modèle de collecte des exigences pour Word (gratuit)

ProjectManager para atender aos requisitos do projeto

Como mencionado, o levantamento de requisitos é apenas o ponto de partida de um projeto em movimento. Para manter o ritmo e cruzar a linha de chegada com sucesso, é preciso mais do que apenas coletar e planejar. É necessário ter as ferramentas certas para o trabalho.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos em nuvem, o que significa que nosso painel em tempo real captura o progresso à medida que ele é atualizado pelos membros da equipe. Esses dados são então transformados automaticamente em gráficos e tabelas coloridos e de fácil leitura e compartilhamento. O ProjectManager facilita a colaboração, com gráficos de Gantt online para manter todos no prazo e quadros kanban para uma visualização do fluxo de trabalho. Veja como ele pode ajudar seu próximo projeto neste teste gratuito de 30 dias.

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Mas, se você abrir o modelo de registro de problemas no ProjectManager, poderá gerenciar os problemas do projeto em nosso software com cinco visualizações diferentes: gráfico de Gantt, quadro kanban, lista de tarefas, calendário e planilha.

Além disso, você poderá gerenciar esses problemas com sua equipe em tempo real e acompanhar o progresso pelo caminho, com painéis ao vivo e relatórios de status instantâneos. Comece gratuitamente com o ProjectManager e rastreie seus problemas de forma mais eficiente!

Por que você precisa de um registro de problemas eficiente

Quando falamos em problema no gerenciamento de projetos, estamos nos referindo a um obstáculo — mais especificamente, um obstáculo relacionado ao seu projeto. Esse obstáculo pode estar prestes a ocorrer ou já estar acontecendo, mas precisa ser resolvido o mais rápido possível, sob o risco de comprometer todo o projeto.

No entanto, um problema é diferente de um risco no projeto. O risco é algo que ainda não ocorreu, mas pode afetar o andamento do projeto. O problema, por sua vez, é iminente ou já está em curso. A distinção é sutil, mas exige atenção. Por isso, nosso modelo de registro de problemas gratuito para Excel é um ótimo ponto de partida para organizar e corrigir problemas à medida que surgem em um projeto.

Depois de baixar e criar seu próprio modelo de registro de problemas, você pode centralizar esses problemas. Primeiro, é claro, você precisa identificá-los, e o modelo é onde eles ficam registrados. Somente após identificá-los você pode começar a criar um plano de ação. Use sua equipe de projeto para fazer um brainstorming. A colaboração é uma ótima ferramenta para enfrentar um problema, pois traz perspectivas variadas e se apoia na experiência e nas habilidades que você talvez não possua sozinho.

A forma como você lida com um problema é tão variável quanto a quantidade de problemas que podem surgir em um projeto — mais um motivo para ter um lugar para registrá-los. O modelo de registro de problemas garante que tudo o que você faz esteja claramente documentado. Você também pode usar um software de rastreamento de projetos para acompanhar riscos, problemas, custos e muito mais em um só lugar.

Você vai querer implementar estratégias de mitigação de riscos rapidamente, e o modelo de registro de problemas permite fazer isso de forma sistemática e clara. O modelo também é útil para gerenciar vários problemas simultaneamente. É provável que surjam mais de um problema em um projeto, por isso você precisa de um documento para acompanhar todos eles.

Ao gerenciar problemas, você quer conectar as equipes e acompanhar o progresso. Um software de gerenciamento de projetos pode automatizar e trazer transparência para o gerenciamento de problemas. ProjectManager é uma ferramenta em nuvem que permite que as equipes colaborem em tempo real. Com nossos quadros kanban, os gerentes podem criar cartões para cada problema e acompanhar o progresso da equipe conforme o cartão avança de pendente para em execução e concluído. Os cartões podem ser marcados e filtrados por departamento para melhor organizar o trabalho. Experimente gratuitamente hoje!

Como usar o modelo de registro de problemas do ProjectManager

Depois de baixar o modelo gratuito para Excel, você vai querer personalizá-lo de acordo com os problemas do seu projeto. O primeiro passo é preencher os campos em branco com as informações pertinentes.

Descreva o problema e o impacto potencial

É aqui que você lista seus problemas, por isso é importante numerá-los para não confundi-los. Há também uma coluna para registrar o impacto potencial do problema. Descreva o problema e como ele pode afetar o projeto — seja preciso, mas sem ser excessivamente detalhado.

Qual é a prioridade, a data e o responsável?

Dependendo do problema, a prioridade pode ser baixa, média, alta ou crítica. Este campo é o lugar para definir isso. Em seguida, registre a data em que o problema foi aberto. Quando for resolvido, há um campo para registrar a data de fechamento. Em seguida, atribua o problema a alguém da equipe para acompanhar sua resolução. Sem um responsável definido, o problema inevitavelmente se perderá no meio do processo.

Qual é o departamento, o status e as observações?

É importante indicar qual departamento está responsável pelo problema. Em seguida, registre o status do problema: está aberto ou fechado? Por fim, há uma coluna para adicionar observações que não se encaixam nas colunas já existentes.

O registro de problemas funciona melhor quando faz parte de uma solução completa de gerenciamento de projetos. Ao envolver os membros da equipe não apenas para identificar os problemas, mas também para liderá-los à resolução, você aumenta a chance de que nenhum problema caia no esquecimento. Quando essa parte da sua solução de acompanhamento de projetos faz parte de um software de gerenciamento de projetos mais amplo, você gerencia os problemas em vez de deixar que eles gerenciem o seu projeto.

Como usar o registro de problemas no ProjectManager

ProjectManager é um software em nuvem que oferece aos gerentes de projetos e suas equipes as ferramentas necessárias para trabalhar juntos e concluir os projetos com mais rapidez, qualidade e economia. Além das funcionalidades para rastrear problemas, há muito mais. Do planejamento ao monitoramento e aos relatórios, o ProjectManager está presente em cada fase do ciclo de vida do projeto.

Você pode criar e visualizar os problemas no quadro kanban, o que facilita o rastreamento e a resolução. As tarefas individuais também podem ser marcadas com etiquetas para fornecer mais contexto. Isso dá a gerentes e equipes mais flexibilidade no controle dos problemas à medida que surgem. Como é possível filtrar por etiquetas, as equipes também podem definir problemas e filtrar todas as tarefas marcadas como problemas para visualizá-los separadamente.

Os problemas devem ser atribuídos a um membro da equipe que se torne o responsável — ou seja, alguém encarregado de resolvê-los. É possível definir um nível de prioridade para cada problema, além de um prazo. Acompanhe o progresso com nosso painel do projeto, que coleta dados em tempo real e permite filtrar as informações para ver apenas o que você precisa.

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Problemas são obstáculos — mas essa é apenas uma forma rápida e simples de descrevê-los. Há muito mais sobre como gerenciar e rastrear problemas, e se você quiser se aprofundar no tema, não há lugar melhor do que nossa biblioteca de modelos de gerenciamento de projetos. Para começar, selecionamos os três principais artigos e vídeos tutoriais sobre o assunto.

• Modelos de rastreamento de projetos
• 7 passos para gerenciar problemas em projetos
• Guia definitivo de rastreamento de projetos
• Guia definitivo de gerenciamento de projetos de TI
• Plantilla de Registro de Incidentes para Excel (Descarga Gratuita)
• Modèle de suivi des problèmes pour Excel (gratuit)
• Issue-Log-Vorlage für Excel (kostenlos)

Nosso software premiado foi avaliado como nº 1 pelo GetApp da Gartner em sua categoria de aplicativos de gerenciamento de projetos, com base em avaliações de usuários reais. Veja por si mesmo o que o ProjectManager pode fazer por você e sua equipe neste teste gratuito de 30 dias.

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Mas, se você abrir o modelo de linha do tempo do projeto no ProjectManager, poderá gerenciar seu projeto não apenas em uma linha do tempo, mas em cinco visualizações diferentes: Gantt, quadro kanban, lista de tarefas, calendário e planilha.

Além disso, você poderá colaborar nessas tarefas com sua equipe em tempo real e acompanhar o progresso no software com painéis ao vivo e relatórios de status instantâneos. Comece gratuitamente com o ProjectManager e crie uma linha do tempo dinâmica em minutos.

O que é um modelo de linha do tempo do projeto?

Um modelo de linha do tempo do projeto é uma ferramenta de planejamento que ajuda os gerentes de projetos a criar linhas do tempo facilmente, inserindo tarefas, prazos e marcos.

Existem dois tipos principais de modelos de linha do tempo. Os modelos de linha do tempo para Excel e os modelos para software de gerenciamento de projetos, que geralmente são criados com gráficos de Gantt e recursos robustos de planejamento e programação, como mapeamento de dependências de tarefas, análise de caminho crítico e programação de recursos.

Uma linha do tempo de projeto no Excel é uma boa alternativa para iniciantes, pois é uma ferramenta básica de planejamento com a qual a maioria das pessoas já está familiarizada. No entanto, as linhas do tempo no Excel têm limitações. Se você quiser uma linha do tempo do projeto mais avançada, pode abrir o modelo no ProjectManager.

Quando usar um modelo de linha do tempo do projeto

Este modelo de linha do tempo do projeto para Excel deve ser usado durante as fases de iniciação e planejamento do ciclo de vida do projeto. Ele auxilia gerentes de projetos, escritórios de gerenciamento de projetos (PMOs) ou qualquer pessoa que esteja planejando um projeto no processo de programação de tarefas em uma linha do tempo no formato de gráfico de Gantt, para compreender a sequência em que devem ser concluídas.

Isso nos permite estabelecer a base do plano completo do projeto, facilitando a determinação dos recursos e custos associados à execução dessas tarefas. No entanto, embora deva ser criado durante as fases de iniciação ou planejamento, o modelo de linha do tempo do projeto será útil ao longo de toda a fase de execução do projeto como ferramenta de acompanhamento e relatório.

Depois que o projeto começa, o modelo pode ser usado para monitorar o progresso e comunicar o status às partes interessadas. Ele fornece um esboço dos entregáveis do projeto, indicando quando e quais são os prazos. Existem muitas formas de atualizar as partes interessadas, e um modelo de linha do tempo do projeto é uma das primeiras visões de como o projeto avançará.

Simplesmente baixe nosso modelo de linha do tempo do projeto gratuito para Excel para começar, ou, se precisar de uma ferramenta de programação de projeto mais robusta, experimente gratuitamente a visualização de gráfico de Gantt no ProjectManager.

Por que usar um modelo de linha do tempo do projeto?

O principal atrativo de um modelo de linha do tempo do projeto é que ele é uma ferramenta visual semelhante a um gráfico de Gantt — uma das ferramentas de programação de projetos mais populares que existem. É ideal para quem tem um estilo visual de aprendizado, mas todos se beneficiam ao poder visualizar o plano completo do projeto diante de si.

Criar um gráfico de Gantt no Excel pode ser muito demorado, e é por isso que este modelo de linha do tempo para Excel economiza tempo dos gerentes de projetos e oferece aos membros da equipe uma interface familiar para acompanhar seu trabalho. Com uma olhada rápida, eles identificam as tarefas, quando precisam ser concluídas e onde estão os marcos.

No entanto, embora um modelo de linha do tempo do projeto para Excel seja uma ferramenta essencial de planejamento e programação, ele também tem limitações em termos de recursos de gerenciamento de projetos — especialmente quando se chega à fase de execução, momento em que perde rapidamente seu valor, ao contrário de um software de gerenciamento de projetos com recursos mais avançados de monitoramento e controle e geração de relatórios.

Vamos analisar com mais profundidade os benefícios e as desvantagens de usar este modelo de linha do tempo gratuito para Excel.

Quem deve usar um modelo de linha do tempo do projeto?

Diversas organizações e áreas de uma organização podem se beneficiar do uso de um modelo de linha do tempo gratuito. Aqui estão apenas alguns exemplos.

Organizações baseadas em projetos

Organizações baseadas em projetos usam um modelo de linha do tempo para Excel em diversas situações ao longo do ciclo de vida do projeto. Por exemplo, na fase de iniciação, o modelo esboça as fases e tarefas para fornecer um roteiro às partes interessadas.

Durante a fase de programação, o modelo divide o projeto em marcos, fases e tarefas específicas. Outros casos de uso incluem o acompanhamento da alocação de recursos, marcos, riscos e entregáveis.

Escritórios de gerenciamento de projetos (PMOs)

Um PMO também pode usar um modelo de linha do tempo para melhorar o planejamento, a execução e a supervisão dos projetos. Um modelo de linha do tempo para Excel é padronizado para ajudar a garantir consistência no planejamento dos projetos. Isso facilita que o PMO aplique melhores práticas e metodologias.

O modelo também oferece maior visibilidade da linha do tempo do projeto, facilitando o acompanhamento do progresso e a identificação de problemas. Os modelos do PMO fornecem um método para gerar relatórios de status, identificar marcos-chave e identificar como os recursos estão sendo utilizados.

Gerentes de projetos

O gerente de projeto geralmente é o responsável pela linha do tempo do projeto. Ele é responsável por construí-la e ajustá-la ao longo do ciclo de vida do projeto, mas os dados utilizados podem vir de múltiplas fontes. Por exemplo, dados históricos podem ajudar a determinar quais tarefas são necessárias, quanto tempo levarão e quais recursos e custos serão necessários.

Embora a criação da linha do tempo seja responsabilidade do gerente de projeto, as partes interessadas e os membros da equipe também contribuem. As partes interessadas são a razão do projeto, e seu investimento significa que quaisquer expectativas que tenham devem ser atendidas.

Por isso, o gerente de projeto também usa modelos de linha do tempo como uma ferramenta de relatório para manter as partes interessadas informadas sobre o progresso e o status do projeto.

Chefes de departamento ou gerentes funcionais

Chefes de departamento ou gerentes funcionais também podem usar um modelo de linha do tempo de gerenciamento de projetos para planejar, acompanhar e gerenciar melhor as atividades departamentais. Por exemplo, ele ajuda na melhor alocação de recursos ao visualizar a carga de trabalho e identificar possíveis gargalos. Também ajuda a prever despesas futuras com base em dados históricos. O acesso contínuo a esses dados importantes pode ajudar chefes de departamento e gerentes funcionais a alcançar melhores resultados.

Equipes de projeto

As equipes de projeto têm conhecimento prático do trabalho. Foram montadas por causa de suas habilidades e experiências em projetos similares, podendo oferecer ótimas perspectivas sobre o que é necessário e quanto tempo as coisas levarão para atingir os objetivos do projeto.

Os membros da equipe podem usar o modelo de linha do tempo do projeto para Excel para dividir o projeto maior em tarefas e marcos, compreendendo melhor as expectativas. Também podem usá-lo para acompanhar o progresso, monitorar a conclusão das tarefas e atribuí-las aos membros da equipe.

O que está incluído neste modelo de linha do tempo do projeto gratuito para Excel?

Vamos analisar mais de perto as seções incluídas no nosso modelo de linha do tempo gratuito para Excel.

Informações gerais do projeto

Na seção de informações gerais do projeto, liste o nome do projeto, o patrocinador, o gerente e a data.

Dados de programação do projeto

Em seguida vem a seção de dados de programação do projeto. Liste aqui o nome de cada tarefa, data de início, data de término, duração, prioridade, percentual de conclusão e principais entregáveis.

Gráfico de barras empilhadas

Depois que os dados de programação do projeto são inseridos, eles preencherão automaticamente a parte do gráfico de barras empilhadas do modelo de linha do tempo do projeto.

Benefícios de usar um modelo de linha do tempo para Excel

Há muitos benefícios em usar um modelo de linha do tempo para Excel, independentemente do setor.

• Como mencionado, uma linha do tempo é uma representação visual do seu cronograma do projeto. Ela mostra as tarefas que você precisa executar em ordem, com datas de início e término, semelhante a um diagrama PERT.
• O gerenciamento de tarefas e equipe é outro benefício, pois divide o projeto em tarefas menores e mais gerenciáveis, facilitando a compreensão de quem está trabalhando em quais tarefas.
• O acompanhamento de prazos também melhora com um modelo de linha do tempo, pois os prazos de cada tarefa e marco relevante ficam bem definidos.
• A alocação de recursos é outro benefício do uso de um modelo de linha do tempo. É mais fácil alocar recursos com eficiência, visualizar fluxos de trabalho e eliminar gargalos.

Desvantagens de usar um modelo de linha do tempo para Excel

Há muito que o Excel não permite fazer. Aqui estão algumas das principais desvantagens de usar um modelo de linha do tempo para Excel.

• Não é possível vincular tarefas dependentes, adicionar marcos ou colaborar em tempo real com sua equipe como você faria com o gráfico de Gantt do ProjectManager.
• Como o modelo de linha do tempo para Excel é um documento estático, não há como usá-lo como parte de um conjunto maior de ferramentas de gerenciamento de projetos para criar seu plano, atribuir tarefas e acompanhar e reportar o progresso.
• Uma das maiores desvantagens do modelo de linha do tempo para Excel é que os membros da equipe não podem fazer alterações em tempo real no mesmo documento, pois cada usuário precisa baixar uma cópia.
• Se houver mudanças, cada usuário precisará adicioná-las manualmente. Você também pode adicionar uma coluna de observações ao modelo para registrar informações importantes, mas elas não aparecerão na visualização gráfica da linha do tempo.

O ProjectManager é um software de planejamento de projetos online com os recursos necessários para criar linhas do tempo muito mais dinâmicas do que as do Microsoft Excel, PowerPoint, Google Sheets e templates Office Timeline.

Como usar este modelo de linha do tempo do projeto gratuito para Excel

Baixe o nosso modelo de linha do tempo gratuito e simplesmente preencha os diversos campos já dispostos para você. A estrutura básica das linhas do tempo é simples: tarefas e suas datas de início e término. Este modelo de linha do tempo para Excel captura esses dados e preenche automaticamente a planilha em uma linha do tempo visual.

1. Crie uma lista de tarefas

As tarefas são partes pequenas e gerenciáveis do trabalho. Cada tarefa é um passo em direção a um entregável, levando ao entregável final, que é o objetivo do projeto. Basta inserir o nome da tarefa na coluna de tarefas. Nosso modelo tem algumas tarefas de exemplo, mas você pode adicionar quantas forem necessárias para concluir o projeto. Você pode baixar nosso modelo de estrutura analítica do projeto para ajudar a identificar as tarefas que compõem o seu projeto.

2. Adicione prazos

Esta é a data em que você deseja iniciar a execução da tarefa — simplesmente o dia, mês e ano. Essas datas podem ser estimativas, e não há problema, pois sempre podem ser alteradas. Se você editar sua linha do tempo, essa informação refletirá instantaneamente na parte visual do modelo. Estimar é uma grande parte do planejamento de projetos. Você pode usar um diagrama PERT ou o método do caminho crítico para ajudar nesse processo. Esta é a estimativa de conclusão da tarefa — quando você espera que o trabalho seja finalizado ou o prazo final para que seja concluído. Basta adicionar o dia, mês e ano. Esse ponto final, junto com o ponto de início anterior, definirá sua linha do tempo.

3. Calcule a duração de cada tarefa

Neste campo do modelo de linha do tempo, a quantidade de dias entre a data de início e a data de término é calculada automaticamente. Isso é chamado de duração — ou seja, quanto tempo a tarefa deve levar. Lembre-se de que essas datas são sua melhor estimativa de quanto tempo tudo levará com base em pesquisas. É provável que mudem, mas o modelo foi desenvolvido para ser flexível.

4. Atribua um nível de prioridade às tarefas do projeto

Nem todas as tarefas do projeto têm a mesma importância. O nível de prioridade indica se a tarefa é de prioridade alta, média ou baixa. Essa informação é útil tanto para o gerente de projeto quanto para a equipe, para melhor determinar quais tarefas devem ter precedência sobre as outras. Isso também beneficia a alocação de recursos, pois fica mais fácil identificar quais recursos serão necessários para concluir as tarefas de alta prioridade.

5. Identifique os entregáveis do projeto

Na seção de entregáveis do projeto, especifique quais entregáveis estão vinculados a cada tarefa. Embora nem toda tarefa esteja diretamente ligada a um entregável específico, muitas estão. Por exemplo, para a tarefa “solicitar materiais”, o entregável correlacionado é “ordens de compra”. De relance, fica claro o que é esperado para cada entregável, mantendo as equipes bem informadas sobre as expectativas ao longo da linha do tempo do projeto.

6. Crie uma linha do tempo visual do projeto

Este modelo de linha do tempo para Excel também gera uma linha do tempo do projeto automaticamente, na forma de um gráfico de barras empilhadas. Semelhante a uma ferramenta de gráfico de Gantt, este gráfico permite visualizar as tarefas em uma linha do tempo conforme mostrado na imagem abaixo.

7. Acompanhe o percentual de conclusão das tarefas

Esta é uma métrica do projeto que monitora de perto o progresso das tarefas. Por exemplo, uma tarefa 50% concluída significa que metade do trabalho necessário para ela foi realizada. Ter um lugar centralizado para acompanhar o progresso das tarefas ajuda a supervisionar o ritmo do trabalho e identificar possíveis atrasos. Esses dados também oferecem ao gerente de projeto uma melhor compreensão da saúde geral do projeto para que possam ser feitos os ajustes necessários.

Quais outros modelos de gerenciamento de projetos podem ajudar a criar uma linha do tempo?

Embora este modelo para Excel seja muito útil, outros modelos de linha do tempo relacionados podem ajudar a criar e supervisionar linhas do tempo de projeto.

Modelo de linha do tempo no Google Slides

O modelo de linha do tempo no Google Slides é uma ótima ferramenta para criar linhas do tempo básicas e compartilhá-las com as partes interessadas. Por ser uma ferramenta amplamente utilizada, é fácil colaborar na linha do tempo com partes interessadas internas e externas, mantendo todos na mesma página.

Modelo de linha do tempo no PowerPoint

O modelo de linha do tempo no PowerPoint é a ferramenta ideal para explicar aos membros da equipe quais são suas tarefas e as datas-chave associadas a cada uma. Apresentamos inclusive um processo simples e direto para criar o modelo.

Modelo de Diagrama PERT

Use o modelo de diagrama PERT (Program Evaluation Review Technique) para programar, organizar e coordenar as tarefas do projeto. Ele usa nós para detalhar cada tarefa e fornecer ao gerente de projeto informações sobre o tempo mínimo necessário para executar o projeto.

Modelo de Caminho Crítico

O modelo de caminho crítico facilita o cálculo do caminho crítico de cada projeto — ou seja, as tarefas que precisam ser concluídas para entregar o projeto com sucesso. Em outras palavras, ele ajuda a definir a duração do projeto e a criar cronogramas eficientes.

Criar uma linha do tempo do projeto é apenas uma pequena parte do planejamento do projeto. Por isso, criamos uma biblioteca de modelos gratuitos de gerenciamento de projetos para ajudá-lo a planejar, programar e acompanhar projetos.

Software de gerenciamento de projetos vai além dos modelos de linha do tempo para Excel

Um modelo de linha do tempo fornece a base para definir quando os entregáveis do projeto são esperados. Use um software de gerenciamento de projetos para transformar essa linha do tempo em um cronograma dinâmico. ProjectManager tem gráficos de Gantt online para que você possa criar planos de projeto robustos, vinculando dependências, definindo marcos e criando subtarefas. Além disso, você pode acompanhar os custos e recursos necessários para executar as atividades do projeto. Defina a linha de base e compare o progresso planejado com o real para manter o controle. Você ainda pode visualizar o caminho crítico na linha do tempo para saber quais tarefas são essenciais para alcançar seu objetivo.

Como importar seu modelo de linha do tempo para Excel no ProjectManager

Depois de baixar seu modelo de linha do tempo para Excel e começar a criar seu plano de projeto, você rapidamente encontrará algumas limitações. Nosso modelo gratuito para Excel é uma boa ferramenta para começar ou como documento visual estático para esboçar as tarefas cronológicas do seu projeto. No entanto, gerenciar um projeto envolve muito mais do que apenas linhas do tempo. Se você está buscando integrar sua linha do tempo a um software completo de gerenciamento de projetos, experimente o ProjectManager.

Primeiro, aproveite o período de teste gratuito de 30 dias. Em seguida, siga estas etapas para importar o seu modelo de linha do tempo para Excel no ProjectManager: é simples. Basta usar o botão de importação, selecionar o arquivo e importar. Você também pode abrir a visualização de gráfico de Gantt no software e inserir os dados manualmente, ou usar um dos muitos modelos por setor para começar.

Adicione datas de início e término

Importe o modelo de linha do tempo para Excel e as informações que você coletou preencherão o gráfico de Gantt. Se estiver começando do zero, será necessário adicionar as datas de início e término nas colunas apropriadas. Isso refletirá na parte de linha do tempo do gráfico de Gantt: a duração será indicada por uma barra conectando os pontos de início e término.

Defina marcos do projeto

Adicione marcos ao seu gráfico de Gantt online. Os marcos são representados por ícones em forma de losango na linha do tempo. Indicam datas importantes do projeto e marcam o fim de uma fase e o início de outra, dividindo o projeto em partes mais gerenciáveis.

Vincule dependências de tarefas

Conecte tarefas que dependem umas das outras arrastando e soltando uma sobre a outra. Tarefas dependentes são aquelas que não podem começar ou terminar até que outra comece ou termine. Identificar essas dependências ajuda a evitar gargalos mais adiante no projeto. Marcos e dependências são apenas o começo de como usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos pode elevar sua linha do tempo a outro nível. Você também pode atribuir tarefas pelo Gantt, anexar arquivos e fornecer às equipes descrições detalhadas do que precisa ser feito.

Em seguida, marque a tarefa com etiquetas de prioridade ou para facilitar sua localização. Nossa ferramenta online fornece dados em tempo real, permitindo que as equipes colaborem na mesma plataforma mesmo trabalhando remotamente, sem precisar baixar nenhum arquivo.

Aloque recursos e estime custos do projeto

Com nossas ferramentas integradas de acompanhamento de recursos, é fácil monitorar de perto os custos do projeto. Por exemplo, use nossa página de equipe para ver quem está sub ou sobrecarregado nas tarefas e fazer ajustes. Também contamos com planilhas de horas seguras que a equipe pode enviar para aprovação após concluir suas tarefas. O gráfico de carga de trabalho também é uma ferramenta essencial para estimar e acompanhar os custos, com um detalhamento claro de horas — inclusive para o acompanhamento de subcontratados.

Identifique o caminho crítico

O caminho crítico inclui as tarefas que devem ser concluídas para que o projeto seja bem-sucedido. Em vez de calculá-lo manualmente, faça isso com nosso gráfico de Gantt premiado. Ele visualiza o caminho crítico para que os gerentes de projetos possam priorizar tarefas e alocar recursos adequadamente. Basta adicionar as tarefas ao gráfico de Gantt, atribuir datas de início e término e vincular as dependências. Em seguida, arraste e solte as tarefas conforme necessário para reatribuí-las.

Monitore o progresso do projeto com painéis e relatórios em tempo real

Os gerentes podem supervisionar o progresso com painéis e relatórios. Há também uma página de carga de trabalho para verificar quem está sobrecarregado e redistribuir as atividades para manter as equipes produtivas. Depois de importar seu modelo de linha do tempo para Excel no nosso software, você terá as ferramentas necessárias para controlar todos os aspectos do seu projeto em um único lugar.

Isso organiza seu trabalho para maior eficiência. Por que alternar entre diferentes aplicativos e baixar inúmeros arquivos quando tudo o que você precisa para entregar um projeto de sucesso está em uma única ferramenta online? Para mais informações, confira nosso guia de 5 passos para criar uma linha do tempo.

Vídeo tutorial sobre linha do tempo do projeto

Para mais informações sobre como criar e gerenciar uma linha do tempo do projeto, assista ao vídeo abaixo. Jennifer Bridges, PMP, oferece várias dicas essenciais que podem ajudá-lo a aproveitar ao máximo o modelo de linha do tempo do projeto.

Conteúdo relacionado

O ProjectManager é um software premiado e também o hub do setor para tudo relacionado ao gerenciamento de projetos. Há inúmeros blogs, guias e vídeos para ajudá-lo em todos os aspectos do gerenciamento do seu projeto. Se você tem interesse em linhas do tempo de projetos, provavelmente vai querer ler as páginas a seguir em nosso site.

• Guia de linha do tempo do projeto
• Software de linha do tempo do projeto
• Guia de gráfico de Gantt
• Guia de planejamento de projetos
• Guia de programação de projetos
• Guia do método do caminho crítico (CPM)
• Escopo do projeto 101
• Plantilla de línea de tiempo del proyecto para Excel
• Modèle de chronologie de projet pour Excel (gratuit)
• Projektzeitplan-Vorlage für Excel (kostenlos)

Depois de importar o modelo de linha do tempo para Excel para a nossa ferramenta, você verá como ela expande os horizontes do seu projeto com planejamento mais robusto, monitoramento de desempenho e relatórios detalhados para manter as partes interessadas atualizadas. Veja o que ela pode fazer por você neste teste gratuito de 30 dias.

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O que é um modelo de inventário?

Um modelo de inventário é um documento para registrar o nível de estoque e acompanhar o giro de inventário. Ele é projetado para fornecer aos gestores todos os detalhes do seu inventário em uma única folha.

O modelo de inventário é uma lista de todos os itens de estoque que as empresas utilizam em suas operações diárias. Com ele, é possível visualizar rapidamente o volume, o preço e outras informações. Normalmente, há um campo para indicar quando fazer um novo pedido e quanto tempo levará para o material chegar ao estoque.

Existem diversas maneiras de controlar o estoque, mas um modelo de inventário realiza esse cálculo sempre da mesma forma. Isso garante consistência e permite que o trabalho seja mais eficiente.

Modelos são ótimos para acompanhar estoque e custos, mas são documentos estáticos que precisam ser atualizados manualmente. Um software de gerenciamento de projetos pode oferecer insights em tempo real sobre custos, inventário, andamento de tarefas, carga de trabalho da equipe e muito mais. Use as ferramentas do ProjectManager para manter o controle do seu estoque e da sua equipe. Experimente nossa visualização em planilha para acompanhar compras, custos, inventário e muito mais. Comece hoje mesmo gratuitamente.

Por que usar um modelo de inventário?

Como mencionado, usar um modelo de inventário é útil do ponto de vista procedimental. Ele mantém a padronização da sua documentação e oferece um lugar centralizado para listar e controlar todo o seu inventário. Não é preciso reinventar a roda. Com um modelo, o trabalho básico já está feito. Mas todo modelo faz isso. O que torna este especial?

Monitorar os níveis de estoque

Um dos principais motivos para usar um modelo de inventário é que ele mostra exatamente o que você tem em estoque. Isso é útil tanto para fabricantes quanto para varejistas. Praticamente todos que trabalham precisam de ferramentas ou materiais para realizar suas tarefas. Sem o que precisa, o trabalho para completamente — e isso significa perda de dinheiro.

Gerenciar o processo de reabastecimento

Não basta ter o necessário em estoque — é preciso acompanhar ativamente esses materiais. Se você esperar as prateleiras ficarem vazias, o novo material não vai aparecer por conta própria. Há todo um processo de solicitação, compra e entrega que pode levar dias, semanas ou mais. Enquanto isso, a produtividade fica comprometida. O modelo de inventário mostra quanto você tem, quando deve fazer um novo pedido e quanto tempo esse processo levará.

Acompanhar o giro de inventário

Um modelo de inventário também ajuda a entender o giro de estoque — ou seja, quantas vezes o inventário é vendido e reposto em um determinado período. O índice de giro de inventário revela a eficiência operacional do negócio e contribui para manter os custos de estoque sob controle.

O modelo de inventário também é útil para varejistas identificarem o que está e o que não está sendo vendido. Isso permite ajustar os pedidos e evitar um armazém cheio de produtos sem saída. Manter mais estoque do que o necessário gera custos — seja para varejistas ou fabricantes. O modelo de inventário ajuda a reduzir os custos de armazenagem e é útil para o registro fiscal de receitas no fechamento do ano.

Quando usar uma planilha de inventário

Praticamente qualquer tipo de organização que lida com o gerenciamento de níveis de estoque pode usar uma planilha de inventário de diferentes formas. Dependendo do uso, ela pode ser consultada em vários momentos ao longo de um projeto, à medida que as necessidades de controle de estoque evoluem. Use-a para:

• Acompanhar quantidades de estoque em tempo real
• Automatizar ou rastrear processos de reabastecimento
• Verificar o inventário físico em relação aos dados registrados
• Monitorar os custos de inventário
• Ter uma visão geral do estoque em diferentes locais

Tipos comuns de inventário

Como fica claro, não existe apenas um tipo de inventário. Outros tipos incluem matérias-primas, componentes, trabalho em andamento (WIP), produtos acabados, materiais de manutenção, reparo e operações (MRO), materiais de embalagem, estoque de segurança e estoque de antecipação, estoque de desacoplamento, estoque cíclico, estoque de serviço, estoque em trânsito, estoque teórico, estoque excedente, entre outros. Mas vamos ampliar a perspectiva e analisar os tipos de inventário por setor.

Existem vários setores que precisam de um modelo de inventário para listar, rastrear e solicitar insumos para seus negócios. Como tratamos o inventário de forma geral até aqui, pode ser útil ser mais específico e apresentar exemplos reais de tipos comuns de inventário. A seguir, mostramos como o inventário é utilizado em diferentes tipos de empresas.

Inventário de manufatura

Na manufatura, as empresas mantêm um estoque de matérias-primas ou componentes necessários para montar os produtos que fabricam. Os fabricantes precisam controlar seu inventário para garantir que os materiais não se esgotem, o que paralisaria a linha de produção. Por isso, muitos fabricantes dividem a contagem de inventário em matérias-primas, WIP e produtos acabados, cada um exigindo armazenamento a custos diferentes.

Inventário de equipamentos

Outro tipo de inventário registra equipamentos, listando tudo relacionado aos ativos da empresa — como data de compra, dimensões, número de série e assim por diante. Isso ajuda as empresas a atender aos requisitos departamentais e ao cumprimento de pedidos. Por exemplo, uma construtora que gerencia muitos equipamentos achará um inventário de equipamentos bastante útil.

Relacionado: Modelo de Inventário de Equipamentos

Inventário de varejo

Já mencionamos o varejo, mas vamos analisar mais de perto como o setor varejista usa modelos de inventário. O processo de inventário é semelhante ao da manufatura, mas em vez de fabricar produtos, você os vende. Esses produtos podem ser alimentos, roupas, materiais de construção, eletrônicos, eletrodomésticos e muito mais. Independentemente do produto, o varejista precisa saber o que está em estoque e o que está vendendo para determinar o que precisa ser reabastecido e o que pode ser descontinuado.

Inventário de manutenção, reparo e operações (MRO)

Como o nome sugere, um modelo de inventário de manutenção, reparo e operações (MRO) permite que as organizações gerenciem o estoque de materiais e suprimentos necessários para atividades de reparo ou manutenção. Ele garante que os itens estejam disponíveis quando necessário, minimizando o tempo de inatividade da produção e aumentando a eficiência operacional.

Quem deve usar este modelo de inventário?

Em termos de quem deve usar modelos de inventário, a lista é extensa. Setores tão variados quanto construção, manufatura e varejo se beneficiam do uso de modelos de inventário ou de um sistema de gerenciamento de estoque.

Embora varie conforme a empresa, a maioria dos negócios conta com um gerente de inventário. Essa pessoa é responsável pelo estoque armazenado no armazém ou na fábrica, supervisiona os níveis de estoque e, dependendo do tamanho da empresa, lidera uma equipe de funcionários de armazém que recebem e rastreiam os itens à medida que chegam e saem.

Os gerentes de inventário registram entregas diárias, avaliam novas remessas e analisam fornecedores. Essas responsabilidades vão além do que um modelo de inventário pode cobrir, mas, sem dúvida, ele é uma ferramenta importante no gerenciamento do estoque de um negócio.

Como usar este modelo de inventário para Excel

A esta altura, a utilidade de um modelo de inventário deve estar clara, e você já deve ter feito o download do nosso modelo gratuito para Excel. O uso é autoexplicativo, mas vamos analisar brevemente sua estrutura e funcionalidades.

O modelo de inventário é personalizável, portanto você pode substituir o logotipo do ProjectManager pela identidade visual da sua empresa. À esquerda do logotipo estão as informações básicas, incluindo nome (geralmente do gerente de inventário), cargo, data de criação do inventário, informações de contato (e-mail, telefone) e uma linha de assinatura.

Em seguida vem o modelo de inventário em si, que funciona como uma planilha. Há colunas para o número do item, nome e descrição. Depois, você pode inserir o preço unitário e a quantidade em estoque — o modelo multiplica automaticamente esses valores para calcular o valor total do inventário.

Um menu suspenso para a coluna de reabastecimento permite selecionar “sim” ou “não”, além de um campo para o nível mínimo de reposição, para que o estoque não fique tão baixo a ponto de comprometer a produção ou as vendas. A coluna de prazo de reabastecimento em dias também é bastante útil para planejar o inventário. Por fim, há um campo para indicar a quantidade a ser pedida e uma coluna para informar se o item foi descontinuado (também com menu suspenso sim/não).

Campos do modelo de inventário

• Nome e número do item: A maioria das organizações usa unidades de manutenção de estoque (SKUs) ou outros tipos de códigos para localizar itens de inventário em bancos de dados informatizados.
• Localização: As empresas geralmente têm vários armazéns para armazenar seus suprimentos, por isso é importante especificar onde cada item de inventário está localizado.
• Fabricante / Fornecedor: É importante registrar o fornecedor de matérias-primas, peças ou componentes para que a organização saiba a quem recorrer quando os níveis de estoque estiverem baixos.
• Custo unitário: O custo dos itens de inventário pode variar ao longo do tempo, mesmo que sejam comprados do mesmo fornecedor, por isso é importante registrar o custo unitário médio do estoque disponível.
• Quantidade em estoque: Conhecer a quantidade disponível de cada item é essencial para calcular o valor total do inventário.
• Valor do inventário: O valor total do estoque com base no custo unitário e na quantidade disponível.
• Nível de reabastecimento: O nível mínimo de estoque que aciona o processo de reposição, garantindo que nenhuma matéria-prima ou produto seja completamente esgotado.
• Prazo de reabastecimento: O tempo necessário para que um item seja entregue após um pedido ser feito ao fabricante ou fornecedor.
• Quantidade de reabastecimento: A quantidade padrão normalmente solicitada pela organização quando um determinado item atinge seu nível mínimo de reposição.

Modelo de inventário para Google Sheets

Quer levar seu modelo de inventário para a nuvem e sair do Excel? Experimente o Google Sheets. Este modelo de inventário gratuito para Google Sheets fornece aos gestores os detalhes necessários para acompanhar de perto os níveis de estoque e o giro de inventário. Com uma rápida olhada, é possível ver o volume de estoque, o preço e muito mais, para tomar decisões oportunas e manter os projetos funcionando sem problemas.

Como o ProjectManager ajuda no gerenciamento de inventário

Como você pode ver, nosso modelo de inventário gratuito para Excel tem muitos recursos — mas não faz tudo. Afinal, é um documento estático. Tudo deve ser inserido manualmente, o que demanda tempo e esforço. Deve haver uma forma melhor. ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos online que rastreia seu inventário em tempo real para ajudá-lo a manter estoques adequados e evitar gargalos.

Gerenciar inventário com gráficos de Gantt online

Gráficos de Gantt são conhecidos por planejamento, agendamento e atribuição de tarefas, mas o nosso também é uma excelente ferramenta para gerenciar recursos, incluindo colaboradores e inventário. Ao atribuir recursos no Gantt, você pode acompanhar seus custos e progresso em tempo real, com dados sempre atualizados. Isso pode ser feito para um único projeto ou em todo um portfólio, para que você saiba sempre o que tem em estoque e quando precisará de mais.

Ter uma visão geral com painéis em tempo real

Uma visão de alto nível do projeto inteiro é sempre útil e pode embasar suas decisões no gerenciamento de inventário. Nossos painéis em tempo real coletam e calculam dados automaticamente, exibindo os resultados em gráficos coloridos e de fácil leitura. Você obtém seis métricas de projeto — tempo, custo, carga de trabalho, tarefas, progresso e saúde geral. Não é necessária nenhuma configuração: basta abrir o painel e ter uma visão panorâmica do trabalho para apoiar suas decisões de inventário.

Outro benefício do software online é que ele promove uma melhor colaboração. Os gerentes de inventário podem manter contato próximo com sua equipe e todos os envolvidos no negócio, comentando e compartilhando arquivos. Notificações por e-mail e alertas no aplicativo garantem que você esteja sempre bem informado.

Outros modelos para gerenciamento de inventário

Se você ainda não está pronto para migrar para um software de gerenciamento de projetos, ainda existem outros modelos que podem auxiliar na gestão do seu estoque. Temos dezenas de modelos gratuitos de gerenciamento de projetos para Excel e Word que podem ajudá-lo do início ao fim do seu trabalho. Veja alguns relacionados ao inventário.

Modelo de lista de tarefas

Os gerentes de inventário têm muito a gerenciar. Grande parte desse trabalho pode ser feito com nosso modelo de inventário gratuito para Excel. Mas e as outras tarefas? É aí que entra nosso modelo de lista de tarefas gratuito para Excel. Você pode listar todo o trabalho a concluir, adicionar datas de início e término e até acompanhar o percentual de conclusão.

Modelo de plano de recursos

Gerenciar recursos — incluindo equipe e materiais — é mais eficaz com um plano abrangente. Nosso modelo de plano de recursos gratuito para Excel ajuda a mapear seus recursos ao longo do tempo, incluindo taxas e custos. O modelo é formatado para recursos humanos, mas pode ser personalizado para incluir matérias-primas, equipamentos e muito mais.

Modelo de ordem de compra

Parte do gerenciamento de inventário é abastecer seu armazém e garantir que você sempre tenha o que precisa, quando precisa. Nosso modelo de ordem de compra gratuito para Excel torna esse processo padronizado e registra todos os detalhes pertinentes, como item, descrição, quantidade, unidade e preço total. Ele pode ser usado como contrato com seus fornecedores.

Conteúdo relacionado

Enquanto você faz o download de modelos gratuitos, aproveite para explorar a extensa coleção de blogs, guias, vídeos, white papers e muito mais disponíveis gratuitamente no site. O ProjectManager é o destino online para tudo relacionado ao gerenciamento de projetos — e selecionamos alguns conteúdos relevantes sobre o tema.

• Modelos gratuitos de inventário: planilhas, listas e mais
• 15 modelos gratuitos de Word e Excel para empresas
• Fulfillment de pedidos: processos, modelos e documentação
• Gerenciamento de inventário Kanban: como operar um sistema Kanban
• Gestão de compras: um guia prático com melhores práticas
• O que é lead time? Como calcular em diferentes setores
• Plantilla de Inventario para Excel (Descarga Gratis)
• Modèle d’inventaire pour Excel (gratuit)

O ProjectManager ajuda você a controlar o inventário

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado que ajuda você a planejar, programar e acompanhar recursos. Conectamos equipes, departamentos e até fornecedores externos, facilitando uma melhor colaboração. Use nossa ferramenta para implementar eficiências que levem a maior produtividade. Comece hoje mesmo gratuitamente com o ProjectManager.

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Um quadro kanban no Excel só vai até certo ponto. Se você abrir o quadro kanban no ProjectManager, terá acesso a fluxos de trabalho automatizados e a múltiplas visualizações de projeto. Alterne da visualização kanban para lista de tarefas, calendário, gráfico de Gantt e planilha — todas compartilhando os mesmos dados em tempo real. Nosso kanban também está conectado a um painel ao vivo e relatórios personalizados para que você fique dentro do prazo e do orçamento. Comece hoje mesmo gratuitamente com o ProjectManager e crie um poderoso fluxo de trabalho kanban em minutos.

O que é um modelo kanban?

Um quadro kanban é uma ferramenta ágil que visualiza o fluxo de trabalho e é muito utilizada por desenvolvedores de software em DevOps, fabricantes, profissionais da construção e qualquer pessoa que esteja executando um projeto. Ele traz transparência ao processo da equipe, mostrando em que estágio de produção cada tarefa se encontra.

Isso é feito dividindo o projeto em etapas. Na forma mais básica, essas etapas são: a fazer, em andamento e concluído. Geralmente são representadas como colunas em um quadro — seja um quadro físico ou criado em um software. As tarefas são representadas por cartões que avançam de coluna em coluna conforme progridem no ciclo de produção.

Esses cartões kanban contêm informações importantes: o nome e a descrição da tarefa, o responsável e os prazos. Frequentemente há campos para etiquetas, prioridade e até um indicador de percentual de conclusão. Em alguns casos, é possível adicionar comentários e anexar arquivos para avançar na execução do trabalho.

O que está incluído neste modelo de quadro kanban para Excel?

Se você baixar o modelo de quadro kanban gratuito para Excel, receberá uma versão estruturada do quadro kanban em formato de planilha. Embora não seja a forma ideal de usar essa ferramenta, é melhor do que não ter a opção. Claro, se você abrir o quadro kanban gratuito no ProjectManager, terá uma ferramenta mais dinâmica que faz muito mais do que um modelo estático.

Mas falaremos sobre o ProjectManager em instantes. Primeiro, vamos analisar mais de perto o quadro kanban no Excel. O modelo kanban é totalmente personalizável. Você pode dividir o ciclo de produção como preferir. Dividimos a produção em cinco fases: backlog, a fazer, em andamento, em revisão e concluído.

Colunas do kanban

O Excel não é a ferramenta ideal para criar e usar quadros kanban, mas nosso modelo faz o melhor possível dentro das limitações do programa. As colunas kanban indicam uma etapa do processo de produção, do backlog ao concluído. São dispostas da esquerda para a direita e reproduzem o ciclo de produção.

Cartões kanban

Abaixo do cabeçalho de cada coluna ficam os cartões kanban. Cada cartão tem uma cor que representa o nível de prioridade. No interior do cartão constam o nome da tarefa, uma descrição breve, o responsável e o prazo. Você também pode personalizar os cartões para incluir as informações que desejar.

Os cartões podem ser copiados e colados de uma coluna para outra. Isso significa que você pode copiar um cartão do backlog e colá-lo em “em andamento” quando estiver em produção — e assim por diante, até que esteja concluído, alterando a cor de prioridade conforme necessário.

Por que usar este modelo de quadro kanban para Excel?

Usar um modelo de quadro kanban para Excel é uma excelente ferramenta para compreender o fluxo de trabalho e ver o processo do início ao fim. Este modelo também agrega eficiências que vão além da produtividade de ter equipes colaborando em um espaço compartilhado.

Por exemplo, o uso do nosso quadro kanban gratuito para Excel reduz as reuniões de status. O andamento do sprint fica claro no quadro kanban ao observar os cartões e os dados neles contidos. Isso resulta em conversas mais objetivas entre as equipes sobre o trabalho visível a todos.

Claro, as equipes ágeis ainda realizam as reuniões diárias de scrum e o backlog deve ser refinado para determinar qual cartão avança para o próximo sprint. O quadro kanban visualiza isso para que os membros da equipe saibam no que precisam se concentrar e terminar antes de passar para outra tarefa.

Isso é válido para todos os tipos de equipe, mas é especialmente útil para equipes distribuídas que trabalham em locais diferentes nas mesmas tarefas. Um quadro kanban compartilhado facilita para todos trabalhar de forma independente, mas em conjunto.

Como usar um modelo de quadro kanban

Após baixar o quadro kanban gratuito para Excel, você pode preencher suas tarefas no cartão kanban e posicioná-las sob o cabeçalho de coluna correspondente. À medida que os cartões avançam pelo ciclo de produção, basta copiá-los e colá-los na próxima coluna.

Modelos são documentos estáticos e podem ser trabalhosos e frustrantes do ponto de vista do processo. Por isso, também oferecemos um quadro kanban gratuito no ProjectManager — um software online que cumpre a promessa do kanban como ferramenta de gerenciamento de projetos eficiente, flexível e colaborativa.

Com o ProjectManager, você pode integrar sua equipe e definir a disponibilidade de cada membro para facilitar as atribuições. Fluxos de trabalho personalizados e automatizados podem ser criados com aprovações de tarefas para garantir que apenas quem tem autoridade possa avançá-las. Também há configurações de segurança para proteger seu trabalho proprietário.

Quando usar este modelo de quadro kanban

Os quadros kanban, como mencionado, são muito populares entre equipes que trabalham de forma lean ou ágil, mas também são amplamente usados em ambientes de manufatura que limitam o trabalho em andamento (WIP). O quadro visualiza o que está a fazer, em andamento e concluído. Por isso, é útil para equipes que recebem grande volume de trabalho com variadas prioridades e tamanhos.

Um modelo de quadro kanban para Excel também é útil para eliminar gargalos que podem atrasar cronogramas e gerar custos indesejados. Os quadros kanban facilitam a comunicação e o compartilhamento de informações entre equipes e departamentos, além de oferecerem a transparência que permite aos gerentes identificar obstáculos em potencial e realocar recursos para evitá-los.

Quem deve usar este modelo de quadro kanban para Excel?

Como mencionado, o modelo de quadro kanban para Excel é popular entre equipes lean e ágeis. Mas seria raro encontrar alguma delas usando o modelo estático quando podem ter muito mais flexibilidade com um software de quadro kanban como o ProjectManager.

Mas, novamente, os quadros kanban não são exclusivos de equipes lean e ágeis. Eles aparecem em diversos setores e têm sido adotados por equipes que seguem processos repetíveis e querem melhorar seu fluxo de trabalho com transparência.

Algumas marcas reconhecidas que usam quadros kanban incluem Nike, Jaguar, Pixar e Spotify. A ferramenta também aparece na área da saúde, onde hospitais a utilizam para resolver problemas de suprimentos, e em fabricantes de dispositivos médicos para gestão de armazéns. Até varejistas de moda, como a Zara, usam quadros kanban para manufatura e controle de estoque.

Mais modelos gratuitos de gerenciamento de projetos para Excel

Os quadros kanban são apenas um tipo de ferramenta de gerenciamento de projetos. O ProjectManager disponibiliza modelos gratuitos para Excel e Word que oferecem mais opções de trabalho. Há também modelos gratuitos para download para cada fase do seu projeto. Veja alguns dos mais populares.

Modelo de Gráfico de Gantt

O gráfico de Gantt é uma das ferramentas de gerenciamento de projetos mais populares, especialmente para a metodologia em cascata na construção civil e em outros setores. Este modelo gratuito para Excel organiza suas tarefas e as exibe em uma linha do tempo visual para ver a duração completa do projeto em um único lugar.

Modelo de Plano de Projeto

Você não pode usar nenhuma ferramenta de gerenciamento de projetos sem antes definir o plano do projeto. Nosso modelo de plano de projeto gratuito para Word facilita a definição do escopo, marcos, fases, tarefas e requisitos de recursos. Em seguida, você pode programar e orçar o produto.

Modelo de Orçamento de Projeto

O orçamento do projeto faz parte do plano de projeto mais amplo, mas exige mais detalhes. Nosso modelo de orçamento de projeto gratuito para Excel ajuda você a estimar melhor o custo do projeto e a evitar solicitações de recursos adicionais mais tarde. Você pode registrar mão de obra, materiais e muito mais em nosso modelo detalhado.

Gerenciando fluxos de trabalho do quadro kanban no ProjectManager

Como mencionamos, os modelos são ótimos, mas até certo ponto. Claro, se você abriu o quadro kanban no ProjectManager, já percebe a diferença. É uma outra categoria. Nosso software permite trabalhar em qualquer lugar e a qualquer hora, com dados em tempo real. Oferecemos ferramentas de gerenciamento de recursos, riscos e tarefas, além de múltiplas visualizações de projeto, incluindo quadros kanban, gráficos de Gantt, listas de tarefas, planilha e calendário. E mais: automatize fluxos de trabalho e adicione aprovações de tarefas para agilizar seus processos.

Crie fluxos de trabalho personalizados e automações

Gerencie seus quadros kanban com regras que definem o caminho de uma tarefa. Você também pode definir os usuários com autoridade para mover uma tarefa pelas suas etapas, configurando aprovações que garantem a qualidade dos seus entregáveis. É fácil automatizar definindo gatilhos que alteram o status, a prioridade e muito mais — liberando as equipes de tarefas repetitivas e dando a elas tempo para se concentrar no que é mais importante.

Acompanhe o progresso e o desempenho

Quando todos trabalham com um modelo estático, é necessário inserir dados manualmente e nunca há certeza de que a versão mais recente está sendo utilizada. Nosso quadro kanban e todas as outras visualizações de projeto entregam dados em tempo real compartilhados em todo o software, incluindo em um painel ao vivo que oferece uma visão de alto nível de tempo, custo e muito mais. Tudo é exibido em gráficos de fácil leitura, sem a configuração demorada exigida por ferramentas mais simples.

Conteúdo relacionado sobre kanban

Se você ainda busca mais informações sobre quadros kanban, confira alguns links de conteúdo relacionado abaixo. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos robusto e seguro, mas também é um hub online para tudo relacionado ao gerenciamento de projetos. Publicamos blogs semanais e disponibilizamos guias detalhados, vídeos e, claro, modelos gratuitos. Veja alguns de nossos artigos mais populares sobre kanban.

• Modelo de Cartão Kanban para Excel (Download Grátis)
• Princípios e melhores práticas do kanban explicados
• Gerenciamento de inventário kanban: como operar um sistema kanban
• Como criar um fluxo de trabalho kanban ideal para sua equipe
• Plantilla de tablero kanban para Excel
• Modèle de tableau kanban pour Excel
• Kanban-Board-Vorlage für Excel

Agora que você conhece melhor os quadros kanban, que tal abrir um no ProjectManager — nosso software de gerenciamento de projetos premiado que ajuda você a planejar, gerenciar e acompanhar seu trabalho em tempo real? Comece hoje mesmo gratuitamente com o ProjectManager.

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