Using an inventory list template helps managers avoid inaccurate records, poor demand forecasting, overstocking and stockouts. Download any of the free inventory sheet templates below to analyze inventory metrics and adjust quickly to market changes.

1. Inventory Template for Excel

Built for flexibility, this inventory template works across industries and operational setups. Whether you’re managing raw materials for manufacturing, tracking finished goods for retail, organizing spare parts for maintenance or monitoring supplies for a construction project, it centralizes stock data in one structured spreadsheet. You can monitor inventory levels, calculate total inventory value, identify reorder points and reduce stockouts without needing specialized inventory management software.

• Inventory item name: Clearly identifies each product, material or component so teams avoid confusion when tracking stock movements and updating inventory records.
• Inventory item description: Provides additional specifications such as size, model, category or usage to distinguish similar items and support accurate inventory control.
• Location: Indicates the warehouse, storage room, shelf or job site where the item is physically stored for faster retrieval and audits.
• Unit of measurement: Defines how the item is counted, such as pieces, boxes, kilograms or liters, ensuring consistent stock tracking.
• Quantity in stock: Shows current inventory levels available for use or sale, helping prevent shortages and unexpected stockouts.
• Unit price / Total inventory price: Captures cost per unit and automatically calculates total inventory value for budgeting and financial reporting.
• Last restock date: Records the most recent replenishment date to monitor supplier performance and inventory turnover rates.
• Reorder level / Time / Quantity: Establishes minimum stock thresholds, supplier lead times and optimal reorder quantities to maintain supply continuity.
• Supplier: Lists the vendor responsible for providing the item, simplifying procurement tracking and future purchase orders.

However, this isn’t a perfect solution. Templates can track inventory and costs, but they must be manually updated. This means that someone has to do that job and the template won’t be updated. It will always lag, which can cause problems. Project management software can solve those problems. ProjectManager is award-winning project and portfolio management software that is online. It delivers real-time data to show what’s in stock and alert managers when to restock. Our software has multiple project views for everyone on the team, but managers will gravitate to the sheet view to track purchases, costs, inventory and more in real time. Get started with ProjectManager today for free.

2. Inventory Template for Google Sheets

Structurally, this Google Sheets inventory template mirrors the inventory template for Excel, using the same fields and calculations for inventory tracking and stock management. The difference shows up in how teams use it. Because it runs in Google Sheets, multiple users can update quantities, adjust reorder levels and review inventory data simultaneously. Changes sync in real time, which improves visibility across departments and supports faster purchasing decisions without emailing spreadsheet versions back and forth.

Control over user access is another major advantage. With Google Sheets, you decide exactly who can view, comment or edit the inventory spreadsheet, which reduces the risk of accidental changes to inventory data. Warehouse staff can update stock quantities, purchasing teams can modify reorder points and executives can review inventory reports in view-only mode. This permission-based access keeps inventory control organized while still allowing real-time collaboration across departments.

3. Stock Register Template

At its core, a stock register is a structured log that records every movement of inventory entering and leaving a business. Manufacturing companies, construction firms, retail operations and warehouse-based distributors rely on a stock register to maintain accurate inventory levels and prevent stock discrepancies. Unlike basic inventory lists, a stock register tracks transactions over time, showing how purchases, issues and returns affect available stock. Among inventory templates, this format is especially valuable for businesses that manage high-volume materials or operate multiple storage locations.

What makes this stock register template practical is how it connects item data with real transaction activity. The top section captures company details, location and approval information, while the item descriptions define SKU codes, units of measurement and reorder thresholds. Below that, transactional data logs purchase and issue entries with dates, reference numbers and suppliers. Each transaction automatically updates running stock quantities, unit costs and closing stock value, giving managers real-time visibility into inventory movement, stock valuation and purchasing needs.

4. Stock Sheet Template

Unlike a detailed stock register that logs every transaction, a stock sheet provides a clear snapshot of current inventory levels in a simple, row-based format. Small to mid-sized businesses, retail stores, hardware suppliers and warehouse teams often use a stock sheet to monitor available quantities without diving into full transaction histories. It focuses on what is currently on hand, where it is stored and how much it is worth.

This stock sheet template organizes inventory by item name, category, SKU and supplier, making it easy to identify materials across locations. Opening stock, stock in and stock out columns calculate closing stock automatically, helping teams maintain accurate inventory levels. Unit cost and total value fields support inventory valuation and budget tracking, while reorder level thresholds flag when replenishment is required. Because everything appears in one structured grid, managers can quickly review stock movement, detect discrepancies and plan procurement without reviewing separate transaction logs.

5. Equipment Inventory Template

Not all inventory is the same. While there are many types of retail stock or components used in manufacturing, equipment must be recorded and tracked. Depending on the business, equipment inventory can be IT-related, such as computers, printers, etc., and construction and manufacturing businesses might have heavy equipment to keep track of. Either way, this free inventory template will help manage equipment and cover everything from serial numbers to loan payments.

Download this free equipment inventory template for Excel for a more thorough inventory of equipment, but also track those assets to know what’s available and if there are any inventory gaps. Don’t let equipment costs throw the budget into disarray and cause project cost overrun. This inventory list template tracks costs, letting managers know when old equipment needs to be replaced before it malfunctions and causes work slowdowns.

Use the inventory template to schedule maintenance to keep equipment running as it should to avoid breakdowns and delays that can impact the budget. Keep employees accountable by always knowing who is working on what based on sign-outs and usage.

6. Material List Template

Before work begins on a job site or production run, teams need a structured breakdown of required materials. A material list outlines every component, quantity and specification necessary to complete a project. Construction contractors, engineering teams and manufacturing operations use material lists to estimate costs, coordinate procurement and prevent delays caused by missing supplies or inaccurate quantity calculations.

Designed to support planning and purchasing, this material list template organizes materials by description, grade or specification and trade category. Required quantities, unit cost and total cost fields help calculate accurate project budgets, while supplier details and required delivery dates improve procurement scheduling. Delivery location and storage requirements ensure materials are handled correctly once received, giving project managers stronger control over cost forecasting, logistics coordination and on-site inventory readiness.

7. Material Requisition Form

When materials are needed on-site or in production, teams don’t simply pull items without documentation. A material requisition formally requests specific materials from inventory for operational use. Construction companies, manufacturing plants and maintenance departments rely on material requisitions to control internal inventory movement, prevent unauthorized withdrawals and maintain accurate stock levels while keeping projects aligned with their schedule and resource plan.

Structured for accountability, this material requisition template captures company details, request dates and approval signatures before any material is released. Item codes, descriptions, required quantities and needed-by dates connect each request to a specific location and priority level. Supplier references and delivery instructions clarify logistics, while approval tracking ensures oversight. By documenting internal material transfers, teams protect inventory accuracy and reduce stock discrepancies.

8. Purchase Requisition Form

Before money is committed to a supplier, organizations typically require formal internal approval. A purchase requisition is a documented request asking management or procurement to authorize buying specific goods or services. Medium to large businesses, government agencies and structured operations use purchase requisitions to enforce budget control, maintain procurement policies and ensure purchasing decisions align with financial planning.

Designed to streamline approval workflows, this purchase requisition template records request dates, priority level and delivery deadlines at the top for quick visibility. Requestor and approver information creates clear accountability, while the justification section explains the business need. Item details, quantities, unit pricing and vendor fields provide cost transparency. Subtotal, tax and discount calculations summarize financial impact before approval is granted.

9. Production Schedule Template

In manufacturing, production and inventory go hand-in-hand. Production scheduling requires the inventory it needs when it needs it, and inventory must have those items in stock to keep the facility running without interruption. Therefore, this free production schedule template for Excel is an important companion piece to all the inventory templates that can be downloaded from this page.

This free production schedule template for Excel ensures that manufacturers have the materials they need, scheduled for the production cycle to meet customer demand. Use this inventory template to balance supply with demand when producing any commodity. It tracks the product as it moves through the production cycle over a specific period with the flexibility to respond to fluctuations in demand and set up stock to avoid stockouts.

A production schedule template is a vital part of any supply chain management. It manages resources, helps the sales team deliver goods to customers as needed and allows managers to make accurate and realistic production plans. Amid production planning, this free template manages the means to track targets, manage deliveries and allocate both human and nonhuman resources.

10. Bill of Materials Template

A bill of materials is used in manufacturing to list what’s needed to assemble a product. It’s connected to inventory in that those items must be in stock when production needs them. Therefore, this free bill of materials template for Excel is an essential inventory tool as it acts as an instruction manual to help production and inventory avoid delays and waste in the production cycle. Download this important inventory template to help with estimates, planning and inventory control.

Use this inventory list template to identify all the pieces needed to create the final project in an assembly line. The bill of materials isn’t solely an instruction manual for the product, but it addresses packing, as it relates to how the product will be shipped or even used. The template lists the quantities and costs of each component and can be used to communicate the procurement process and assemble and even repair the product.

This will add efficiency to the supply chain and ensure materials are on hand when needed. Without a bill of materials, there can be delays or extra costs in warehousing. Manage production costs and inventory and streamline production all with one template.

11. Purchase Order Template

Inventory requires the procurement of components, raw materials and more. A purchase order streamlines that process by reducing confusion and providing a paper trail for legal purposes, if necessary. This free purchase order template for Excel is a contract between the buyer and seller. It’s legally binding, outlining the price, quantity, delivery window and terms of payment for an item.

This inventory template creates an agreement between buyer and seller and can be used in almost any type of business, especially manufacturing and construction project management that require materials on time and purchased at a price point that fits into their budgets.

Using a purchase order template saves time in the procurement process. It is legally binding, which is important when materials need to be delivered within a specific timeframe, but it’s also a communication tool allowing the buyer and seller to find common ground, which helps to avoid problems later when they can delay projects and threaten the budget.

12. Sales Order Template

Vendors prepare this commercial document for customers, which is called a sales order. This free sales order template for Excel confirms the sale, including details about the transaction, payment, delivery and more. As an inventory template, it can be used in industries as diverse as retail, supply, wholesale and manufacturing.

This inventory template allows vendors and customers to keep accounts orderly. It also helps with inventory management by being able to know what orders need fulfillment before being shipped. This prevents backorders and optimizes the procurement process.

This inventory list template has everything needed to create a legally binding and useful sale order. It has customer and vendor information. There’s a sales order number to track the order and space for the delivery address and when the items should be delivered. Feel free to add payment terms, shipping methods and much more.

ProjectManager Manages Inventory Better Than Templates

Inventory templates are helpful to a point. They can start a process, but not see it through to the end. That’s because they’re static documents that must be manually updated and are not designed for collaboration. Even Google Sheets, which are collaborative, aren’t inventory management software. They’re just online spreadsheets. Don’t run projects on spreadsheets, not when there is project management software. Upgrade to ProjectManager, an award-winning project and portfolio management software that helps managers plan, manage and track inventory in real time.

Manage and Track Inventory With Kanban Boards

Inventory templates can sync with production schedules to ensure materials are on hand when workers need them on the assembly line. Our software has multiple project views so if a production schedule is created on the Gantt chart or sheet view, the production floor crew can view it on kanban boards. These visualize workflow as tasks move from one stage of production to the next. Workers can manage their jobs, but managers get transparency into the process and can ensure that resources are available when needed.

Keep Track of Resources in Real Time

When a baseline is set on the Gantt chart or sheet view, it captures the production plan. Now the software can compare planned costs, time and resources to actual progress, spending and resource utilization in real time. Managers can get a high-level view with real-time project and portfolio dashboards, where live data is displayed on easy-to-read graphs and charts that show time, cost, workload and more. Customizable reports go deeper into that data and can be filtered to share more general information to keep stakeholders informed. Templates can’t do that.

Related Inventory Content

Inventory templates only scratch the surface of inventory management. For those who can’t get enough of this subject, here are recent posts that cover equipment inventory, warehouse optimization and more.

• Equipment Inventory: A Quick Guide
• Kanban Inventory Management
• Production Scheduling Basics
• How to Make a Production Order for Manufacturing
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• How to Run Efficient Warehouse Operations

ProjectManager is online project and portfolio management software that connects teams whether they’re in the office or on the production floor. They can share files, comment at the task level and stay updated with email or in-app notifications. Join teams from Avis and Nestle to Siemens who use our software to deliver successful projects. Get started with ProjectManager today for free.

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First, let’s define what construction reporting is and then explain why construction reports are so important. After that, we’ll list and detail several different types of construction reports to give you a full picture.

What Is Construction Reporting?

Construction reporting is the creation of informational documents on everything from project events to stages and processes for monitoring and controlling the project, but also to present to stakeholders and keep them updated. Construction reports can be written or generated by project management software, but they’re always data-rich and usually illustrated by graphs and charts.

That doesn’t mean construction reporting is verbose; they’re best when short. The idea is to get a snapshot of the project or various aspects of it in an easily understandable fashion. The language should be clear and the format should be simple. The information in the construction report should stay on topic. There are other reports that can capture specific information.

While you could manually create construction reports, project management software is designed to do it faster and better. ProjectManager is award-winning construction project management software with reporting tools that automatically gather real-time data. For example, you can create a status report with a couple of keystrokes, filtering the results to show only what you want to see. Reports can be shared in a variety of formats and even printed out for stakeholder presentations. Get started with ProjectManager today for free.

Why Is Construction Reporting Important?

The foremost importance of construction reporting is keeping the project on track. Construction reports offer insightful data on the project’s progress, status and performance, all of which are necessary for the project manager to ensure that the project is moving forward as planned.

Construction reports are made to be shared with the general contractor, subcontractors, project managers, stakeholders and everyone involved in the construction project. This transparency helps everyone make more informed decisions and also identifies and corrects issues when they arise.

There’s also the budget. Reports create a window into costs and make sure that project spending aligns with the budget. This provides a reference point for contractors. The more accurate and up-to-date the construction reporting is, the more likely that the project will be delivered on time and within budget as overspending will be caught early and corrected quickly.

There are other types of construction reporting that we’ll get to in a moment. They’re equally important in keeping the construction site safe and within code and state regulations. Construction reports go beyond the ability to view the planned versus actual efforts to give data to general contractors to examine how productive work has been, chart the impact of weather and serve as a living record if there are personnel changes or to archive historic data.

10 Commonly Used Construction Reports

As mentioned, there’s more than one type of construction report. Each covers a different activity but all serve a common purpose. There are more than those listed below, but these are some of the more common types. All of them are of great importance to the viability of the project.

1. Construction Site Inspection Report

A construction site inspection report isn’t about progress or performance. It summarizes the findings and the recommendations by a site supervisor or consultant after their site visit. The purpose of this report is to point out any hazards on the site and then offer suggestions on how to fix them or provide some sort of protection to mitigate the hazard. It is used to identify and record potential hazards in the workplace that require immediate attention and evaluate the integrity of any structures on site. It also inspects and evaluates the integrity of any equipment on the site. The inspection report will track the recommended corrective actions and, when completed and closed out, it’s archived for future reference.

2. Daily Construction Report

Another unique construction report is the daily construction report, which is a report that’s filed daily. It documents the project’s daily activities, lists the details of the site and the job and provides a record for subcontractors and stakeholders. The daily construction report covers a lot of ground, including the job name, location, type, job number and phase. Then it reports on the weather conditions, such as the temperature, precipitation and wind speed. Weather can impact the project timeline and create risks for workers on the site.

Speaking of the crew, the construction daily report captures their work logs and crew timesheets. It also logs the equipment on the site, tracking the hours each has been used and its current status. Materials on the site are handled the same way. Any delays are reported, such as which task, why it’s delayed and for how long in terms of days and hours. There are also safety details and risks, noting any incidents, all of which can protect the general contractor from litigation. Any site visitors have to be logged in the report. Finally, there’s a section for notes and commentary to provide clear communication between the contractor, management team and other stakeholders.

We offer a variety of free construction project management templates for Excel you can use to manage all aspects of your construction project.

3. Construction Progress Report

On an active jobsite, decisions depend on what actually happened this week. A construction progress report summarizes completed work, percent complete by trade, key milestones, staffing, equipment, material status, photos, weather impacts, inspections, punch items and next-week focus plus any blockers. Use it weekly or biweekly to align the owner, GC and subs, surface slippage early, document changes, track RFIs and keep payment reviews grounded in facts rather than opinions.

4. Construction Job Cost Report

Money leaks quietly on construction projects when costs are tracked late or too broadly. A construction job cost report compares budgeted versus actual labor for each crew, materials, equipment and subcontractor costs, usually by cost code, plus committed costs and forecast at completion. Use it throughout the build, especially before pay apps and change orders, to spot overruns early, protect margins, justify adjustments and steer spending back on plan fast.

5. Construction Risk Assessment Report

Before a risk becomes a schedule hit, someone has to name it and plan around it. A construction risk assessment report lists potential hazards and project risks, rates likelihood and impact, assigns owners and defines mitigations and contingency actions. Use it at preconstruction, before major phases and whenever scope or site conditions change, to prioritize controls, reduce surprises, support safety compliance and defend decisions with documented reasoning clearly for stakeholders.

6. Construction Feasibility Report

Before committing capital or mobilizing crews, stakeholders need proof the project can realistically move forward. A construction feasibility report evaluates site conditions, zoning constraints, permitting requirements, utilities, environmental factors, preliminary costs, schedule assumptions and projected returns. Use it during concept development or land acquisition to test viability, compare alternatives, flag major obstacles early and decide whether to proceed, redesign or walk away before significant resources are spent.

7. Construction Budget Report

Once scope is defined, financial control starts with a clear spending roadmap. A construction budget report outlines projected costs by category, including labor, materials, equipment, subcontractors, permits, contingencies and overhead, aligned to the project timeline. Use it at project kickoff and update it regularly to track spending against plan, support funding approvals, manage change orders and maintain visibility over cash flow throughout the entire build lifecycle.

8. Construction Incident Report

Construction projects are unique due to the hazards inherent in building. Another type of construction report that’s only found in construction project management is the construction incident report. This report documents any incident that occurs on the construction site. It identifies the cause of the incident, if possible, and is used to prevent similar occurrences from happening again. The purpose of an incident report is to ensure that the construction site is safe and that problems are quickly addressed. Incidents are logged in the construction incident report, whether they’re minor or major. Not only does this make the construction site safer by addressing the cause of the incident, but it also provides legal protection to employees and the employer in case of litigation.

9. Work In Progress Report

A work-in-progress (WIP) report is like a project status report. It shows whether the project is on budget and how it looks in comparison to the scheduled project timeline. That’s the basic idea, but the execution is more complicated depending on the complexity of the project.

Construction WIP reports include the following: the total amount as stated in the contract, estimated costs, remaining profit, costs incurred so far, percent completion of the project, billed revenue, paid revenue, over and under billing and the project backlog. This data is compiled across departments, including the office and in the field, to help contractors work more efficiently by having an accurate picture of the business.

10. Punch List Report

A punch list report is another unique construction report that captures the work that still needs to be completed on the construction project. It’s work that requires immediate attention or work that was done but not to contract specifications and therefore needs to be redone. The punch list report can include specifications on damages to materials or items that happened throughout the project and new demand repair.

Or there might be incorrect installations or parts of the build that are not functioning as designed. Mostly, the punch list will have minor fixes as larger ones are usually dealt with earlier through change orders. The contractor will have to complete all the work on the punch list report before they can receive payment for their job.

ProjectManager Is Robust Project Reporting Software

ProjectManager is award-winning construction project management software that has customizable reports that can be easily shared with stakeholders. Our unlimited file storage allows contractors and project owners to store all construction reports and documents on our software, which makes them easily accessible for everyone involved. Our mobile app allows crew members to photograph issues and upload them to their tasks, such as if they’re working on a punch list. Our collaborative platform connects the construction site to the office or anywhere in between all in real time.

Quickly Generate Construction Reports

Construction status reports are only one of the many quick and easy ways to do construction reporting on our software. If you’re managing more than one construction project, you can generate a portfolio status report. There are also reports on timesheets, availability, workload, variance and more. All of these reports can be filtered and shared with stakeholders so they stay updated on progress. General contractors get insightful data to help them make better decisions and keep their projects on schedule and budget.

Get a High-Level Overview With Real-Time Dashboards

Any time you need to get a look at project metrics such as cost, time, workload and more, just toggle over to the real-time dashboard. Now you can view live data that are captured automatically and displayed in easy-to-read graphs and charts. It’s like a status report whenever you want one. Unlike lightweight software products, there’s no time-consuming configuration required to use our dashboard. It’s plug-and-play.

Construction reporting is but one slice of a large pie in terms of construction project management features you’ll find with our software. There are task management and resource management tools to keep your crew working at capacity with the materials and equipment they need. Plus, use our risk management feature to identify and track issues until they’re mitigated.

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ProjectManager is online construction project management software that empowers teams to plan, manage and track their work in real time. Connect your architects and engineers in the office with the crew on the construction site with collaborative features that allow them to share files, comment on tasks and much more. Get started with ProjectManager today for free.

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Esto supone una gran responsabilidad para un resumen de un proyecto, que por definición es una visión general breve del proyecto. Por ello, no se puede desperdiciar nada. Cada palabra debe contribuir a demostrar que el proyecto es viable y que generará un retorno de la inversión.

¿Qué es un resumen de un proyecto?

Para empezar, definamos el término. Un resumen de un proyecto es un documento o una parte de un documento más amplio que ofrece una visión general completa pero concisa del proyecto propuesto, incluidos sus aspectos clave. También describe los objetivos del proyecto, la información de contexto necesaria para situarlo, los requisitos, los problemas, el análisis y finaliza con una conclusión.

Si bien el resumen de un proyecto puede ser un documento independiente o el prefacio de otros tipos de documentación del proyecto, lo más habitual es que se utilice como introducción de la propuesta del proyecto. Como se ha mencionado, un resumen de un proyecto debe enganchar al lector. Al igual que la frase inicial de un libro que invita a seguir leyendo, el resumen de un proyecto debe captar la atención y guiar al lector a lo largo de la propuesta del proyecto.

¿Cuándo usar un resumen de un proyecto?

El resumen de un proyecto se crea durante la presentación del proyecto. Proporciona una visión general del proyecto, incluida una breve descripción y sus elementos esenciales. Aquí es donde comienzas a definir los objetivos del proyecto, el cronograma de tareas que deben ejecutarse para entregarlo, una estimación de su presupuesto, entre otros aspectos, para garantizar que todos comprendan el plan básico.

El resumen de un proyecto puede ser la parte más importante de tu propuesta de proyecto, ya que es la primera vez que el lector entra en contacto con el proyecto y con las razones por las que consideras que vale la pena ejecutarlo. Asegúrate de realizar una investigación exhaustiva para crear un resumen de un proyecto bien estructurado. Esto puede ayudar a convencer a un cliente o a una parte interesada del valor del proyecto.

Aunque una propuesta de proyecto comienza con el resumen de un proyecto, no es raro que esta sea la última sección que se redacta. Si investigas el tema a fondo, abordarás cuestiones que surgen en otras secciones de la propuesta del proyecto. Por lo tanto, cuando completes la propuesta, contarás con toda la información necesaria para elaborar correctamente un resumen ejecutivo.

Si se hace correctamente, el resumen de un proyecto guiará al cliente a lo largo de la propuesta del proyecto y, al finalizar, aprobará el trabajo. Es recomendable contar con toda esa documentación en un software de gestión de proyectos para poder convertir fácilmente el resumen de un proyecto en un plan de proyecto. ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea con almacenamiento ilimitado de archivos que actúa como un centro para tu documentación del proyecto. Si recopilas la propuesta del proyecto en nuestra vista de lista, es fácil cambiar al diagrama de Gantt, donde puedes crear un cronograma visual en una línea de tiempo. Comienza hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

¿Qué debe incluir un resumen de un proyecto?

Un resumen de un proyecto debe ser breve, pero sin quedarse corto y sin restarle espacio suficiente para vender el proyecto a la parte interesada o al cliente. Debes evitar la jerga y la información propietaria o confidencial, como los secretos comerciales. Escribe con frases claras y fáciles de entender. El resumen de un proyecto no debe ser difícil de comprender.

Información del proyecto

Comenzarás describiendo información general de alto nivel sobre el proyecto, que incluye:

• Nombre del proyecto
• Director del proyecto
• Patrocinador del proyecto
• Fecha

Puedes añadir el equipo del proyecto si ya ha sido conformado en este punto. También es una buena práctica ofrecer una breve descripción general del proyecto, sus objetivos y metas, beneficios, entre otros aspectos. Indica qué es lo que se va a lograr y cómo. Además, cuando se trata de proyectos externos a tu organización, es recomendable incluir información de contexto.

Cronograma del proyecto

El cronograma del proyecto es una línea de tiempo cronológica que representa el proyecto desde el inicio hasta el final. En esa línea de tiempo se incluyen las actividades y tareas que deben ejecutarse para alcanzar el entregable final del proyecto. Esto incluye fechas, duración, hitos y todos los entregables. No es necesario ser tan detallado como al planificar el plan del proyecto, pero sí se requiere un esquema general.

Presupuesto del proyecto

El presupuesto suele incluirse dentro del cronograma del proyecto y no es un pronóstico detallado de costos, pero sigue siendo un componente importante y debe incorporarse. Es recomendable contar con proyecciones financieras que muestren cuánto costará el proyecto y qué tipo de retorno se espera. Un presupuesto base también resulta útil.

Plan de recursos

Para ayudar aún más a las partes interesadas a comprender el proyecto, es conveniente incluir una lista de recursos. Los recursos son todo aquello que se necesita para completar el proyecto. Esto incluye el equipo del proyecto, los materiales, el equipo y otros elementos.

Resumen de la gestión de riesgos

Todo proyecto conlleva riesgos inherentes. Las partes interesadas quieren saber qué riesgos identificas como posibles en el proyecto, cuál sería su impacto y cómo planeas mitigarlos. Esto incluye obstáculos y desafíos, es decir, cualquier elemento que afecte el alcance, el costo y el tiempo del proyecto. Describe de forma breve tu plan de gestión de riesgos. Podrás profundizar en los detalles si el proyecto es aprobado.

Cómo redactar un resumen de un proyecto

Ya hemos repasado los componentes básicos de un resumen de un proyecto. Ahora veamos cómo redactarlo. Aunque el resumen de un proyecto es breve por definición, la investigación es extensa. Sigue estos pasos para asegurarte de hacer un trabajo completo.

1. Hablar con tu equipo

Ninguna persona por sí sola está preparada para afrontar los desafíos de un resumen de un proyecto. Es necesario reunir a tu equipo de proyecto. Ellos son quienes ejecutarán el proyecto en primera línea, por así decirlo. Cuentan con la experiencia y el conocimiento necesarios. Utilízalos como recurso durante la investigación del proyecto.

2. Conocer a tu audiencia

La investigación es una parte del proceso para convencer a las partes interesadas del valor del proyecto. La forma en que se presenta es la otra. Debes hablar el lenguaje de las partes interesadas. El tono, la elección de palabras y otros elementos variarán según te dirijas a un cliente o a una parte interesada. Esto es especialmente relevante en función del sector, ya que no se aborda de la misma manera un proyecto de construcción que uno de manufactura o de TI.

3. Definir tus objetivos

Es importante dejar claro cuál es el objetivo del proyecto y qué indica que el proyecto se ha completado con éxito. Para ello, es necesario compartir las métricas que se utilizarán para medir el proyecto. También debes conocer la intención del proyecto, similar a su declaración de misión.

4. Redactar el resumen de un proyecto

Trabaja con tu equipo para redactar un resumen de un proyecto claro y conciso. Asegúrate de haber incluido todos los componentes mencionados anteriormente. No olvides revisar el resumen de un proyecto, ya que nada resulta menos profesional que una mala gramática o errores ortográficos.

Otras plantillas de gestión de proyectos para crear un resumen de un proyecto

El resumen de un proyecto es una de las decenas de plantillas de gestión de proyectos gratuitas que ofrecemos tanto para Excel como para Word. Existen plantillas para cada fase de un proyecto. A continuación, se muestran algunas que están relacionadas con el resumen de un proyecto.

Plantilla de línea de tiempo del proyecto

Un resumen de un proyecto debe incluir una línea de tiempo breve del proyecto. La plantilla gratuita de línea de tiempo del proyecto para Excel puede ayudarte con esto. Cuenta con una columna en el lado izquierdo donde puedes añadir tareas, fechas de inicio y fin, así como la duración, lo que luego genera automáticamente una línea de tiempo visual en el lado derecho.

Plantilla de propuesta de proyecto

El resumen de un proyecto forma parte de la propuesta de proyecto más amplia. Necesitas una para que un proyecto sea aprobado y financiado. Nuestra plantilla gratuita de propuesta de proyecto para Word incluye todo, desde el resumen hasta la solución, la implementación y los entregables.

ProjectManager es ideal para hacer seguimiento de tu proyecto

Las plantillas pueden ayudarte a organizar tus ideas y a entregar un excelente resumen de un proyecto y una propuesta, pero una vez aprobado, necesitarás un software de gestión de proyectos para planificar, gestionar y hacer seguimiento del trabajo. ProjectManager es un software en línea que permite a los equipos trabajar de forma más eficiente, al mismo tiempo que ofrece a los gestores herramientas para supervisar el trabajo en tiempo real.

Hacer seguimiento del progreso con paneles en tiempo real

Una vez que tengas tu cronograma del proyecto en nuestro sólido diagrama de Gantt, puedes establecer una línea base, lo que te permite comparar el esfuerzo planificado con el esfuerzo real en tiempo real. Estos datos también alimentan nuestro panel en tiempo real y se muestran en gráficos y diagramas fáciles de interpretar. Obtienes una vista de alto nivel del progreso y el rendimiento del proyecto en cualquier momento. A diferencia de otros productos de software, no requiere configuraciones complejas ni que consuman tiempo. Está listo cuando tú lo estás.

Profundizar en los datos con informes personalizables

Cuando necesitas un mayor nivel de detalle del que ofrece un panel, puedes generar un informe. Basta con unos pocos clics y luego puedes personalizar cada informe para mostrar solo los datos que deseas ver. Obtén informes de estado y de portafolio, así como informes de variación, carga de trabajo y más. Todos los informes se pueden compartir fácilmente en distintos formatos con las partes interesadas para mantenerlas informadas.

Por supuesto, para entregar un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto, es necesario hacer algo más que supervisarlo y hacerle seguimiento en tiempo real. Por eso, contamos con funcionalidades que te ayudan a gestionar riesgos, tareas y recursos. Nuestra herramienta facilita y agiliza la incorporación de tu equipo, y les permite colaborar, añadir comentarios a las tareas y compartir archivos. Te ayudamos a convertir un resumen de un proyecto en un proyecto exitoso.

ProjectManager es un software galardonado que te brinda las herramientas necesarias para alcanzar los objetivos y metas de tus proyectos. Obtén datos en tiempo real que te ayuden a tomar decisiones más informadas y ofrece a tus equipos una plataforma colaborativa que les permita trabajar mejor juntos. Comienza hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

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Dependendo das ferramentas de gerenciamento de projetos que você utiliza, é possível acabar lidando com arquivos de vários tipos — o que pode causar problemas de compatibilidade. Um exemplo disso é o arquivo MPP.

Infelizmente, como os arquivos MPP não foram projetados para serem compartilhados fora do Microsoft Project, o software de gerenciamento de projetos no qual são criados, tentar abrir a extensão de arquivo MPP pode gerar confusão e atrasos. Continue lendo para entender como os arquivos MPP são criados e como abrir essa extensão para acessar dados importantes do projeto.

O que é um arquivo MPP?

Um arquivo MPP é um formato de arquivo exclusivo do Microsoft Project. Cada arquivo MPP contém informações abrangentes sobre um projeto, incluindo o plano do projeto, cronograma, linha do tempo, orçamento, entregáveis e muito mais. Em essência, ele funciona como um blueprint de todo o projeto, e exportá-lo permite compartilhar informações do projeto com as partes interessadas.

A diferença entre compartilhar um arquivo MPP e compartilhar outro tipo de formato de arquivo é que os arquivos MPP só podem ser abertos por alguém que também possua uma licença do Microsoft Project. Isso impede que muitas pessoas consigam abrir o arquivo que foi compartilhado com elas.

Um exemplo comum desse problema ocorre quando arquivos MPP são compartilhados com usuários de Mac. Como o Microsoft Project não pode ser usado em um Mac, não há como abrir a extensão de arquivo MPP para visualizar informações ou fazer alterações. Esse problema impacta diretamente o fluxo de trabalho e desacelera os projetos. Mesmo que toda a equipe esteja usando o Microsoft Project, é muito provável que alguém com quem os dados do projeto sejam compartilhados não esteja. Existem inúmeras ferramentas de gerenciamento de projetos, mas os arquivos MPP acabam prendendo você ao uso exclusivo do Microsoft Project.

Felizmente, o ProjectManager é uma alternativa ao Microsoft Project com um poderoso recurso de importação que permite acessar os dados existentes em seus arquivos MPP. Além disso, ele é compatível com todos os sistemas operacionais.

Tipos de arquivos MPP

Cada versão introduziu novos recursos, o que afetou a forma como os dados são armazenados no formato MPP:

• Arquivo MPP do Project 98: formato mais antigo, não compatível com versões posteriores.
• Arquivo MPP do Project 2000–2003: estrutura aprimorada, mas ainda com compatibilidade limitada entre versões.
• Arquivo MPP do Project 2007: adicionou novos campos e melhorias no agendamento.
• Arquivo MPP do Project 2010: introduziu opções de agendamento manual e automático.
• Arquivo MPP do Project 2013: expandiu os recursos de relatórios e visualização de dados.
• Arquivo MPP do Project 2016: incluiu campos ágeis e gerenciamento de engajamento de recursos.
• Arquivo MPP do Project 2019/2021: estabeleceu o formato moderno ainda utilizado atualmente, podendo ser aberto com as edições Project Standard 2024 e Microsoft Project Professional 2024.

Versões mais recentes do Microsoft Project conseguem abrir e converter arquivos MPP mais antigos, mas versões antigas geralmente não conseguem abrir arquivos criados em versões mais novas. Infelizmente, as versões mais recentes do Microsoft Project, Project Standard 2024 e Project Professional 2024, são muito caras, sendo vendidas como compra única por US$ 679,99 e US$ 1.129,99, respectivamente. Se você está procurando uma solução mais econômica para visualizar, editar e exportar arquivos MPP em CSV, Excel e PDF, experimente o ProjectManager.

Como abrir um arquivo MPP com o ProjectManager

Para começar a abrir seu arquivo MPP com o ProjectManager, primeiro você precisa iniciar um teste gratuito de 30 dias. Além de acessar qualquer arquivo com a extensão MPP, a ferramenta converte esses dados e permite que você comece a gerenciar seu projeto imediatamente. Além disso, quando você exporta o projeto novamente pelo ProjectManager, o arquivo resultante é universalmente compatível e pode ser aberto por qualquer pessoa.

Isso significa que, mesmo que um projeto tenha sido criado originalmente no Microsoft Project, agora ele pode ser trabalhado por membros da equipe sem uma licença da Microsoft, por partes interessadas que usam um computador Mac e por qualquer outra pessoa. E o melhor de tudo: é gratuito por 30 dias. Siga estes seis passos para importar a extensão do seu arquivo MPP.

1. Inicie a importação do seu arquivo MPP

Selecione a visualização de Gantt do ProjectManager e clique na opção de importação na barra de menu. Isso importará seu arquivo para a visualização de gráfico de Gantt online.

2. Escolha um arquivo MPP para upload

Uma janela pop-up será exibida. Siga as instruções para escolher qual arquivo MPP você deseja importar. Inicie a importação selecionando “Next”.

3. Defina suas preferências de importação

Agora você verá sua importação listada como “arquivo selecionado”. Abaixo disso, verifique se deseja importar como um novo projeto ou como parte de um projeto existente. Se selecionar “projeto existente”, será solicitado que você escolha entre atualizar ou substituir os dados existentes.

4. Escolha importar o projeto inteiro ou apenas a lista de tarefas

Em seguida, verifique se deseja importar todos os dados do arquivo MPP ou apenas a lista de tarefas. Se escolher importar todos os dados, a importação permitirá visualizar e editar o arquivo da mesma forma que no Microsoft Project.

5. Feche a janela pop-up

A janela pop-up agora deverá exibir a mensagem “Success!”. A partir daí, feche a janela e comece a trabalhar no seu projeto.

6. Comece a usar seu arquivo MPP no ProjectManager

Agora que o processo de importação foi concluído, você pode editar seu projeto online, visualizar os dados em várias visualizações, compartilhar as informações com as partes interessadas e muito mais.

Parabéns! Você importou seu arquivo MPP com apenas alguns cliques e sem depender de ferramentas de conversão. Agora, aproveite para trabalhar no seu projeto a partir de um local centralizado e exportar arquivos para que os dados do projeto possam ser compartilhados com qualquer pessoa.

Mais sobre o Microsoft Project

O Microsoft Project é um dos softwares de gerenciamento de projetos mais antigos do mercado e faz parte do pacote do MS Office. O Microsoft Project permite que os usuários gerenciem todos os aspectos de seus projetos, com uma variedade de visualizações e recursos, incluindo gráficos de Gantt, linhas do tempo, ferramentas de gerenciamento de recursos e muito mais.

Com tudo isso em mente, o Microsoft Project é uma solução de gerenciamento de projetos altamente técnica, o que o torna notoriamente difícil para novos usuários dominarem. Isso é especialmente desafiador para usuários que não estão familiarizados com outros aplicativos do MS Office ou com a interface da Microsoft. Essa curva de aprendizado pode atrasar projetos.

Além disso, diferentemente de muitas outras ferramentas da Microsoft — como Excel, Word, PowerPoint etc. — o Microsoft Project só pode ser executado em um sistema operacional Windows. Isso significa que usuários do macOS não têm como usar a ferramenta diretamente. Também significa que qualquer pessoa trabalhando em um Mac ou em outro sistema operacional que não seja Windows não consegue abrir extensões de arquivo MPP.

Mais formas de abrir um arquivo MPP

Se você estiver abrindo um arquivo MPP a partir da mesma versão do Microsoft Project, o processo é relativamente simples. No entanto, abrir um arquivo MPP a partir de um aplicativo externo é muito mais complicado e pode exigir várias etapas adicionais.

Como abrir um arquivo MPP com diferentes versões do Microsoft Project

Se você ainda quiser usar o Microsoft Project para abrir seu arquivo MPP, é importante saber que, embora algumas versões do Microsoft Project sejam compatíveis entre si, há tantas combinações incompatíveis quanto compatíveis. Isso significa que partes interessadas que trabalham com versões diferentes do Microsoft Project podem ter tanta dificuldade para abrir extensões de arquivo MPP quanto teriam ao usar softwares de gerenciamento de projetos diferentes.

A seguir está uma lista das diferentes versões do Microsoft Project, a partir do Microsoft Project 98. O problema é que nem todas essas versões conseguem abrir arquivos criados em outras. Por exemplo, não há como abrir uma extensão de arquivo MPP do Microsoft Project 98 usando o MS Project 2013 e vice-versa. A seguir estão as limitações de cada versão:

• O MS Project 98 pode abrir arquivos do Project 4.x e Project 98.
• O MS Project 2000 pode abrir arquivos do Project 98 e Project 2000.
• O MS Project 2002 pode abrir arquivos do Project 98, Project 2000 e Project 2002.
• O MS Project 2003 pode abrir arquivos do Project 98, 2000, 2002 e 2003.
• O MS Project 2007 pode abrir arquivos do Project 98, 2000–2003 e 2007.
• O MS Project 2010 pode abrir arquivos do Project 98, 2000–2003, 2007 e 2010.
• O MS Project 2013 pode abrir arquivos do Project 2000–2003, 2007, 2010 e 2013.
• O MS Project 2016 pode abrir arquivos do Project 2000–2003, 2007, 2010, 2013 e 2016.
• O MS Project 2019 pode abrir arquivos do Project 2000–2003, 2007, 2010, 2013, 2016 e 2019.

Como você pode imaginar, isso se torna um grande problema quando as partes interessadas possuem versões diferentes do Microsoft Project. Clientes e investidores, por exemplo, podem ter dificuldade para acessar os dados enviados por uma equipe de projeto sem recorrer a soluções alternativas ou contornos técnicos.

Por que não é possível usar o Excel para abrir um arquivo MPP

Quando as pessoas enfrentam problemas para abrir arquivos MPP, muitas esperam poder usar o Excel como solução, já que, em alguns casos, é mais fácil compartilhar dados de projetos por meio de planilhas. Infelizmente, essa não é uma opção viável para arquivos MPP.

O Excel não consegue abrir arquivos MPP sem uma ferramenta de conversão que altere a extensão do arquivo de MPP para XLS. Essas ferramentas de conversão existem, mas apresentam diversas limitações. Para começar, elas adicionam uma etapa extra ao processo de acesso aos dados do projeto. Algo que deveria ser simples acaba se tornando um processo com várias etapas.

Os programas de conversão também podem colocar seus dados em risco. Sempre que extensões de arquivos são convertidas de um tipo para outro, há a possibilidade de os dados serem alterados, perdidos ou, de forma ainda mais preocupante, roubados!

E quanto a um Microsoft Project Viewer para abrir arquivos MPP?

Para abrir um arquivo MPP a partir de um aplicativo que não seja da Microsoft ou em um computador Mac, muitas pessoas optam por usar um Microsoft Project Viewer. Esses “viewers” permitem abrir a extensão de arquivo MPP ao baixar o arquivo em um formato diferente, geralmente PDF.

No entanto, mesmo quando o arquivo MPP é aberto, não é possível fazer alterações nos dados, deixar comentários, colaborar, entre outras ações. Como o próprio nome indica, você poderá apenas visualizar o projeto. A boa notícia é que o ProjectManager é a solução que desbloqueia qualquer arquivo MPP sem o Microsoft Project e permite trabalhar em projetos com facilidade.

O ProjectManager faz o que o Microsoft Project não consegue

O ProjectManager oferece aos usuários acesso a um conjunto de recursos e ferramentas que tornam o compartilhamento, a edição e a colaboração em projetos simples, e não mais complicados. Planeje e programe os detalhes dos seus projetos com a equipe em nossos gráficos de Gantt, onde é possível estruturar o projeto do início ao fim. O melhor de tudo é que, independentemente do sistema operacional que a equipe utiliza, todos têm acesso — basta uma conexão com a internet.

Quando o projeto entra em execução, você passa a contar com um painel em tempo real que acompanha todas as métricas importantes do projeto em uma única visualização. Os gráficos e indicadores são atualizados automaticamente à medida que a equipe atualiza o status das tarefas do projeto.

Também contamos com recursos avançados de relatórios integrados que eliminam a necessidade de compartilhar tipos de arquivos potencialmente incompatíveis. Basta selecionar as opções desejadas para gerar o relatório e enviá-lo com a tranquilidade de saber que ele chegará ao público correto sem complicações.

O ProjectManager é uma solução de gerenciamento de projetos baseada em nuvem compatível com arquivos MPP de todas as versões do Microsoft Project. Trabalhe com membros da equipe e outras partes interessadas de qualquer lugar, seja em Mac ou Windows. As opções flexíveis de importação garantem que o formato de arquivo não seja um obstáculo. Importe, edite e compartilhe todos os seus projetos com apenas alguns cliques, independentemente da extensão original do arquivo. Inicie hoje mesmo seu teste gratuito do ProjectManager.

Perguntas frequentes sobre o formato de arquivo MPP

Usuários da internet têm muitas dúvidas sobre arquivos do Microsoft Project (arquivos MPP). A seguir, respondemos a algumas delas.

Quais produtos da Microsoft podem abrir arquivos MPP?

Arquivos MPP são o formato nativo do Microsoft Project e podem ser abertos nas edições Microsoft Project Standard 2024 e Project Professional 2024. O Project Server também funciona com arquivos MPP quando os projetos são realizados check-in ou check-out. Outros aplicativos da Microsoft, como o Planner ou o Excel, não conseguem abrir arquivos MPP diretamente.

Posso abrir arquivos MPP sem o Microsoft Project?

Sim, mas ainda será necessário adquirir uma alternativa ao Microsoft Project, como o ProjectManager, que permite abrir e editar arquivos MPP e exportá-los em vários formatos, como CSV, Excel e PDF.

Posso abrir arquivos MPP com o Microsoft Planner?

Não. O Microsoft Planner não oferece suporte ao formato de arquivo MPP. O Planner é uma ferramenta leve de gerenciamento de tarefas e funciona de forma independente do Project. Se você precisar trabalhar com arquivos MPP, será necessário usar o Microsoft Project ou uma solução compatível de terceiros, como o ProjectManager, que ofereça suporte à importação ou conversão de arquivos MPP para outro formato.

Qual é a diferença entre arquivos MPP e MPT no Microsoft Project?

Um arquivo MPP é um arquivo de projeto ativo que contém tarefas, recursos, cronogramas e atribuições. Um arquivo MPT é um formato de modelo que armazena estruturas de projeto predefinidas, calendários e configurações, mas não inclui dados ativos do projeto. Você utiliza um arquivo MPT para criar novos projetos consistentes, enquanto os arquivos MPP acompanham o trabalho real em andamento.

Posso converter um arquivo MPP para Excel, PDF ou outro formato?

Sim. No Microsoft Project ou no ProjectManager, é possível exportar os dados do projeto para o Excel para análises adicionais ou salvar em PDF para facilitar o compartilhamento. O ProjectManager também permite converter arquivos MPP para formatos como Excel, CSV ou PDF. Embora as exportações mantenham os dados principais, detalhes mais complexos de agendamento ou formatação podem não ser totalmente transferidos.

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Veja se o Microsoft Project é a ferramenta certa para você. Caso contrário, talvez seja o momento de explorar uma alternativa ao Microsoft Project.

ProjectManager, por exemplo, é uma alternativa ao Microsoft Project que oferece praticamente os mesmos recursos do Project em uma plataforma moderna e fácil de usar. Colabore com sua equipe usando gráficos de Gantt, quadros kanban, dashboards, roadmaps e muito mais. Você também pode gerenciar e acompanhar seus recursos em tempo real: o Project não faz isso. Comece hoje mesmo gratuitamente.

O que é o Microsoft Project?

Microsoft Project é um software de gerenciamento de projetos robusto que ajuda os usuários a planejar, programar e controlar tarefas, recursos e prazos. Ele permite definir dependências, atribuir trabalho, acompanhar o progresso e gerenciar orçamentos em um único lugar. A ferramenta oferece vários layouts visuais — como grades, linhas do tempo e quadros — para apresentar os dados do projeto de acordo com o seu estilo. Relatórios integrados, alertas e integrações com outros aplicativos da Microsoft ajudam as equipes a se manterem alinhadas e informadas.

Apesar de poderoso, o Microsoft Project também é conhecido por ser complexo e caro em comparação com a maioria dos softwares de gerenciamento de projetos. Por exemplo, o Project Standard 2024 custa US$ 679,99 como licença única, enquanto o Project Professional 2024 custa US$ 1.129,99. A curva de aprendizado pode ser alta para novos usuários, e recursos avançados geralmente exigem configurações cuidadosas ou treinamento adicional para serem usados de forma eficaz.

Como usar o Microsoft Project

O primeiro passo para aprender a usar o Microsoft Project é entender suas diferentes visualizações, que formam a base de como o software organiza os dados do projeto. Cada visualização apresenta as informações de uma forma específica, seja em planilhas, linhas do tempo, quadros, diagramas ou calendários. Ao identificar qual visualização se adapta melhor ao seu fluxo de trabalho, você consegue planejar, programar e acompanhar tarefas com mais eficiência. A familiaridade com essas visualizações ajuda você a navegar pela ferramenta com mais confiança e ajustá-la às necessidades específicas do seu projeto.

• Visualização em grade: Oferece um espaço de trabalho em formato de tabela semelhante a uma planilha, permitindo organizar tarefas com datas de início e término, durações e dependências. Também é possível classificar, agrupar e filtrar informações para facilitar o gerenciamento do projeto.
• Visualização em quadro: Exibe as tarefas em um quadro no estilo kanban, facilitando o acompanhamento visual do progresso. Esse tipo de fluxo de trabalho foi enfatizado no Project para a Web; nas versões desktop do Microsoft Project, funcionalidades semelhantes podem exigir ajustes ou complementos de terceiros.
• Visualização de gráfico de Gantt: Apresenta um layout de gráfico de Gantt para mapear as tarefas ao longo do cronograma do projeto. Com o Microsoft Project Standard 2024 e o Project Professional 2024, é possível adicionar várias barras de linha do tempo, rastrear caminhos de tarefas e destacar o caminho crítico.
• Visualização de diagrama de rede: Mostra as tarefas e suas conexões em um diagrama semelhante a um fluxograma, facilitando a visualização das dependências e da estrutura geral do projeto.
• Visualização de calendário: Organiza as tarefas em um formato de calendário mensal ou semanal, sendo útil para projetos com prazos sensíveis ao tempo.

No entanto, é importante observar que a funcionalidade dessas visualizações varia de acordo com a assinatura do Microsoft Project. Os usuários do Project Standard 2024 não terão acesso a todos os recursos incluídos na edição Project Professional 2024.

1. Inserir informações do projeto na visualização em grade

A visualização em grade do Microsoft Project oferece uma interface semelhante a uma planilha, na qual você pode começar a criar seu plano de projeto. Essa visualização foi projetada para capturar detalhes essenciais em um formato estruturado, facilitando a organização e a atualização das informações à medida que o projeto evolui. Ao inserir dados diretamente na grade, os usuários conseguem estabelecer rapidamente uma base para o cronograma, a alocação de recursos e o acompanhamento do progresso.

A visualização em grade serve como ponto de partida para a maioria dos projetos, garantindo que todos os componentes críticos sejam documentados antes de avançar para recursos de planejamento mais avançados. A seguir estão alguns dos principais detalhes do projeto que podem ser visualizados na visualização em grade do Microsoft Project.

• Nomes das tarefas: Definem cada atividade que precisa ser concluída.
• Datas de início e término: Registram quando as tarefas estão programadas para começar e terminar.
• Durações: Especificam o tempo necessário para a execução de cada tarefa.
• Dependências: Conectam tarefas relacionadas para estabelecer uma sequência lógica.
• Recursos: Atribuem os membros da equipe ou materiais necessários para a conclusão.

2. Gerenciar tarefas e fluxos de trabalho com a visualização em quadro

A visualização em quadro do Microsoft Project oferece aos usuários um espaço de trabalho no estilo kanban para gerenciar tarefas e fluxos de trabalho de forma visual. Essa visualização organiza o trabalho em colunas que representam diferentes estágios de progresso, facilitando o acompanhamento do que está pendente, em andamento ou concluído. Ao arrastar e soltar cartões entre as colunas, as equipes conseguem se adaptar rapidamente às mudanças e manter todos alinhados.

A visualização em quadro é especialmente útil para projetos ágeis ou iterativos, nos quais atualizações contínuas e visibilidade clara do status das tarefas são essenciais para manter o ritmo. A seguir estão alguns dos principais detalhes do projeto que podem ser visualizados na visualização em quadro do Microsoft Project e em seus cartões kanban.

• Título da tarefa: Um rótulo claro que descreve a atividade.
• Recurso atribuído: O membro da equipe responsável pela tarefa.
• Status: O estágio atual da tarefa dentro do fluxo de trabalho.
• Data de vencimento: O prazo final para a conclusão da tarefa.
• Notas ou detalhes: Contexto adicional, instruções ou links.

3. Criar cronogramas de projeto com a visualização de gráfico de Gantt

A visualização de linha do tempo no Microsoft Project, geralmente representada como um gráfico de Gantt, é a principal ferramenta para programar tarefas ao longo da duração do projeto. Ao posicionar as atividades em uma linha do tempo, os usuários conseguem ver como o trabalho está distribuído, acompanhar tarefas sobrepostas e garantir que os prazos sejam realistas. Essa visualização fornece um roteiro claro do que precisa ser realizado e quando.

Ela também destaca as tarefas do caminho crítico, ajudando as equipes a priorizar o trabalho que impacta diretamente a conclusão do projeto. A visualização de linha do tempo é ideal para planejar, acompanhar e comunicar cronogramas aos stakeholders. A seguir estão alguns de seus principais recursos.

• Dependências de tarefas: Definem as relações entre tarefas para garantir o sequenciamento adequado.
• Caminho crítico: O caminho crítico de um projeto identifica as tarefas que determinam a duração total do projeto.
• Marcos: Destacam conquistas ou prazos importantes no cronograma.
• Múltiplas barras: Exibem linhas do tempo paralelas para diferentes frentes de trabalho.
• Destaque do caminho da tarefa: Permite visualizar como uma tarefa impacta outras dentro do cronograma.

4. Visualizar sequências de tarefas com a visualização de diagrama de rede

A visualização de diagrama de rede no Microsoft Project mostra as tarefas e seus relacionamentos em um formato semelhante a um fluxograma, facilitando a compreensão de como as atividades do projeto se conectam. Cada tarefa é exibida como um nó, com setas indicando as dependências, permitindo que os usuários acompanhem a ordem lógica do trabalho. Essa visualização é especialmente útil para projetos complexos, nos quais vários caminhos e sequências se sobrepõem.

Ao visualizar o fluxo de trabalho, os gerentes de projeto conseguem identificar gargalos, ajustar prioridades e garantir que a ordem das tarefas esteja alinhada aos objetivos gerais do projeto. A seguir estão alguns dos principais detalhes do projeto que podem ser visualizados na visualização de diagrama de rede do Microsoft Project.

• Nós de tarefas: Exibem cada atividade como um bloco no diagrama.
• Setas de dependência: Mostram as dependências e a ordem entre as tarefas.
• Visualização do caminho crítico: Destaca a sequência de tarefas que define a duração do projeto.
• Exibição de folga: Indica tarefas que possuem flexibilidade nas datas de início ou término.
• Layout em fluxograma: Fornece uma visão gráfica do sequenciamento das tarefas para maior clareza.

5. Revisar cronogramas de projeto com a visualização de calendário

A visualização de calendário no Microsoft Project exibe as tarefas em um calendário mensal ou semanal, oferecendo um formato familiar para acompanhar os cronogramas do projeto. Essa visualização é especialmente valiosa ao gerenciar vários projetos ou programas, pois permite ver cronogramas e prazos sobrepostos rapidamente.

Ao apresentar as atividades em um layout orientado por datas, os gerentes de projeto conseguem identificar possíveis conflitos com rapidez, alocar recursos de forma mais eficiente e garantir que os principais marcos estejam visíveis. A visualização de calendário ajuda as equipes a coordenar cargas de trabalho e manter o alinhamento em portfólios maiores de projetos.

6. Compartilhar arquivos do Microsoft Project

Aprender como usar o Microsoft Project é um projeto por si só. Trata-se de um programa grande e, como manobrar um navio-tanque, exige paciência e tempo. Com o investimento adequado, você terá uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos para apoiar o controle dos seus projetos. No entanto, quando se trata de compartilhar arquivos com a equipe, é comum surgir frustração, já que muitas vezes não há uma solução simples além de comprar mais licenças do MS Project. Isso acontece porque os arquivos do Microsoft Project (arquivos MPP) praticamente não podem ser editados em outros softwares além das duas versões desktop do Microsoft Project — Project Standard 2024 e Project Professional 2024 — que, como mencionado anteriormente, são bastante caras.

Existem, é claro, alternativas para quem não possui uma licença do Microsoft Project, mas ainda precisa trabalhar com arquivos MPP e compartilhá-los. A mais comum é a ampla oferta de visualizadores do MS Project disponíveis online. Eles permitem visualizar os arquivos, mas a maioria não oferece a possibilidade de editá-los. Se você procura um software de gerenciamento de projetos com visualizações robustas como as do Microsoft Project e que permita abrir, editar e exportar arquivos MPP, experimente o ProjectManager.

Abrir, editar e exportar arquivos do Microsoft Project com o ProjectManager

ProjectManager é a exceção, pois nossa ferramenta online de gerenciamento de projetos permite importar arquivos MPP e oferece todos os recursos necessários para editá-los, disponibilizando ainda mais opções do que o Microsoft Project. Isso nos torna uma excelente alternativa ao Microsoft Project, ou pelo menos um software para ser usado em conjunto com o MS Project.

O MS Project não é fácil de compartilhar online. Seus arquivos são grandes e pouco práticos. Já com a integração do ProjectManager com o Microsoft Project, esse processo se torna simples. O ProjectManager oferece diversos recursos que não apenas permitem visualizar e compartilhar arquivos MPP, mas também oferecem o chamado roundtripping, que mantém as alterações e a formatação de um programa para o outro.

Em termos de funcionalidades, oferecemos gráficos de Gantt premiados que funcionam de forma semelhante ao MS Project, além de um dashboard em tempo real que fornece uma visão precisa e atualizada do progresso do projeto. Também há recursos de apontamento de horas e gestão de carga de trabalho para ajudar a acompanhar o tempo diretamente no projeto. Além disso, disponibilizamos ferramentas de gerenciamento de projetos online que estimulam a colaboração com a equipe.

Se você precisa apenas de acesso a arquivos MPP, vale a pena conhecer o ProjectManager. Como mencionado acima, ele vai além de um simples visualizador do MS Project online, permitindo trabalhar nos arquivos e salvá-los sem perder nenhuma alteração.

Como importar seu plano do Microsoft Project para o ProjectManager

Agora que você já entende o básico, é hora de ver como o ProjectManager funciona de forma integrada com o MS Project e como, como ferramenta independente, somos uma solução completa para todas as suas necessidades de gerenciamento de projetos. A seguir, um tutorial rápido para importar seu arquivo MPP para o nosso software.

Cadastre-se para um teste gratuito e siga as etapas para levar seus arquivos do Microsoft Project para uma ferramenta online e colaborativa.

Inicie o processo

Comece selecionando a visualização de projeto em gráfico de Gantt. Nela, você verá um botão de importação que se parece com uma caixa com uma seta atravessando-a. Basta clicar nele.

Qual arquivo você deseja importar?

Viu a janela pop-up? Ela solicita que você indique qual arquivo deseja importar. Selecione-o e, em seguida, clique em Avançar.

Escolha as opções do arquivo

Na nova janela pop-up, localize as opções de importação, como importar o arquivo MPP para um novo projeto ou para um projeto existente. Em seguida, decida se deseja manter ou substituir os dados.

Você quer tudo ou apenas a lista de tarefas?

Depois, escolha se deseja importar todos os dados ou apenas as tarefas. Após fazer a seleção, clique em Avançar.

Comece a trabalhar!

Inicie o compartilhamento e a edição do seu arquivo MPP. Você perceberá que mantemos suas personalizações e, ao exportar o arquivo, todas as alterações serão levadas de volta para o MS Project.

Independentemente de você usar ou não o Microsoft Project, o ProjectManager é uma excelente alternativa a esse programa pesado, especialmente se você precisa do Microsoft Project para Mac. Somos mais leves e online, o que facilita o compartilhamento. O ProjectManager também é uma ótima alternativa ao MS Project, oferecendo praticamente os mesmos recursos, porém de forma mais intuitiva, compartilhável e sem os custos excessivos e a curva de aprendizado elevada. Veja por conta própria fazendo este teste gratuito de 30 dias.

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Tools that are embedded in construction project management software, such as Gantt charts and resource management, are key features to control the phases of a construction project. But they just facilitate the process. The construction schedule is the backbone of any successful project management for construction.

What Is Construction Scheduling?

Construction scheduling is the process of identifying all construction activities in a project, estimating the time that they will take and then sequencing and coordinating their execution in a project timeframe, known as a construction schedule, which is usually presented in the form of a Gantt chart diagram or project calendar to successfully deliver a construction project.

However, the construction scheduling process doesn’t end there. Once a construction schedule has been created and the construction phase starts, the project manager needs to constantly monitor the construction schedule and adjust it as needed to respond to a variety of construction delay events that may occur, such as adverse weather conditions, changes requested by the project owner, logistical issues, machinery breakdowns, etc.

All of these issues will cause the schedule to become inaccurate as tasks are delayed against their original estimated start and end dates, so the project manager will need to adjust the schedule or take actions such as reallocating resources to speed up work.

Creating a construction schedule requires thorough planning and the right tools. ProjectManager is construction project management software that offers multiple project planning tools such as Gantt charts, kanban boards and project calendars so you can map out your project activities and create accurate construction schedules. ProjectManager also offers real-time dashboards, workload charts and timesheets so you can keep track of time and costs. Get started for free today.

Yes, construction scheduling is time-consuming. You want to take all the steps, avoid shortcuts and work toward creating the most accurate schedule you can. The more time you put into the construction schedule, the fewer issues you’ll have when you execute the project plan, which is key to good construction project management.

What Is a Construction Schedule?

A construction schedule is a visual timeline that establishes when every task and event in a construction project will occur. It’s a fundamental part of the project planning phase, as it also defines the teams responsible for executing the work and when resources such as materials, machinery and equipment will be needed.

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Beyond simply sequencing activities, a thorough construction schedule also identifies task dependencies, highlights critical deliverables and milestones and provides a baseline to track progress, manage delays and coordinate subcontractors, suppliers and inspections throughout the lifecycle of a construction project.

Why Is Construction Scheduling Important?

Far from being a standalone planning artifact, a construction schedule shapes how nearly every other project function operates. The construction scheduling process determines when money is spent, materials are ordered, crews are mobilized and work is coordinated on site. By setting the project’s time framework, the schedule influences financial control, operational efficiency and decision-making throughout the entire construction lifecycle.

Here’s a quick overview of how a construction schedule—and therefore the construction scheduling process—impacts other key areas of construction project management.

• Project budgeting: A construction schedule shows when each project task happens, making it easier to estimate labor, materials and equipment costs, as well as how much money will be spent and when. This helps teams create a realistic construction budget, plan cash flow, prepare for high-cost periods and avoid running out of money mid-project.
• Procurement management: Construction scheduling defines when materials, equipment and subcontractor services are required, enabling timely purchasing and deliveries. This reduces storage needs, minimizes idle inventory and lowers the risk of work stoppages caused by late or misaligned procurement decisions.
• Site management: A clear construction schedule coordinates daily site operations by sequencing trades, inspections and work zones. This structure reduces congestion, improves safety, limits trade stacking and helps supervisors manage site activities with greater predictability and control.
• Cost tracking: When costs are tied to scheduled activities, teams can compare planned costs to actual costs in real time as the job progresses. This makes it easier to spot overruns early and take action before they grow into financial issues that could cause the project to fail.
• Resource allocation: A construction schedule guides how labor, equipment and materials are assigned to the work. When delays or issues occur, the schedule is adjusted and resources are shifted to recover time, such as adding crews, extending hours or overlapping activities through techniques like crashing or fast tracking.

What Should Be Included In a Construction Schedule?

Construction schedules are made up of various parts. The next time you’re putting one together, consider including the following sections.

• Project tasks: A detailed list of all tasks and activities included in each project phase.
• Project milestones: Key deadlines or noteworthy points in the project that mark the completion of major deliverables.
• Task dependencies: Logical relationships between activities that establish the order in which work must occur. There are four primary dependency types—finish-to-start, start-to-start, finish-to-finish and start-to-finish—each controlling when tasks can begin or end.
• Project resources: The labor, materials and equipment required to execute scheduled activities, including crew assignments, machinery usage and material availability, all aligned with the timing and sequencing defined in the construction schedule.
• Key deliverables: Clearly defined, measurable outputs produced at specific points in the schedule, such as completed structures, approved design documents, inspection sign-offs, compliance records and formal project closeout documentation.
• Work packages: Structured groupings of related tasks within the construction schedule that define a discrete scope of work, responsibilities and timeframes, making complex projects easier to plan, assign and track.
• Project timeline: The overall time framework of the construction project, showing phases, major activities and target completion dates, and serving as a reference for sequencing, coordination and progress monitoring.
• Critical path: The longest sequence of dependent activities that determines the shortest possible project duration. Any delay to critical path activities directly delays overall project completion, as these tasks have no available float or slack.
• Float or slack time: The amount of scheduling flexibility available for non-critical activities before delays begin to affect the project’s final completion date.
• Schedule baseline: The approved version of the construction schedule used as a reference point for measuring progress, analyzing delays and evaluating the impact of changes.

Since each construction project is unique, the specific parts of a construction schedule may change based on company and stakeholder needs.

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Construction Schedule vs. Schedule of Works

A construction schedule and a schedule of works share things in common, but they’re different project documents. A schedule of works is a contract, a construction project schedule is not. The schedule of works lists the work that must be completed on a construction project, but a construction schedule is far more than just a list of work.

A schedule of works doesn’t have the detail and scope of a construction schedule, which includes the duration and deadline for the work, resources needed to execute those tasks and associated costs. Construction schedules also have milestones, identify dependent tasks and more.

How to Create a Construction Schedule

Now that we’ve addressed the importance of a construction schedule and its components, let’s go through a detailed list of steps we’ve prepared so you can create a construction schedule.

1. Define the Project Scope of Work

Before any dates or durations are assigned, the construction project’s scope of work must be clearly defined. This step establishes what is included in the project and what is not, creating boundaries for the schedule.

The most common tool used is a work breakdown structure, which systematically decomposes the overall project into major deliverables and smaller work packages, providing a structured foundation from which scheduling activities can later be developed.

2. Sequence Construction Tasks

With the full set of project tasks identified, attention shifts to organizing them in a logical order based on their dependencies. Construction schedules are rarely linear, meaning they aren’t just a task list where you complete one task and then move to the next; instead, they are made up of multiple task sequences progressing at the same time.

Some sequences are tightly linked and must align at specific points, while others operate independently. Sequencing tasks reveals how parallel workstreams interact, helping teams understand workflow, coordination requirements and potential scheduling conflicts. For this step, project network diagrams such as a critical path diagram or a PERT chart are commonly used, even though Gantt charts are the usual tool to represent the construction schedule.

For example, on a commercial project, concrete curing must finish before steel erection begins, forming one clear sequence. Meanwhile, off-site fabrication of façade panels can proceed independently. Inside the structure, mechanical and electrical rough-ins often run in parallel, only converging later when inspections are required before finishes can start.

3. Estimate the Duration of Tasks

Few decisions influence a construction schedule more than how long each task is expected to take. Task durations directly determine the overall project timeline and drive the identification of the critical path.

From there, they shape available float, define realistic start and finish dates and influence how delays ripple across the schedule. Inaccurate duration estimates can distort sequencing logic, mask risk and undermine every downstream scheduling decision.

• Critical Path Method (CPM): CPM estimates task durations using deterministic, single-point values based on expected productivity and known constraints. Each activity is assigned a fixed duration, allowing planners to calculate early and late dates, identify the critical path and determine available float. This approach works best when task durations are relatively predictable and supported by reliable planning assumptions.
• Program Evaluation and Review Technique (PERT): PERT approaches duration estimation probabilistically by using three values: optimistic, most likely and pessimistic durations. These are combined into a weighted average to reflect uncertainty. This technique is especially useful when tasks involve higher risk or variability, helping project teams account for uncertainty rather than relying on a single fixed estimate.
• Expert Judgment: This technique relies on the experience and practical knowledge of project managers, superintendents or trade specialists to estimate task durations. Rather than formulas, it draws on firsthand understanding of similar construction work, crew productivity and site conditions. Expert judgment is often used when data is limited or when conditions are too specific for standardized estimating methods.
• Historical Data and Analogous Estimating: Historical estimating uses data from past construction projects with similar scope and conditions to predict task durations. By analyzing actual performance from previous jobs, planners can develop realistic estimates grounded in evidence. This method improves accuracy over time and is especially effective for repetitive work or standardized construction activities.

4. Identify the Critical Path of the Project

Traditionally, the critical path was identified by building a CPM network diagram and manually calculating early start, early finish, late start and late finish dates for each activity using the critical path method algorithm, a series of math calculations. This process could be performed by hand or in Excel, making critical path analysis accessible without specialized software for construction scheduling decisions.

Modern project management software has automated critical path identification by recalculating logic, durations and dependencies in real time as schedules change. Instead of manual calculations, the critical path updates dynamically when tasks shift or delays occur.

ProjectManager’s Gantt chart helps teams build flexible construction schedules while automatically highlighting the critical path, allowing managers to quickly assess impacts and make informed construction scheduling decisions as projects advance.

5. Identify Project Milestones

Project milestones help simplify a construction schedule by highlighting key events without exposing every underlying task. Rather than reviewing hundreds of activities, stakeholders can focus on major approvals, phase completions or handoffs that signal meaningful progress.

Construction milestones provide clear reference points for reporting, coordination and decision-making, making complex schedules easier to communicate to owners, executives and non-technical participants while still supporting detailed planning behind the scenes.

6. Establish a Schedule Baseline

Establishing a schedule baseline involves formally approving the initial construction schedule once scope, sequencing and durations have been agreed upon.

This type of construction project baseline captures the original planned start and finish dates, durations and logic relationships at a specific point in time. Later in the project, it serves as a fixed reference for measuring progress, identifying delays and evaluating the impact of changes, allowing teams to distinguish normal execution from schedule drift and support informed corrective action.

7. Visualize the Project Schedule Using a Gantt Chart

Gantt charts are the most widely used construction scheduling tools because they combine detailed planning with clear visual communication. They allow project managers to enter scheduling data such as task names, start and end dates, durations and dependencies while simultaneously displaying that information on a visual project timeline.

This timeline is presented in a way that’s easy for most people to understand. It’s a stacked bar chart laid over a calendar which facilitates the identification of task sequences, dependencies and milestones, turning complex schedule data into an intuitive, easy-to-read project timeline.

While traditional Gantt charts focus on dates and dependencies, ProjectManager’s Gantt chart expands scheduling into a broader project control tool. In addition to task durations and logic, it displays key execution data such as assigned resources, priority levels, WBS hierarchy and percent complete. This added context allows project managers to connect schedule performance with responsibility, progress and structure rather than viewing tasks as isolated timeline entries.

From a construction project tracking perspective, ProjectManager’s Gantt chart enables direct comparisons between planned and actual performance. Estimated start and finish dates can be measured against actual dates, planned durations against real execution time and estimated costs against actual costs at the task level.

Visually, milestones appear as diamond symbols, progress is shown within task bars, dependencies are clearly linked and schedule baselines provide a reference point for identifying slippage.

8. Review and Adjust the Construction Schedule as the Project Advances

Construction scheduling is highly complex and requires permanent monitoring. No construction schedule is written in stone, at least none that will succeed. Things change, and if you’re not monitoring and reviewing throughout the project, those changes will send you off track—or worse.

You’ll need to look over the construction schedule throughout all project phases to make sure your actual progress aligns with your plan. Look at your schedule daily and depending on your time, update frequently. You can use our construction daily report template to keep track of the progress of your construction project.

This is a matter of time management. If you find that a daily update takes you away from other project issues and responsibilities, then maybe you need to set aside time each week to respond to the changes you’ve noted daily and apply them to the schedule. Monitoring and adjusting your construction schedule as on- and off-site issues arise is perhaps the most important aspect of keeping your project on schedule.

Construction Schedule Example

One of the easiest ways to understand the impact of a construction schedule is with an example. Let’s imagine a construction company was contracted to create a new office building.

Below, you can see the construction schedule made on ProjectManager’s Gantt chart. The project is broken down into various phases including design and planning, permits, site preparation, foundation, etc. On the left-hand side is a timeline with the task data that are visually represented on the right-hand side.

Each phase is made up of specific tasks with a planned start and planned finish date for the team to reference as they execute their work. Project milestones are included as well, which mark the end of a piece of work, task sequence or project management phase. In the construction schedule example above, foundation inspection is an example of a milestone.

The “how” and “why” in this example provide context for the project manager to reference throughout the project. If changes need to be made, such as moving the planned finish date for zoning approvals, the project manager can do so directly on the schedule.

Construction Schedule Template

If you’re looking for help in creating a construction schedule, check out our free construction schedule template. When you open this template in ProjectManager, you’ll be able to organize your schedule on powerful construction Gantt charts that link all four dependencies, list deliverables, manage resources, identify milestones and costs and even filter for the critical path.

Construction Scheduling Techniques

Construction scheduling techniques are structured methods used to plan, organize and control the sequence, timing and coordination of construction activities. These techniques provide frameworks for managing dependencies, resources and constraints, helping project teams develop realistic schedules and respond effectively to changes throughout the construction lifecycle.

Because no two construction projects unfold the same way, construction scheduling techniques are often selected based on project size, complexity and the working style of the project team. Some approaches are better suited for early planning, while others become valuable when conditions change. When delays begin to threaten completion dates, techniques such as schedule crashing or fast tracking can be applied to compress timelines, reallocate resources and regain momentum without completely reworking the entire construction schedule.

• Line of Balance (LOB): Line of balance is a construction scheduling technique used to plan and control repetitive tasks and processes. It’s ideal for projects with similar activities repeated in sequence, helping ensure work is executed efficiently and stays on schedule.
• Critical Path Method (CPM): The critical path method is a scheduling technique that identifies the sequence of tasks that determines the shortest possible project duration. It highlights critical activities that directly impact the project finish date if delayed.
• Program Evaluation and Review Technique (PERT): The program evaluation review and technique (PERT) is a scheduling technique that analyzes uncertainty in activity durations to create a more flexible and realistic project schedule. It’s especially useful when task durations are difficult to estimate and supports clearer stakeholder communication.
• Last Planner System (LPS): The last planner system is a collaborative, lean construction scheduling technique that focuses on short-term planning and commitment-based scheduling, where crews plan, promise and execute work in manageable timeframes to improve reliability and workflow.
• Rolling wave planning: Rolling wave planning is a progressive scheduling technique where near-term work is planned in detail while future activities remain at a higher level, allowing flexibility as project information becomes clearer.
• Resource leveling: Resource leveling is a technique used to adjust the schedule to address resource constraints by redistributing work without changing the overall project scope, helping prevent overallocated crews or equipment.
• Fast tracking: Fast tracking is a scheduling approach that shortens project duration by overlapping activities that were originally planned to occur sequentially, increasing speed but also raising coordination and risk considerations.
• Project crashing: Project crashing is a method for accelerating the schedule by adding extra resources to critical activities, typically increasing costs in exchange for reducing the overall project duration.
• Critical Chain Method (CCM): The critical chain method is a construction scheduling technique that builds on the critical path by accounting for resource constraints and uncertainty. It protects the project completion date by using strategic time buffers instead of padding individual activities.
• Schedule risk analysis: Schedule risk analysis is a technique used to evaluate the likelihood and impact of potential schedule delays by applying quantitative methods such as Monte Carlo simulations. It helps teams understand uncertainty, forecast completion probabilities and make informed decisions to protect project timelines.
• Time impact analysis (TIA): Time impact analysis is a delay analysis technique used to assess how specific events affect a project’s critical path and completion date. It inserts a modeled delay into the baseline or updated schedule to measure its time impact, often supporting claims and dispute resolution.

Commonly Used Construction Scheduling Tools

Construction scheduling tools are instruments and visual aids used to create, analyze, communicate and control construction schedules. They support the application of scheduling techniques by translating activities, durations, dependencies and progress data into structured formats that enable planning, monitoring and decision-making throughout a construction project.

Different construction scheduling tools serve distinct purposes depending on the stage of the scheduling process. Some tools are most effective during early planning, helping teams structure activities, define sequences and establish timelines. Others are better suited for execution and control, allowing project managers to track progress, compare planned versus actual performance and identify deviations. When delays or changes arise, certain tools support corrective actions by analyzing impacts, testing alternatives and guiding schedule adjustments.

• Project Network Diagrams: A project network diagram visually represents the sequence of project tasks, highlighting both task dependencies and the overall workflow. Project network diagrams are used in a variety of construction scheduling techniques, including the critical path method (CPM), program evaluation and review technique (PERT), precedence diagramming method, arrow diagramming method, among others.
• Gantt Charts: A mainstay in project management, Gantt charts are the quintessential construction scheduling tool that showcases a task’s start and end dates, duration and dependencies. They provide a clear and chronological overview to ensure projects are completed within the expected budget and timeframe.
• Milestone Charts: Milestone charts are another visual construction scheduling tool to highlight key events and project achievements. Significant milestones are displayed on a timeline with a focus on essential deliverables, deadlines and critical achievements. With this tool, the focus is on tracking overall progress instead of task durations.
• Critical path diagrams: A critical path diagram visually maps the longest sequence of dependent activities that determine the minimum project duration. This tool helps project teams identify tasks with zero float, understand schedule sensitivity and prioritize activities that directly impact the construction completion date.
• PERT charts: A PERT chart is a scheduling tool used to analyze task sequences and estimate project duration when activity timeframes are uncertain. By incorporating optimistic, pessimistic and most likely durations, it supports more flexible planning and informed decision-making.
• Lookahead schedules: Lookahead schedules focus on short-term planning, typically covering the next few weeks of work. They help construction teams identify upcoming constraints, coordinate trades and ensure tasks are ready for execution before they enter the active schedule.
• S-curve charts: S-curve charts plot cumulative progress, cost or labor against time, providing a visual comparison between planned and actual performance. They are commonly used to monitor trends, identify deviations early and communicate schedule status to stakeholders.
• Time tracking tools: Time tracking tools such as digital timesheets, mobile crew time apps, badge or kiosk clock-in systems and integrated field reporting tools capture actual labor hours spent on scheduled activities. This data allows teams to compare planned versus real performance, supporting accurate progress reporting, productivity analysis and schedule forecasting throughout the construction project.

More Construction Project Management Templates

The construction schedule template is one of the dozens of free construction templates for Excel and Word that you can download on our site. We have free templates for every phase of your project and many industries as well. Here are a few for construction.

Construction Daily Report Template

At the end of every day, construction workers have to document what work was performed, whether it was done or delayed, weather conditions on site and much more. Our free construction daily report for Excel outlines everything you need to cover so you can fill in the blanks.

Construction Estimate Template

Being able to forecast an accurate estimate for construction costs is key to managing the project. Our free construction estimate template for Excel helps you figure out the direct indirect, labor and material costs of your project.

Bill of Quantities Template

A bill of quantities lists all the materials and labor required for a construction project. If you’re managing a larger construction project, you’ll need our free bill of quantities template for Excel. It’s a crucial document for the bidding process as well as helping make a more accurate estimate of the project’s costs.

How to Create a Construction Schedule With ProjectManager

We’ve been hinting about how ProjectManager and construction scheduling go hand in glove, so let’s take a moment to go into greater detail about the many features available in our software that can assist you when scheduling your construction project.

Gantt Charts for Plans and Schedules

Beyond templates to get you started, we have an online Gantt chart that helps you plan your construction schedule. You can import your task list and it instantly populates the timeline. Then add the duration of each task and a bar chart marks the start to end dates. If any tasks are dependent, they can be easily linked. You can also set milestones across the timeline.

You can then assign directly from the construction Gantt chart. Any relevant schematics or notes can be added directly to the task where team members can collaborate. They can add as many construction documents as they want with our unlimited file storage and comment on any issues with other team members by simply tagging them.

When a change in your construction schedule occurs, adjusting the Gantt chart is simple. Just drag and drop the start and end dates. There are automated notifications, so team members are alerted of any changes to keep everyone on the same page.

Resource and Team Management

When it comes to tracking time and money throughout your construction project, we have you covered with resource management software. Managing your resources can be complicated in a construction project, but our online software gives you real-time data to better meet that goal.

You can categorize teams, supplies, equipment, etc., adding hourly rates that’ll reflect across our software. When those hours are logged, the actual cost is automatically compared to the planned cost. This gives you the tools to manage construction costs.

Teams can be managed, too. Our software details working days, holidays and planned hours over the course of the project, whether they’re on-site or even in different time zones. You can block out vacations and holidays, keeping your project schedule on track. With our workload feature, you can easily see who’s assigned to what. The workload is color-coded, so you can catch any imbalances quickly and reassign from the workload page. Filter by project, team or both and get the data you want. These features are essential for creating and managing your construction schedule.

Timesheets are designed to automatically update when employees finish their assigned tasks. You can track their logged hours on our real-time dashboard, which also monitors task progress and more.

That’s not all; there’s in-depth reporting on project workload, availability, timesheets and more. Reports can be filtered to show just what you need to know or offer a more broad overview when presenting to clients and other stakeholders. ProjectManager keeps your construction schedule on track.

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ProjectManager is online project management software with the tools you need for construction scheduling. Our features make planning, monitoring and reporting on your project more efficient and effective. Being online means our software is accessible everywhere and at any time. Plus, the data you get is more accurate because it’s updated immediately. Try ProjectManager for free with this 30-day trial offer.

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Ne sous-estimez pas l’impact des outils et des techniques de gestion de projet pour rendre la planification et la gestion des projets plus simples et plus efficaces. Ils peuvent être appliqués à tout type de projet, quel que soit le secteur ou le domaine. Lorsqu’ils sont utilisés conjointement avec un logiciel de gestion de projet, ils permettent de gagner du temps et de réduire les coûts.

Quelle est la différence entre les techniques et les outils de gestion de projet ?

Bien que les outils et les techniques puissent sembler similaires et qu’ils constituent tous deux des éléments essentiels d’une gestion de projet réussie, il est important de comprendre la différence entre les deux. Les outils de gestion de projet sont des ressources concrètes, telles que des logiciels, qui aident à gérer et à exécuter différents aspects d’un projet. Parmi les autres exemples d’outils figurent les diagrammes de Gantt, les tableaux kanban, les calendriers de projet, les listes de tâches ou les modèles de gestion de projet. Les outils représentent le « comment » de la gestion de projet pour atteindre des objectifs tels que l’amélioration de la communication, le suivi des performances ou la facilitation de la planification.

Les techniques de gestion de projet, en revanche, correspondent au « quoi » et relèvent d’un niveau plus stratégique. Il s’agit de méthodologies et de processus qui aident à planifier, exécuter et superviser un projet. Parmi les exemples de techniques de gestion de projet figurent la méthodologie agile, la gestion de projet lean, la méthode en cascade, Scrum ou la méthode du chemin critique (CPM).

22 techniques et outils de gestion de projet

Nous avons rassemblé 22 des meilleurs outils et techniques de gestion de projet que tout chef de projet devrait connaître afin de maîtriser ses projets et de les mener à bien. Commençons par passer en revue les outils de gestion de projet, puis examinons les techniques de gestion de projet dans lesquelles ils peuvent être utilisés.

1. Diagrammes de Gantt

Les diagrammes de Gantt comptent parmi les outils de gestion de projet les plus importants en raison de leur grande polyvalence. Ils peuvent être utilisés à toutes les phases d’un projet pour faciliter la planification, l’ordonnancement et le suivi des projets.

Les diagrammes de Gantt facilitent la création d’une ligne de temps de projet. Si vous utilisez le diagramme de Gantt en ligne de ProjectManager, il suffit d’ajouter des tâches et des dates d’échéance pour créer automatiquement des plans de projet interactifs. Vous pouvez ensuite ajuster les calendriers selon les besoins et lier les tâches dépendantes par simple glisser-déposer sur la ligne de temps. Les diagrammes de Gantt peuvent également servir à créer des feuilles de route pour suivre l’exécution de plusieurs projets au sein d’un programme ou d’un portefeuille de projets.

Les dépendances entre les tâches peuvent être liées dans ProjectManager afin d’éviter les goulets d’étranglement ou les temps d’arrêt. Les chefs de projet peuvent automatiser les notifications concernant les échéances à venir pour maintenir le projet sur la bonne voie. Lorsque l’équipe met à jour son avancement, les informations de gestion des tâches et de gestion des ressources sont instantanément répercutées dans l’ensemble de ProjectManager, ce qui garantit que tout le monde dispose des mêmes informations. Commencez dès aujourd’hui gratuitement.

2. Structure de découpage du projet (SDP)

Les projets, qu’ils soient de grande ou de petite envergure, peuvent sembler accablants au premier abord tant il y a de travail à accomplir. Se lancer sans préparation revient souvent à voir les projets dériver en termes de délais et de coûts. Comme tout chef de projet expérimenté le sait, toute action doit être précédée d’un plan.

Une structure de découpage du projet (SDP) est un moyen d’organiser le travail en éléments plus petits et plus faciles à gérer. Selon le Project Management Body of Knowledge (PMBOK), la SDP est une « décomposition hiérarchique orientée livrables du travail à exécuter par l’équipe ».

La SDP est une représentation graphique de l’ensemble des tâches du projet. En haut figure le produit final, relié par une ligne à un ou plusieurs blocs représentant les tâches principales menant à l’achèvement du projet. Chacun de ces blocs est ensuite relié à des tâches plus petites situées en dessous.

Les diagrammes de structure de découpage du projet sont des outils de gestion de projet très populaires, généralement utilisés dans des techniques de gestion de projet telles que la méthode du chemin critique (CPM) ou la technique d’évaluation et de revue de programme (PERT).

3. Structure de découpage des coûts (SDC)

Une structure de découpage des coûts (SDC) est un cadre hiérarchique qui catégorise et organise les coûts associés à un projet. Elle décompose le coût global du projet en éléments plus faciles à gérer, tels que la main-d’œuvre, les équipements et les frais généraux.

Cet outil de structuration des coûts facilite la budgétisation, le suivi des coûts et l’analyse financière en offrant une vision claire de l’affectation des dépenses.

4. Structure de découpage des ressources (SDR)

La structure de découpage des ressources est un autre cadre hiérarchique qui permet de catégoriser et d’organiser les ressources du projet afin de garantir que les bonnes ressources sont utilisées correctement tout au long du projet. Cet outil de gestion de projet analyse différents éléments tels que le personnel, les matériaux, les équipements et les installations pour aider à identifier, suivre et gérer les ressources. La clarté qu’apporte une structure de découpage des ressources au processus de planification des ressources en fait un outil particulièrement utile pour les bureaux de gestion de projet, qui doivent répartir les ressources sur plusieurs projets.

Cette technique offre une vue synthétique des ressources nécessaires, favorisant une meilleure planification, allocation et optimisation.

5. Diagrammes de réseau de projet

Les diagrammes de réseau de projet sont des représentations graphiques d’un projet. Ils se présentent sous la forme d’une série de flèches reliant des blocs et illustrent la manière dont les activités interagissent au sein d’un projet. Les blocs, appelés nœuds, représentent les activités du projet, tandis que les flèches indiquent les relations entre celles-ci.

Les diagrammes de réseau constituent une technique de gestion de projet efficace, car ils comportent un point de départ et un point d’arrivée, à l’image d’un projet. Il n’existe pas une seule manière de représenter un diagramme de réseau, mais les méthodes les plus courantes sont la méthode des antériorités (PDM) et la méthode des flèches (ADM).

Dans le cadre des techniques de gestion de projet, l’objectif du diagramme de réseau est d’aider les chefs de projet à suivre chaque composant du projet. Il facilite également le partage d’informations et la communication au sein de l’équipe projet. Les diagrammes de réseau sont utilisés dans diverses techniques de gestion de projet nécessitant une représentation graphique des séquences de tâches, telles que PERT ou la méthode du chemin critique. En raison de leur simplicité, ils sont également considérés comme un outil utile de gestion de programme, car ils permettent aux responsables de programme de visualiser facilement les échéanciers estimés de plusieurs projets côte à côte.

6. Tableaux kanban

Les tableaux kanban sont un outil visuel de gestion des tâches composé d’un tableau et de cartes mobiles représentant des activités. Les chefs de projet et les membres de l’équipe les utilisent pour collaborer tout au long du projet. Les tableaux kanban permettent de visualiser les flux de travail, d’assigner des tâches et de rendre compte de leur avancement. Ils peuvent être utilisés pour la gestion des flux de travail par de nombreuses équipes, du marketing au développement logiciel agile. Ils font également partie de techniques telles que le lean manufacturing.

Les logiciels de gestion de projet portent le kanban à un niveau supérieur. ProjectManager propose une vue tableau synchronisée avec toutes les autres vues du projet, permettant aux équipes de travailler selon leurs préférences. Toutes les mises à jour sont reflétées dans l’ensemble de l’outil et les équipes apprécient la gestion du backlog et la planification des sprints. Les responsables bénéficient de la transparence nécessaire pour identifier les blocages potentiels et réaffecter rapidement les ressources afin de maintenir la production sur la bonne voie.

Le tableau de projet aide les membres de l’équipe à visualiser ce qu’ils doivent accomplir aujourd’hui, en replaçant leurs tâches dans le contexte global du projet. Cela limite le travail en cours (WIP) et équilibre le flux de travail afin d’éviter la surcharge de l’équipe. Comme les cartes peuvent être priorisées, le flux de travail s’en trouve amélioré. Une fois une tâche terminée, la carte passe dans la colonne suivante et le membre de l’équipe commence la carte située en haut de sa colonne à faire.

7. Registre des risques

Un autre élément important dans la discussion sur les outils et les techniques de gestion de projet est le registre des risques. Cet outil permet de documenter et de suivre les risques potentiels tout au long d’un projet, en détaillant leur probabilité, leur impact potentiel et les stratégies d’atténuation afin de limiter les perturbations.

Un registre des risques comprend généralement des informations telles que la description des risques, les responsables des risques, une évaluation de leur gravité et les plans d’action associés. Cet outil simple mais puissant permet aux équipes projet de surveiller les risques et de réduire leur impact sur le projet.

8. Matrice des risques

Une matrice des risques est un autre outil clé de gestion de projet que tout chef de projet devrait connaître. Il s’agit d’un outil simple qui permet d’évaluer la probabilité et la gravité des risques potentiels d’un projet. En évaluant les risques de cette manière, il est possible de mesurer leur impact sur le projet. Cela permet aux chefs de projet de hiérarchiser les risques et de déterminer la réponse appropriée s’ils se concrétisent. Pour ces raisons, il est recommandé d’utiliser une matrice des risques, un registre des risques ou d’autres outils de gestion des risques lors de la planification des projets, quelles que soient les techniques de gestion de projet retenues.

Il existe de nombreux types de risques dont les chefs de projet doivent tenir compte. Les risques courants incluent les risques stratégiques, opérationnels, financiers, techniques et externes. Il est important de rappeler que tous les risques ne sont pas négatifs : certains peuvent être exploités et avoir un impact positif sur le projet.

9. Feuilles de temps

Les équipes doivent être rémunérées et les feuilles de temps sont un outil qui permet d’y parvenir. Comme dans tout emploi, les feuilles de temps servent à suivre le nombre d’heures travaillées sur une période donnée, généralement hebdomadaire ou bimensuelle.

En gestion de projet, les feuilles de temps ne servent pas uniquement à faciliter la paie. Elles sont utilisées comme mécanisme de contrôle du projet pour enregistrer le temps passé par chaque membre de l’équipe sur ses tâches spécifiques, mais aussi, le cas échéant, sur un projet ou pour un client particulier.

Les feuilles de temps peuvent être utilisées de différentes manières, sur papier, dans des feuilles de calcul ou à l’aide de logiciels. Les feuilles de temps en ligne peuvent même se mettre à jour en temps réel. Quelle que soit la méthode utilisée, elles sont essentielles pour assurer le paiement, respecter les échéances et maîtriser le budget.

10. Tableaux de bord de projet

Tout comme le tableau de bord d’un véhicule indique la vitesse, le niveau de carburant et le kilométrage, les tableaux de bord de projet permettent de suivre les indicateurs clés d’un projet. Il s’agit d’une vue unique qui offre un aperçu immédiat de l’avancement et des performances du projet.

C’est un outil essentiel pour obtenir des données de haut niveau sur un projet ou réaliser un audit de gestion de projet. Il s’agit d’un outil visuel qui transforme des données complexes en graphiques et tableaux faciles à lire, rendant l’information plus accessible.

Les indicateurs affichés sur un tableau de bord peuvent concerner les coûts, les tâches ou l’état global du projet. Les tableaux de bord peuvent également présenter la charge de travail et d’autres indicateurs liés à la gestion des ressources. Ils constituent un élément indispensable de tout logiciel de gestion de projet.

11. Registre des modifications

Un registre des modifications, comme son nom l’indique, est un registre rigoureux qui suit l’ensemble des changements demandés et mis en œuvre tout au long du projet. En général, cet outil de projet inclut des informations telles que la raison du changement, le demandeur, la date de la demande, l’impact sur le projet et le statut global du changement.

Ce registre formel des changements permet d’éviter le glissement de périmètre, de renforcer la communication avec les parties prenantes et d’aider les équipes à comprendre l’impact des changements sur la portée, le calendrier et le budget.

12. Rapports de projet

Les rapports de projet sont des documents qui présentent soit une vue d’ensemble, soit des informations détaillées sur un projet. Il existe de nombreux types de rapports de projet, chacun répondant à un objectif différent, mais tous fournissent au chef de projet des données sur l’avancement et les performances du projet.

Un autre aspect du reporting de projet en tant que technique de gestion de projet est son rôle de communication. Comme indiqué, il transmet des informations clés au chef de projet, mais il lui permet également de tenir les parties prenantes informées, toutes directement intéressées par la réussite du projet.

Parmi les rapports de projet les plus courants figure le rapport d’état, généralement hebdomadaire ou mensuel. On trouve également des rapports d’avancement et des rapports de charge de travail, essentiels à la gestion des ressources. Certains rapports portent aussi sur les risques, l’analyse coûts-avantages et les écarts du projet.

13. Diagramme RACI

Le RACI est une technique de gestion de projet qui signifie responsable, redevable, consulté et informé. Un diagramme RACI permet de clarifier les rôles et responsabilités au sein d’un projet ou d’un processus. Le rôle « responsable » correspond à la personne ou à l’équipe chargée d’exécuter la tâche ou le livrable. Le rôle « redevable » désigne la personne ultimement responsable, qui prend les décisions finales. Le rôle « consulté » regroupe les personnes qui apportent leur expertise, tandis que le rôle « informé » concerne celles qui doivent être tenues au courant de l’avancement et des résultats.

Par exemple, si la tâche consiste à élaborer un plan marketing, l’équipe marketing sera responsable. Le directeur marketing sera redevable, car il approuvera le plan. L’équipe commerciale sera consultée pour apporter sa vision des besoins du marché et la direction devra être informée des mises à jour d’avancement.

14. Journal RAID

L’acronyme RAID signifie risques, hypothèses, problèmes et dépendances. Cet outil de gestion de projet permet de collecter et de suivre les principaux éléments liés à la gestion des risques de projet de manière structurée, afin d’aider le chef de projet à garder le contrôle du projet.

Il identifie les risques, documente les hypothèses, enregistre les problèmes et répertorie les dépendances pour permettre aux équipes de gérer les situations de manière proactive avant qu’elles ne prennent une ampleur critique. Les journaux RAID contribuent également à améliorer la communication avec les parties prenantes et à soutenir la prise de décision.

15. Gestion de projet agile

L’agilité est une approche itérative de la gestion de projet fondée sur des cycles de travail courts. Ces périodes sont appelées des sprints. Les sprints agiles commencent par une phase de planification, généralement réalisée à l’aide de listes de tâches et de tableaux kanban. Le product owner formule les demandes de travail et l’équipe de développement décide des tâches à réaliser durant le sprint.

L’équipe de développement a le dernier mot sur le travail qui sera accompli pendant le sprint, tandis que le product owner définit les critères selon lesquels le travail sera considéré comme terminé et approuvé.

Dans ce cadre, le scrum master est l’expert du cadre Scrum et détermine la durée du sprint. Des artefacts fournissent des informations à l’équipe Scrum, notamment le backlog, les graphiques d’avancement (burndown charts) et les user stories.

16. PERT

PERT est un acronyme qui signifie technique d’évaluation et de revue de programme. Il s’agit d’une technique de gestion de projet utilisée pour estimer les durées. L’ordonnancement est essentiel pour achever un projet dans les délais, tout en respectant le budget établi.

Comment fonctionne PERT ? Cette technique gère les probabilités à l’aide de diagrammes de réseau et de méthodes statistiques simples. PERT décompose les tâches en activités détaillées, en s’appuyant sur la structure de découpage du projet (SDP) évoquée précédemment, puis les intègre dans un diagramme PERT afin d’identifier les activités interdépendantes. À partir de ces données, une représentation du réseau d’activités et de leurs interdépendances est créée.

Sur ce schéma, un nœud représente un événement et les activités sont illustrées par des flèches reliant un événement à un autre selon leur ordre. Cela permet de déterminer, pour chaque activité, le temps au plus tôt (TE), le temps au plus tard (TL) ainsi que la marge disponible.

17. Méthode du chemin critique (CPM)

La méthode du chemin critique (CPM) est un pilier des techniques de gestion de projet. Elle repose sur l’utilisation de diagrammes de réseau, de structures de découpage du projet (SDP) et de diagrammes de Gantt. La CPM consiste à utiliser ces outils pour créer une ligne de temps de projet et identifier le chemin critique, c’est-à-dire la plus longue séquence d’activités du projet. Les activités du chemin critique, appelées tâches critiques, ont la priorité la plus élevée en matière de planification. Vous savez ainsi quelles tâches sont essentielles au projet et lesquelles disposent d’une marge ou peuvent être retardées sans allonger la durée totale du projet. Grâce à ces informations, il est possible de déterminer la durée minimale nécessaire pour achever le projet.

Tous les outils de gestion de projet ne permettent pas de filtrer automatiquement le chemin critique. En revanche, le diagramme de Gantt en ligne de ProjectManager identifie le chemin critique en un clic, ce qui permet de gagner un temps précieux. Une fois le calendrier établi, définissez une référence de base dans la vue Gantt. Cela permet de comparer l’avancement réel à l’effort planifié et de rester sur la bonne trajectoire.

18. Analyse coûts-avantages

Une analyse coûts-avantages consiste à examiner l’investissement requis pour un projet et le retour potentiel associé. Il s’agit d’une technique de gestion de projet précieuse pour déterminer quels projets sont viables et lesquels il vaut mieux écarter.

Le principe est simple : additionner les coûts du projet, puis évaluer sa valeur d’un point de vue organisationnel, qu’il s’agisse de bénéfices ou d’opportunités. Si les bénéfices dépassent les coûts, le projet mérite probablement d’être poursuivi. Dans le cas contraire, refuser le projet peut éviter une perte.

La valeur de cette technique de gestion de projet est évidente pour la prise de décision au niveau organisationnel. Elle permet d’évaluer un projet en termes de retour sur investissement (ROI) et par rapport à la chaîne de valeur de l’organisation. Il s’agit d’une approche fondée sur les données, plutôt que sur l’intuition.

19. Gestion de la valeur acquise

La gestion de la valeur acquise (EVM) est utilisée en gestion de projet pour intégrer le calendrier, les coûts et la portée afin de mesurer la performance du projet. En comparant les valeurs planifiées et réelles, l’EVM permet d’établir des prévisions aidant les chefs de projet à mieux piloter leurs projets. Pour mettre en œuvre l’EVM, ils utilisent des outils tels que la structure de découpage du projet (SDP), les diagrammes de Gantt et les tableaux de bord de projet.

Prédire l’avenir n’est jamais totalement précis, mais selon des études, une fois qu’un projet a dépassé 20 % d’avancement, l’EVM fournit des estimations relativement fiables. Elle est souvent utilisée pour le contrôle des coûts du projet.

Parmi les autres avantages figurent la transformation des incertitudes en facteurs quantifiables ainsi que la comparaison et le benchmarking de l’état actuel du projet par rapport à la référence de base. Elle offre également une meilleure visibilité sur les projets et les portefeuilles.

20. Cartographie des parties prenantes

Les parties prenantes ont un intérêt direct dans le projet, mais elles peuvent également l’influencer. Les chefs de projet doivent donc identifier les parties prenantes du projet et comprendre de quelle manière elles peuvent en affecter le déroulement.

C’est précisément l’objectif de la technique de gestion de projet appelée cartographie des parties prenantes. Il s’agit d’un processus visuel qui présente les parties prenantes du projet et indique au chef de projet comment les gérer, quelles informations communiquer et à quel moment.

Les parties prenantes peuvent être très diverses. Les clients ou utilisateurs d’un produit en font partie, tout comme les secteurs et marchés, les fournisseurs et les investisseurs. Il peut s’agir de clients nouveaux ou existants, de distributeurs ou encore des membres de l’équipe projet, tels que le chef de projet, les développeurs, les équipes de conception ou la direction. De manière générale, elles se répartissent en deux catégories : internes et externes. Les tableaux de bord de projet et les diagrammes de Gantt peuvent ensuite être utilisés pour rendre compte de l’avancement et tenir les parties prenantes informées.

21. Étude de faisabilité

Il existe plusieurs moyens de déterminer si un projet mérite d’être entrepris. L’une de ces techniques de gestion de projet est l’étude de faisabilité. Elle permet d’évaluer si le plan de projet est réaliste et s’il peut conduire à un résultat concluant.

Une étude de faisabilité examine si les ressources nécessaires sont disponibles pour mener à bien le projet et si le retour sur investissement (ROI) le rend pertinent ou financièrement avantageux.

L’étude de faisabilité intervient après la présentation du projet, mais avant le démarrage de toute activité. Elle fait partie de la phase de planification du projet et s’appuie notamment sur une analyse SWOT ou une évaluation des risques du projet. Elle prend en compte des éléments tels que les opportunités de marché, les avantages et les inconvénients, entre autres.

22. Gestion du pipeline de projets

Un pipeline de projets est un système qui permet aux organisations de suivre leurs projets en cours et à venir au sein de leur portefeuille de projets. Cette technique de gestion de projet aide les bureaux de gestion de projet (PMO) lors du processus de sélection et de priorisation des projets opérationnels et stratégiques d’une entreprise. Il est possible de mettre en place un système de gestion du pipeline de projets à l’aide de différents outils de gestion de projet, tels que des feuilles de route de portefeuille, des diagrammes de Gantt, des tableaux de bord, etc.

Autres modèles et outils gratuits de gestion de projet

Les techniques de gestion de projet sont plus efficaces lorsqu’elles sont mises en œuvre à l’aide d’un logiciel de gestion de projet, qui améliore l’efficacité et favorise la collaboration des équipes. Si vous n’êtes pas encore prêt à adopter un logiciel de gestion de projet, ProjectManager propose également des modèles gratuits à télécharger. Il existe des dizaines de modèles applicables à toutes les phases d’un projet. Voici quelques-uns des nombreux modèles gratuits de gestion de projet pour Excel et Word que vous pouvez utiliser.

Modèle de budget de projet

Chaque projet nécessite un financement, mais les coûts doivent être estimés avec précision en amont. Notre modèle gratuit de budget de projet pour Excel vous aide à estimer la main-d’œuvre, les matériaux et les autres coûts afin de poser des bases financières solides pour votre projet.

Modèle de plan de projet

L’ensemble des travaux nécessaires à la réalisation d’un projet peut sembler complexe tant qu’un plan n’est pas établi pour organiser les tâches. L’utilisation de notre modèle gratuit de plan de projet pour Word vous permet de définir la portée du projet et de le décomposer en phases plus petites et plus faciles à gérer.

Modèle de diagramme de Gantt

Les diagrammes de Gantt sont des outils visuels de planification et d’ordonnancement qui ont parfois la réputation d’être difficiles à créer. En téléchargeant notre modèle gratuit de diagramme de Gantt pour Excel, il vous suffit de renseigner vos tâches pour que le graphique en barres se génère automatiquement.

Modèle de plan d’action

Les objectifs d’un projet ne peuvent être atteints sans une stratégie claire. En utilisant notre modèle gratuit de plan d’action pour Excel, vous pouvez définir les étapes nécessaires pour atteindre ces objectifs. Ce modèle gratuit vous aide à organiser vos tâches (actions) et sous-tâches (éléments d’action).

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne qui propose des fonctionnalités renforçant les techniques de gestion de projet et les intègre à un tableau de bord en temps réel pour suivre et communiquer l’avancement. Les diagrammes de Gantt en ligne permettent d’importer des structures de découpage du projet et des feuilles de calcul pour un meilleur contrôle, tandis que les tableaux kanban visualisent les flux de travail et aident les équipes à collaborer plus efficacement. Essayez-le gratuitement grâce à cet essai de 30 jours.

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ProjectManager propose des dizaines de modèles gratuits de gestion de projet que vous pouvez télécharger pour vous aider à gérer chaque phase de votre projet. Voici quelques modèles d’ordonnancement de projet pour vous permettre de démarrer immédiatement.

Mais si vous recherchez un logiciel d’ordonnancement de projet capable de vous faire passer au niveau supérieur en matière de planification, ProjectManager est la solution. Notre logiciel cloud permet de planifier, de suivre et de produire des rapports sur le calendrier de votre projet du début à la fin. Assurez-vous de respecter vos jalons grâce à notre tableau de bord en temps réel qui, contrairement aux modèles ou à d’autres logiciels, ne nécessite aucune configuration. Commencez gratuitement dès aujourd’hui.

Pourquoi utiliser un modèle d’ordonnancement de projet ?

Ce blog présente plusieurs modèles d’ordonnancement différents : que vous ayez besoin de planifier un sprint avec un modèle kanban, un planning de travail hebdomadaire ou un plan en cascade avec un diagramme de Gantt, tout est couvert. Il existe des modèles d’ordonnancement de projet pour aider les responsables de construction à élaborer des calendriers de projet, des calendriers de production pour l’industrie manufacturière et des lignes de temps de projet pour le suivi des jalons. Disposer de différents modèles d’ordonnancement de projet permet de trouver facilement celui qui convient à la situation.

D’autres raisons d’utiliser des modèles d’ordonnancement de projet tiennent au gain de temps, car ils sont déjà prêts et peuvent être personnalisés rapidement. Ils offrent également de la cohérence. Un modèle standardisé garantit que tous les éléments essentiels sont inclus. Disposer d’un cadre clair pour définir les tâches, les échéances et les ressources améliore l’organisation.

Meilleurs modèles d’ordonnancement de projet pour Excel

Microsoft Excel n’est pas naturellement un bon outil d’ordonnancement de projet. Cependant, ces modèles gratuits d’ordonnancement de projet peuvent vous aider à créer un calendrier et à le respecter. Sans eux, il sera difficile de lancer votre projet ; avec eux, vous êtes sur la voie de la réussite. Transformez vos feuilles de calcul grâce à ces modèles d’ordonnancement Excel.

1. Modèle de diagramme de Gantt

Les calendriers de projet sont composés de tâches — beaucoup de tâches. L’étape clé de l’ordonnancement de tout projet consiste à organiser ces tâches. Vous devez estimer leur durée et définir une priorité pour chacune afin que votre équipe sache quoi faire et quand le faire. Une liste de tâches peut amorcer ce processus, mais vous atteindrez rapidement ses limites si vous n’utilisez pas un diagramme de Gantt.

Les diagrammes de Gantt sont des outils visuels qui placent chaque tâche du projet sur une ligne de temps de projet. Vous pouvez voir chaque tâche par rapport aux autres, puisqu’elles sont représentées sous forme de barres. Notre modèle de diagramme de Gantt vous aide à définir les dates de début et de fin, affiche les dépendances entre les tâches et distingue les phases de votre projet par couleur pour les différencier facilement. Il s’agit d’un modèle d’ordonnancement de projet idéal.

Vous pouvez discuter de la construction du diagramme de Gantt avec votre équipe, qui vous aidera à mieux estimer les durées. Ensuite, une fois le calendrier créé sur votre diagramme de Gantt, partagez-le avec vos parties prenantes. Il fournira une carte du projet et les aidera à s’orienter lorsque vous les tiendrez régulièrement informées tout au long de l’exécution.

2. Modèle de structure de découpage du projet

Avant de pouvoir ordonnancer, vous devez savoir ce que vous allez ordonnancer. Une structure de découpage du projet (SDP) est un outil qui recense l’ensemble de vos livrables. Il s’agit d’un diagramme arborescent avec le livrable final au sommet, puis une décomposition de chaque livrable ou tâche qui y conduit. C’est un outil essentiel pour l’ordonnancement de projet.

Notre modèle gratuit de structure de découpage du projet comprend tout ce dont vous avez besoin pour visualiser l’ensemble des étapes nécessaires à l’ordonnancement et à l’achèvement de votre projet. Vous commencez par créer une liste de tâches détaillée, répartie selon les phases du projet. La seconde partie du modèle est le diagramme arborescent, avec le projet au sommet et des livrables de plus en plus détaillés en dessous. Vous savez désormais tout ce que vous devez ajouter à votre calendrier de projet.

3. Modèle de plan de travail

Votre calendrier de projet n’est qu’un ensemble de dates si vous ne le coordonnez pas avec vos ressources. Les ressources regroupent tout ce dont vous avez besoin pour réaliser le travail — y compris les équipements, les matériaux et, surtout, votre équipe. Organiser ces ressources pour qu’elles s’alignent sur votre calendrier et mener le projet à une conclusion réussie dans les délais est précisément l’utilité d’un planning de travail.

Notre modèle de planning de travail vous permet de regrouper l’ensemble des membres de votre équipe ou de votre organisation et d’indiquer leur localisation (s’ils travaillent à distance), leurs horaires de travail et les tâches dont ils sont responsables. L’ensemble est présenté sur une période donnée, généralement une semaine ou un mois.

La flexibilité de ce modèle d’ordonnancement de projet tient à sa capacité à s’adapter à différents rythmes de travail. Il existe l’horaire classique de 9 h à 17 h, du lundi au vendredi. Mais certains projets ou organisations fonctionnent toute la semaine, en continu. Ces horaires peuvent être fixes ou organisés en rotation. Que vos collaborateurs travaillent à temps partiel ou à temps plein, ce modèle de planning de travail vous aidera à rester organisé.

4. Modèle de suivi des tâches

Une fois que vous disposez d’un calendrier de projet et que vos ressources sont organisées, le travail peut réellement commencer. Lors de l’exécution des tâches, il est essentiel de disposer de moyens pour suivre l’avancement et s’assurer que l’avancement réel correspond à l’avancement planifié. Notre modèle de suivi des tâches vous permet de consigner votre travail et de rester conforme au calendrier.

Ce modèle de calendrier de projet est plus qu’une simple liste de tâches, mais moins complet qu’un logiciel de gestion des tâches. Il vous permet toutefois de suivre l’état, la priorité, le temps et les ressources associés à chaque tâche. Il accompagne les tâches tout au long de leur cycle de vie, de prêtes à affectées, annulées ou expirées, puis transférées vers terminées ou échouées.

Si vous recherchez un outil plus dynamique pour suivre vos tâches et respecter votre calendrier, vous pouvez passer à un logiciel de gestion de projet en ligne. Vous bénéficierez de vues globales de l’avancement grâce à un tableau de bord et de données plus détaillées via les différentes fonctionnalités de reporting. Vous disposerez également de fonctions pour gérer vos ressources et modifier facilement votre calendrier lorsque des changements surviennent.

5. Modèle de registre des modifications

L’imprévu survient même dans les projets les mieux planifiés. Votre calendrier de projet est un document évolutif qui doit pouvoir répondre aux demandes de changement des parties prenantes. D’autres variables, telles que la météo, des membres de l’équipe malades ou des problèmes dans la chaîne d’approvisionnement, peuvent également perturber l’avancement. Vous devez disposer d’un registre des changements pour assurer le suivi de ces modifications.

L’utilisation de notre modèle de registre des changements vous aide à identifier et à suivre chaque modification tout au long de son parcours dans le projet. Cela garantit que rien n’est oublié et vous fournit les outils nécessaires pour maîtriser et gérer ces changements. Le registre des changements offre une visibilité sur le processus et vous permet d’attribuer la résolution à un membre de l’équipe, établissant ainsi une responsabilité claire.

Vous pouvez également prioriser les changements, car ils n’ont pas tous le même niveau d’importance. Ensuite, vous suivez chaque changement du début à la fin. Le modèle prévoit des champs pour numéroter le changement, indiquer sa date d’identification initiale, son responsable et son statut actuel. Chaque ligne du tableur correspond à un changement, ce qui vous permet de gérer le processus de manière structurée.

6. Modèle de plan de projet

Le calendrier de projet fait partie intégrante du plan de projet global. Il doit fonctionner en cohérence avec les autres composantes du projet, telles que l’allocation des ressources, les coûts et bien plus encore. Le plan de projet regroupe de nombreux documents directeurs qui orientent également l’ordonnancement, du dossier de justification à la charte de projet.

Le modèle gratuit de plan de projet pour Word vous aide à organiser tous les documents essentiels nécessaires à la planification et à l’ordonnancement d’un projet. Vous pouvez y joindre tous les fichiers pertinents, tels que votre étude de faisabilité, puis définir la portée du projet. Une fois le plan de projet finalisé, vous pouvez arrêter définitivement votre calendrier de projet.

7. Modèle de diagramme PERT

Un diagramme PERT (program evaluation review technique) est une technique d’ordonnancement de projet qui aide les chefs de projet à organiser et à coordonner les tâches. Ce modèle gratuit de diagramme PERT pour Excel offre une représentation visuelle de la ligne de temps du projet.

Le modèle de diagramme PERT peut être utilisé par les chefs de projet pour décomposer les tâches et les analyser afin d’estimer la durée minimale nécessaire à la réalisation du projet. Il permet d’ordonnancer des projets complexes en visualisant les dépendances entre les tâches. Ce modèle d’ordonnancement de projet aide également à calculer la formule PERT, qui repose sur la moyenne pondérée de trois estimations : la plus pessimiste, la plus optimiste et la plus probable pour la durée du projet.

8. Modèle de chemin critique

Ce modèle d’ordonnancement de projet utilise l’analyse du chemin critique pour permettre aux chefs de projet d’identifier les tâches qui doivent impérativement être réalisées afin de livrer un projet réussi. Le modèle gratuit de chemin critique pour Excel calcule le chemin critique, un outil essentiel pour élaborer un calendrier réaliste.

Un diagramme du chemin critique est un diagramme en réseau. Il représente les tâches sous forme de nœuds ou de blocs, reliés par des flèches qui indiquent les dépendances entre ces tâches et l’ordre correct de leur enchaînement. Plutôt que d’effectuer les calculs manuellement, ce modèle d’ordonnancement de projet réalise l’essentiel du travail pour le chef de projet. Il est idéal pour planifier des lignes de temps de projet complexes, car il met en évidence la chaîne de tâches la plus longue et la plus critique devant être achevée pour livrer le projet dans les délais. Les chefs de projet savent ainsi quelles tâches doivent être priorisées et lesquelles peuvent être reportées.

9. Modèle de tableau kanban

L’un des meilleurs modèles d’ordonnancement de projet pour visualiser le flux de travail est le modèle gratuit de tableau kanban pour Excel. Un tableau kanban est composé de colonnes représentant chaque étape d’un processus ou d’un cycle de production, tandis que les cartes kanban servent à consigner les tâches spécifiques. Ces cartes se déplacent ensuite d’une colonne à l’autre au fur et à mesure de leur progression dans le processus.

Ce modèle d’ordonnancement offre aux chefs de projet une visibilité sur le flux de travail de leur équipe. Ils peuvent anticiper les risques de goulots d’étranglement et réaffecter les ressources afin de les éliminer avant qu’ils n’impactent le calendrier. De leur côté, les équipes peuvent gérer leur backlog et planifier ensemble en collaborant sur le tableau. Bien que les tableaux kanban soient souvent associés aux équipes scrum ou à la gestion de projets en environnement agile, ils sont en réalité plus polyvalents. Les responsables peuvent planifier à l’aide de diagrammes de Gantt tandis que les équipes exécutent leurs tâches sur des tableaux kanban.

10. Modèle de rapport d’état du projet

L’état du projet est un rapport qui indique où en est le projet à un moment donné. Il permet de visualiser sa santé et son avancement. Il peut être utilisé pour informer les parties prenantes, mais constitue également un outil précieux pour les chefs de projet, qui peuvent s’en servir pour vérifier s’ils respectent le calendrier.

L’utilisation du modèle gratuit de rapport d’état du projet pour Excel permet de rassembler tous les indicateurs nécessaires pour maintenir le projet sur la bonne voie. Il comprend des informations générales, un résumé de l’état du projet, sa santé globale, une vue d’ensemble de la gestion des risques ainsi que des recommandations et des points de vigilance. Ce modèle gratuit est essentiel pour livrer votre projet dans les délais.

ProjectManager aide à l’ordonnancement de projet

Vous pouvez ordonnancer un projet à l’aide de ces modèles gratuits ; toutefois, vous risquez rapidement d’être surchargé et constamment en retard. Ce dont vous avez besoin, c’est d’un logiciel de gestion de projet doté de données en temps réel pour planifier le projet, mais aussi le suivre pendant son exécution afin de rester sur la bonne voie. ProjectManager est un outil en ligne qui vous aide à planifier votre calendrier de projet, à en suivre l’avancement et à contrôler la performance de votre équipe pour respecter vos échéances.

Planifier votre calendrier avec des diagrammes de Gantt interactifs

Faire en sorte que toutes les tâches, ressources et coûts du projet soient livrés dans les délais est complexe. Les diagrammes de Gantt sont un excellent outil pour organiser ces activités et les visualiser sur une ligne de temps qui présente l’ensemble du projet en un seul endroit. Vous pouvez lier les dépendances afin d’éviter les retards et filtrer le chemin critique. Ensuite, définissez une ligne de base pour suivre la variance du projet et vérifier que vous respectez le calendrier.

Utiliser plusieurs vues de projet

Les responsables apprécient les diagrammes de Gantt, mais les équipes n’ont pas besoin de consulter le calendrier de projet avec ce niveau de détail. Elles veulent surtout savoir quelles tâches leur sont attribuées et quand elles doivent être livrées. Toutes les données planifiées dans le diagramme de Gantt s’affichent simultanément dans les autres vues de projet, comme la feuille, la liste de tâches, le kanban et le calendrier. Il existe une source de vérité unique qui permet à tout le monde de travailler sur la même base, tandis que les équipes peuvent suivre leurs tâches via des calendriers pour les dates clés à venir, des listes de tâches détaillées ou le flux de travail visuel d’un kanban.

Suivre l’avancement des tâches de votre équipe

Comme indiqué précédemment, vous pouvez obtenir une vue d’ensemble du projet grâce à notre tableau de bord en temps réel. Pour analyser plus précisément l’avancement de chaque membre de l’équipe sur ses tâches attribuées, vous pouvez consulter les feuilles de temps ou générer un rapport de feuilles de temps. Vous visualisez ainsi le niveau de progression des tâches, savez si le calendrier est respecté et identifiez si une réaffectation des ressources est nécessaire pour revenir sur la bonne voie. Les feuilles de temps sont sécurisées et simplifient également le processus de paie.

Les feuilles de temps ne sont qu’un des nombreux rapports que vous pouvez générer en quelques clics. Obtenez des rapports sur le temps, les coûts et bien plus encore pour vous aider à respecter votre calendrier. Tous les rapports peuvent être filtrés afin d’afficher uniquement les données pertinentes, puis partagés facilement avec les parties prenantes pour les tenir informées. Notre logiciel ne se contente pas de vous aider à rester dans les délais : il intègre également la gestion des tâches et des ressources, l’automatisation des flux de travail et bien d’autres fonctionnalités. C’est le seul logiciel dont vous avez besoin pour gérer vos projets.

ProjectManager est un logiciel primé qui planifie, ordonnace et contrôle chaque aspect de votre projet. Notre plateforme collaborative connecte les équipes hybrides et les aide à mieux travailler ensemble, quel que soit le lieu, le moment ou la manière dont elles travaillent. Commencez gratuitement dès aujourd’hui.

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Utiliser Excel pour suivre les tâches

Les responsables disposent d’un meilleur contrôle sur leurs projets et leurs opérations grâce aux modèles de suivi Excel. En raison de leur nature quantitative, les modèles de feuilles de calcul Microsoft Excel sont particulièrement adaptés pour suivre des indicateurs riches en données. Qu’il s’agisse d’un tableau de bord KPI pour obtenir une vue d’ensemble de l’avancement ou d’un modèle de ligne de temps pour organiser visuellement les tâches en un seul endroit, les modèles de suivi des tâches Excel permettent de livrer dans les délais et dans le respect du budget.

Meilleurs modèles et feuilles de calcul Excel gratuits de suivi

Nous avons rassemblé les 25 meilleurs modèles de feuilles de calcul Excel de ProjectManager pour le suivi, que vous pouvez télécharger et utiliser gratuitement. Vous recherchez plus que de simples modèles de suivi Excel ? Consultez notre page de modèles de gestion de projet, où nous proposons plus de 100 modèles gratuits pour Excel et Word.

1. Modèle de tableau de bord

Un tableau de bord permet de suivre le travail réalisé, notamment le temps passé sur les tâches, les dépenses engagées et l’avancement par rapport au plan. Le modèle gratuit de tableau de bord ProjectManager pour Excel offre une vue d’ensemble de vos performances. Ces informations sont essentielles pour savoir si vous dépassez votre budget ou si vous prenez du retard sur votre calendrier.

Le modèle gratuit de tableau de bord ProjectManager comprend plusieurs widgets qui surveillent les indicateurs clés de votre travail. Par exemple, un graphique des tâches codé par couleur indique si les tâches sont terminées, en cours, non commencées ou en retard. Un graphique de charge de travail permet également de gérer les équipes et de s’assurer que la charge est équilibrée.

Un autre graphique de tâches mesure la durée des tâches, ce qui aide à identifier celles qui sont réalisées dans les délais et celles qui prennent trop de temps. Enfin, un histogramme des coûts permet de garder le contrôle sur le budget.

Ce modèle de tableau de bord Excel permet de gérer votre travail, mais il s’agit d’un document statique qui doit être mis à jour manuellement. Un logiciel de gestion de projet automatise ce processus. ProjectManager est plus performant que les modèles de feuilles de calcul Excel, car il permet de collecter des données en temps réel, de les analyser et de les afficher automatiquement. Il inclut également de nombreuses fonctionnalités de planification et de collaboration, comme les diagrammes de Gantt, les listes de tâches, les rapports et bien plus encore. Commencez gratuitement avec ProjectManager dès aujourd’hui.

Tous les logiciels de gestion de projet ne proposent pas les mêmes tableaux de bord. Le tableau de bord de projet de ProjectManager est doté des fonctionnalités adaptées pour suivre le temps, les tâches, les coûts et bien plus encore.

2. Feuille de calcul de suivi des tâches

Le modèle gratuit de suivi des tâches ProjectManager pour Excel permet d’organiser et de suivre votre travail. Il fonctionne comme une liste de tâches, dans laquelle il suffit d’ajouter le travail à réaliser et de le gérer. Disposer d’une liste de tâches constitue la première étape pour maîtriser votre activité.

Cette feuille de calcul de suivi des tâches capture les détails de votre plan de travail. Ajoutez le nom de la tâche et incluez les tâches dépendantes. Vous pouvez l’assigner à vous-même ou à un membre de votre équipe.

Ensuite, définissez la priorité et la date de fin prévue. Enfin, une colonne permet d’indiquer le statut, ce qui est essentiel pour le suivi du travail. Cette feuille de calcul Excel contient tout le nécessaire pour suivre vos tâches à un niveau de base.

3. Feuille de budget de projet pour le suivi des coûts

La gestion des coûts est aussi importante que le respect des délais. Le modèle gratuit de budget ProjectManager pour Excel vous aide à respecter votre budget en suivant l’ensemble des données financières sur une seule feuille de calcul.

Les tâches ont un coût, et le budget définit les dépenses liées aux ressources nécessaires pour les mener à bien. Tout d’abord, le modèle de feuille de calcul comporte une liste numérotée correspondant à votre structure de découpage du projet (SDP). Viennent ensuite les coûts de main-d’œuvre, incluant les heures prévues par rapport aux heures réelles ainsi que le coût horaire. Les matériaux sont détaillés par unité et par coût unitaire.

Un espace est également prévu pour d’autres postes budgétaires, tels que les déplacements, l’équipement, les coûts fixes et divers. Enfin, des colonnes permettent de saisir le coût budgété et le coût réel pour chaque poste, ainsi qu’un solde indiquant si celui-ci est au-dessus ou en dessous du budget.

4. Modèle de chronologie de projet pour le suivi des tâches

Le modèle gratuit de ligne de temps ProjectManager pour Excel est idéal pour planifier votre projet du début à la fin dans Excel. Il permet de visualiser l’ensemble des tâches et de rester dans les délais. Vous pouvez même y ajouter des jalons !

Pour commencer avec ce modèle gratuit de ligne de temps, vous devez d’abord lister vos tâches et leur attribuer un nom. Chaque tâche doit comporter une date de début, une date de fin ainsi que la durée estimée pour son exécution.

Toutes ces données sont saisies sur la partie gauche du modèle, qui correspond à une feuille de calcul de suivi classique. Sur la droite apparaît la ligne de temps, qui représente les tâches sous forme de barres horizontales. Il devient ainsi facile de visualiser la durée nécessaire à l’exécution de chaque tâche.

Les modèles de feuilles de calcul Excel conviennent bien aux débutants, mais si vous souhaitez aller plus loin dans la planification, optez pour un logiciel en ligne permettant de créer des lignes de temps en quelques minutes. ProjectManager propose des lignes de temps de projet en ligne qui se mettent à jour instantanément à mesure que l’équipe collabore sur les tâches. Suivez les coûts, la charge de travail, l’avancement prévu par rapport à l’avancement réel et bien plus encore. Commencez gratuitement.

5. Feuille de calcul de plan d’action

La gestion du travail implique de définir clairement les étapes à suivre pour atteindre vos objectifs. Utilisez la feuille de calcul gratuite de plan d’action ProjectManager pour Excel afin de suivre les tâches et de détailler la stratégie que vous mettrez en œuvre pour livrer le travail dans les délais et le respect du budget.

Ce modèle de plan d’action est structuré en trois sections. La première concerne les actions à mener : elle permet d’indiquer les priorités et de lister les tâches, les phases et les affectations. Un espace est également prévu pour renseigner le statut des tâches et suivre leur avancement.

La deuxième section de ce modèle de feuille de calcul Excel correspond à une ligne de temps, avec les dates de début et d’échéance, ainsi que les heures planifiées. Enfin, la troisième section est dédiée aux ressources : elle précise, par exemple, quel service est responsable de chaque tâche, quels matériaux sont nécessaires et quels sont les coûts associés aux ressources.

6. Feuille de calcul de rapport d’état

Savoir où vous en êtes à un moment donné du cycle de vie du projet permet de maîtriser le temps et les coûts. Notre modèle gratuit de rapport d’état est un excellent outil pour suivre l’avancement et respecter le calendrier.

Ce modèle gratuit de rapport d’état est structuré en cinq sections : les informations du projet, le résumé de l’état du projet, la santé du projet, la vue d’ensemble de la gestion des risques et une conclusion incluant des recommandations pour la suite.

Le rapport d’état est un pilier du suivi du travail. Il est utilisé aussi bien en gestion de projet qu’en gestion du travail, car il offre aux responsables une vision claire de l’avancement prévu par rapport à l’avancement réel. Il constitue également un outil puissant lors des présentations aux parties prenantes.

7. Feuille de calcul de suivi des risques

Quel que soit le niveau de planification de votre travail, des inconnues peuvent affecter son avancement. Utilisez le registre des risques gratuit ProjectManager pour Excel afin d’anticiper et de gérer les risques liés à votre travail.

Ce registre des risques gratuit pour Excel comprend des colonnes permettant d’identifier chaque risque afin d’en faciliter le suivi. Une colonne permet de décrire le risque et d’expliquer son impact sur le travail si celui-ci passe du statut de risque à celui de problème.

Pour chaque risque identifié dans le modèle, vous pouvez ajouter une réponse au risque, c’est-à-dire l’action à mettre en œuvre si le risque se matérialise. Il est également possible d’indiquer le niveau de risque. Enfin, dans un contexte de travail en équipe, le risque peut être attribué à un membre de l’équipe, qui sera responsable de son identification et de sa résolution.

8. Feuille de calcul de suivi des changements

Téléchargez la feuille de calcul gratuite de suivi des changements ProjectManager pour Microsoft Excel afin de gérer les changements lorsqu’ils ont un impact sur la gestion du travail. Elle vous aide à maîtriser les changements pour éviter les heures supplémentaires excessives ou les coûts additionnels.

La feuille de calcul Excel de journal des changements est l’un des modèles Microsoft Excel les plus importants que nous proposons. Il s’agit d’un modèle de feuille de calcul qui enregistre les changements au moment où ils surviennent. Vous pouvez numéroter les changements pour en faciliter le suivi et indiquer la date à laquelle le changement est apparu, ainsi que la personne qui l’a identifié ou demandé.

Vous pouvez ensuite prioriser le changement, puis vous-même ou un membre de l’équipe en prendre la responsabilité jusqu’à sa mise en œuvre complète. La feuille de calcul Excel suit le changement depuis son identification jusqu’à sa résolution et garantit qu’aucune demande de changement ne passe inaperçue.

9. Feuille de calcul de suivi du temps

Il n’existe pas de meilleur modèle pour suivre le temps consacré aux tâches que la feuille de calcul gratuite de suivi du temps ProjectManager. Cette feuille de temps est idéale pour vous ou pour les membres de votre équipe afin d’enregistrer le temps passé sur le travail.

Ce modèle de feuille de calcul Excel de feuille de temps comprend des champs pour le nom de l’employé, son service, son responsable et son taux horaire. Le modèle permet d’enregistrer les heures travaillées, notamment l’heure de début et l’heure de fin de la journée de travail. Un espace est également prévu pour indiquer les heures supplémentaires et la pause déjeuner.

Le total hebdomadaire est ensuite calculé et multiplié par le taux horaire afin d’afficher le montant total dû à l’employé. Enfin, une ligne est prévue pour la signature de l’employé et celle du responsable, après vérification des informations.

10. Feuille de calcul de suivi de projets multiples

Lorsque vous gérez un portefeuille ou un programme, vous devez suivre l’ensemble de vos projets en un seul endroit afin de prendre des décisions éclairées sur l’allocation des ressources. Notre modèle gratuit de suivi de projets multiples pour Excel vous offre une vue d’ensemble de haut niveau de tous les projets dont vous êtes responsable.

Une fois le modèle Excel gratuit téléchargé, vous verrez qu’il est structuré avec trois projets empilés les uns sous les autres. Vous pouvez copier-coller les sections afin d’ajouter autant de projets que nécessaire. Il est également possible d’ajouter des colonnes si vous souhaitez suivre des éléments non prévus dans le modèle initial.

Chaque feuille de calcul de projet permet de lister toutes les tâches du projet, avec leur nom et leur description, ainsi que leurs dépendances éventuelles. Un espace est prévu pour indiquer la personne responsable de chaque tâche. Chaque tâche comprend une date de début, une date de fin planifiée et un coût planifié, ainsi qu’une date de fin réelle et un coût réel, afin de faciliter le suivi du projet.

11. Feuille de calcul de suivi des problèmes

Les problèmes sont des événements qui surviennent lors de l’exécution d’un projet. Ils doivent être identifiés et résolus rapidement afin de maintenir le projet dans les délais et le respect du budget. Grâce à notre modèle gratuit de suivi des problèmes pour Excel, vous disposez des outils nécessaires pour suivre l’avancement de leur résolution.

Ce modèle gratuit est idéal pour consigner les risques, qui deviennent des problèmes s’ils se matérialisent dans le projet. Lorsqu’un problème survient, il est déjà décrit dans le modèle, ainsi que son impact potentiel. Vous pouvez ensuite définir son niveau de priorité, de faible à critique, afin d’identifier ceux qui nécessitent une attention immédiate.

Un espace permet également d’indiquer la date à laquelle le problème a été identifié pour la première fois et celle de sa clôture, ainsi que le membre de l’équipe responsable de sa résolution. Enfin, le modèle précise le service en charge du problème et inclut une colonne pour indiquer son statut lors du suivi.

12. Modèle de suivi d’inventaire

Si vous êtes fabricant ou si votre entreprise gère des stocks nécessaires à son activité, ce modèle gratuit d’inventaire pour Excel est indispensable. Utilisez-le pour éviter les retards de production en suivant précisément ce que vous stockez.

Ce modèle gratuit permet d’enregistrer le niveau de vos stocks et de suivre leur rotation. Chaque ligne est d’abord numérotée afin de faciliter la recherche des articles. L’article est ensuite listé et décrit, avec le prix unitaire et la quantité disponible en stock.

Vous pouvez ainsi calculer la valeur du stock, correspondant au prix unitaire multiplié par la quantité en stock. Ce modèle de feuille de calcul Excel effectue ce calcul automatiquement. Une colonne permet également d’indiquer si un réapprovisionnement est nécessaire, le seuil de réapprovisionnement, le délai de réassort et la quantité à commander.

13. Modèle de planning de travail

Besoin d’aide pour gérer vos ressources humaines ou la planification des opérations ? Découvrez notre modèle gratuit de planning de travail pour Excel. Ce modèle gratuit répertorie tous vos employés ainsi que leurs horaires de travail et leurs responsabilités sur une journée, une semaine ou un mois.

Utilisez le modèle de planning de travail pour maintenir la productivité de vos employés et faciliter le suivi de l’utilisation des ressources et de la planification. Il permet également de prioriser les tâches et d’équilibrer la charge de travail de l’équipe, ce qui se traduit par une productivité accrue et des employés plus satisfaits.

Notre modèle gratuit de feuille de calcul propose un planning de travail hebdomadaire et mensuel. Les deux affichent les employés, leurs tâches, le projet sur lequel ils travaillent ainsi que leurs heures, soit jour par jour, soit sur l’ensemble du mois. Cela répond aux besoins de la plupart des organisations, y compris pour des projets de longue durée.

14. Modèle de rapport d’état du projet

Les rapports de projet sont essentiels pour plusieurs raisons. D’une part, ils permettent de suivre l’avancement et la performance, et d’autre part, ils constituent un excellent moyen de tenir les parties prenantes informées. Notre modèle gratuit de rapport d’état du projet pour Word présente une vue d’ensemble des activités et des tâches réalisées sur une période donnée.

Le modèle gratuit de rapport d’état du projet est structuré en plusieurs sections. Il comprend un résumé qui offre une vue d’ensemble rapide du contenu à suivre, avec des données clés telles que la portée du projet, le calendrier, les coûts et les risques pour la période couverte par le rapport.

Une autre section de ce modèle de feuille de calcul Excel présente les tâches exécutées durant la période concernée. Un espace est prévu pour indiquer le statut des tâches non terminées, ainsi qu’une section dédiée aux problèmes, au budget et à d’autres éléments clés. C’est un excellent moyen de capturer une image fidèle de l’état du projet à un instant donné.

Utiliser ProjectManager pour suivre le temps, les coûts et les tâches mieux qu’avec Excel

Les modèles et feuilles de calcul Excel pour le suivi sont utiles, mais comme indiqué, leurs capacités restent limitées. ProjectManager est un logiciel de gestion du travail en ligne qui connecte tous les utilisateurs, quel que soit leur lieu de travail, leur horaire, leur service ou leur niveau de compétence. Il fonctionne en temps réel afin de garantir une collaboration continue basée sur les données les plus récentes.

Remplir automatiquement les feuilles de temps

Prenons l’exemple des feuilles de temps. Au lieu de demander aux employés de les remplir manuellement, les feuilles de temps de ProjectManager renseignent automatiquement les tâches et mettent à jour le temps passé. Cela simplifie la gestion de la paie tout en offrant une visibilité précise sur le temps consacré aux tâches, afin de vérifier si les objectifs sont atteints. Une fois soumises, les feuilles de temps sont verrouillées et sécurisées.

Travailler selon votre méthode

Les multiples vues de projet permettent à chaque membre de l’équipe de travailler comme il le souhaite. Les responsables peuvent planifier à l’avance avec des diagrammes de Gantt qui affichent toutes les tâches sur une ligne de temps. La barre de durée reliant les dates de début et de fin montre automatiquement l’avancement en fonction de la partie complétée. Les équipes peuvent utiliser des listes de tâches, des tableaux kanban ou des calendriers selon leurs préférences, tous mis à jour en continu pour refléter l’avancement. Aucun autre outil n’offre autant de flexibilité pour planifier et suivre le travail.

Générer des rapports en un clic en quelques secondes

Le suivi du temps, des coûts et d’autres indicateurs devient simple grâce aux rapports en un clic de ProjectManager. Générez des rapports d’état, des rapports sur les tâches, les feuilles de temps, les dépenses et bien plus encore. Ces rapports transforment des données complexes en informations claires et faciles à lire pour suivre l’avancement. Ils peuvent également être filtrés afin d’afficher uniquement les données souhaitées, puis partagés pour tenir les parties prenantes informées.

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé destiné aux équipes. Notre outil en temps réel permet de suivre le temps, les coûts et bien plus encore afin de respecter les délais et de maîtriser le budget. Rejoignez les plus de 35 000 utilisateurs qui s’appuient sur notre solution pour suivre les tâches, les coûts et le temps. Commencez gratuitement avec ProjectManager dès aujourd’hui.

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Naturalmente, o gerenciamento do escopo é uma área importante do gerenciamento de projetos e há muito a aprender sobre o tema. Mas antes de nos aprofundarmos nisso, vamos começar pela definição de escopo do projeto.

O que é escopo do projeto?

O escopo do projeto é a quantidade total de trabalho que precisa ser realizada para concluir um projeto. Para defini-lo, os gerentes de projeto devem decompor o projeto em tarefas e entregáveis que serão executados para atender aos objetivos e aos requisitos das partes interessadas e entregar o projeto com sucesso.

Definir o escopo do projeto é uma parte fundamental do processo de planejamento do projeto, pois com base no escopo os gerentes de projeto irão formar suas equipes, estimar quais recursos do projeto são necessários e determinar como serão o plano do projeto, o cronograma e o orçamento.

Quem é responsável pelo escopo do projeto?

O gerente de projetos é o principal responsável por definir, gerenciar e controlar o escopo do projeto. Durante a definição do escopo, ele geralmente trabalha com as principais partes interessadas e com a equipe do projeto, que fornecem contribuições sobre o que o projeto incluirá ou não. O gerente de projetos também gerencia o escopo ao longo do ciclo de vida do projeto e informa as partes interessadas sobre quaisquer atualizações.

O patrocinador do projeto inicia o projeto e fornece requisitos de alto nível e necessidades de negócio que orientam o escopo do projeto. Ele também aprova formalmente a declaração do escopo do projeto ou mudanças significativas. Em um nível mais alto e estratégico do que o gerente de projetos, também podem estar envolvidos gerentes de portfólio ou PMOs, que trabalham para garantir que todos os projetos e programas do portfólio estejam alinhados aos objetivos e às metas estratégicas da organização.

A equipe do projeto ou especialistas no assunto também podem contribuir para a definição do escopo, oferecendo insights sobre as tarefas, os recursos e os entregáveis necessários para suas áreas de atuação.

O que é gerenciamento do escopo do projeto?

O gerenciamento do escopo do projeto é o processo de acompanhar o escopo de um projeto após seu início para garantir que ele não cresça de forma descontrolada. É importante que nenhum trabalho adicional ou custo extra seja incorporado ao escopo do projeto sem a supervisão de um gerente de projetos; se o escopo do projeto mudar durante a fase de execução, o plano do projeto, o cronograma e o orçamento definidos inicialmente deixarão de corresponder ao escopo, causando atrasos e gastos excessivos. Esse fenômeno é conhecido como aumento de escopo e pode levar ao fracasso do projeto.

No entanto, o escopo do projeto pode ser ampliado de forma controlada quando partes interessadas ou membros da equipe utilizam uma solicitação formal de mudança que seja acordada por ambas as partes. Isso permite que os gerentes de projeto solicitem mais tempo e recursos e ajustem o cronograma do projeto e o orçamento conforme necessário.

Para controlar o escopo do projeto, os gerentes de projeto criam dois documentos principais de gerenciamento do escopo: a declaração do escopo e o plano de gerenciamento do escopo. Esses documentos definem o escopo durante a fase de planejamento e estabelecem as regras e diretrizes para seu acompanhamento. Exploraremos esses documentos com mais profundidade na seção a seguir.

Agora que definimos o que é gerenciamento do escopo do projeto, vamos focar em cada uma das etapas de gerenciamento do escopo para entender melhor esse processo.

Etapas de gerenciamento do escopo do projeto

Gerenciar o escopo significa, desde o início, que você e as partes interessadas tenham uma linha clara de comunicação. É necessário compreender a visão delas para saber o que esperam de um projeto. Dessa forma, quando ocorrerem mudanças, você poderá direcioná-las para atender aos objetivos do projeto, mantendo-o no caminho certo. Mas isso é apenas o começo.

Para gerenciar o escopo do projeto, você precisa realizar cinco etapas:

1. Definir o escopo do projeto

Definir o escopo de um projeto consiste em identificar o trabalho que será realizado. Para isso, primeiro é preciso delinear as principais metas e objetivos do projeto e refletir sobre as atividades necessárias para alcançá-los. Em seguida, quando você já tiver uma ideia clara do que o projeto deve atingir, pode usar uma estrutura analítica do projeto para decompor o projeto em um conjunto de tarefas. A estrutura analítica do projeto (EAP) é uma ferramenta de planejamento que ajuda os gerentes de projeto a visualizar as tarefas necessárias para concluir o projeto, priorizá-las e identificar entregáveis e dependências.

Depois que o escopo do projeto é determinado, ele precisa ser gerenciado por meio de um processo conhecido como gerenciamento do escopo do projeto. O software de gerenciamento de projetos ajuda a gerenciar o escopo. O ProjectManager, software premiado de gerenciamento de projetos com gráficos de Gantt robustos, ajuda você a criar um plano de projeto no qual todas as tarefas definidas no escopo são programadas com responsáveis e prazos. Além disso, nossos gráficos de Gantt contam com barras de progresso que são atualizadas em tempo real à medida que os membros da equipe concluem suas tarefas, garantindo total transparência. Você também pode definir uma linha de base para comparar o esforço planejado com o esforço real em tempo real e evitar o aumento de escopo. Comece a usar o ProjectManager gratuitamente hoje mesmo.

Depois de definir as tarefas do projeto que serão executadas, você deve considerar o que não será incluído no escopo do projeto, o que é conhecido como exclusões do projeto. Determinar isso é tão importante quanto definir o escopo. Isso ajudará a evitar mal-entendidos com as partes interessadas ao apresentar uma proposta de projeto. Também é importante registrar restrições relevantes, como custos, que possam afetar o escopo do projeto.

2. Elaborar uma declaração do escopo do projeto

Depois de definir o escopo do projeto, você pode elaborar uma declaração do escopo do projeto, também conhecida como documento de escopo do projeto, que descreve os seguintes elementos:

• Metas e objetivos do projeto: Os requisitos do projeto ou critérios de aceitação.
• Entregáveis do projeto: Os resultados das tarefas do projeto.
• Exclusões e restrições do projeto: Como gerente de projetos, é necessário explicar o que não pode ser feito e por quê.
• Premissas do projeto: Algumas premissas iniciais que a equipe de gerenciamento de projetos estabelece antes da execução do trabalho.
• Marcos do projeto: Eles indicam momentos importantes no ciclo de vida do projeto, como o término de uma fase.
• Linha de base do escopo: O escopo original conforme planejado. A linha de base do escopo permite comparar os resultados reais com o que está definido na declaração do escopo.

A declaração do escopo também funciona como uma diretriz para o gerente de projetos. Ela o ajuda a tomar decisões sobre solicitações de mudança ao longo do ciclo de vida do projeto. Mudanças são uma parte inevitável de qualquer projeto, por mais detalhado que seja o plano do projeto, portanto é importante considerar a probabilidade de mudanças na declaração do escopo para gerenciá-las melhor posteriormente.

3. Criar um plano de gerenciamento do escopo

O plano de gerenciamento do escopo é um documento que descreve as diretrizes e os procedimentos sobre como o escopo será definido, acompanhado e ajustado. O plano de gerenciamento do escopo é um componente importante do plano geral do projeto. Embora não exista um modelo único para criá-lo, ele deve:

• Incluir a declaração do escopo
• Mostrar a estrutura analítica do projeto usada para definir o escopo do projeto
• Descrever a linha de base do escopo
• Explicar quem são os membros da equipe e quais são seus papéis e responsabilidades
• Estabelecer critérios de aceitação para os entregáveis do projeto
• Descrever quais são os principais marcos e fases do projeto
• Explicar quais procedimentos de controle de mudanças serão usados para alterar o escopo do projeto

4. Definir uma linha de base do escopo para controlar o escopo

Uma linha de base do escopo descreve o escopo do projeto que foi aprovado tanto pelas partes interessadas quanto pela equipe de gerenciamento de projetos. Ela é usada durante a fase de execução do projeto para garantir que o escopo seja executado conforme planejado.

5. Monitorar e controlar o escopo do projeto durante o ciclo de vida do projeto

Além de criar documentos do projeto, a maioria dos gerentes de projeto utiliza ferramentas de software de gerenciamento de projetos, como gráficos de Gantt, quadros kanban e painéis de controle, para acompanhar o escopo do projeto. Por exemplo, os gráficos de Gantt do ProjectManager permitem criar um cronograma visual do projeto no qual você pode adicionar tarefas, vincular dependências e definir prazos.

Em seguida, o painel do projeto em tempo real do ProjectManager permite monitorar o status do projeto e verificar se as tarefas estão sendo concluídas dentro do prazo e do orçamento. Também contamos com painéis de portfólio que permitem acompanhar dados de todos os seus projetos.

Por que o escopo do projeto é importante?

O gerenciamento do escopo é uma das áreas mais críticas do gerenciamento de projetos, pois gerenciar o escopo do projeto também ajuda a gerenciar seu cronograma e orçamento. Isso ocorre porque o gerenciamento do escopo consiste em alcançar os objetivos do projeto dentro do prazo e dos custos aprovados pelas partes interessadas. Um processo eficaz de gerenciamento do escopo pode ajudar os gerentes de projeto a alcançar os seguintes objetivos.

• Criar planos de projeto realistas
• Evitar problemas como estouro de custos e aumento de escopo
• Definir expectativas claras para as partes interessadas do projeto
• Contratar membros da equipe com as habilidades e qualificações adequadas para o projeto
• Cumprir os prazos do projeto
• Produzir entregáveis de alta qualidade
• Estabelecer procedimentos de gerenciamento de mudanças

Como evitar o aumento de escopo no gerenciamento de projetos

O aumento de escopo pode ocorrer em qualquer projeto, resultando em atrasos, estouros de orçamento e até queda no moral da equipe. Veja cinco formas de evitá-lo.

Definir e documentar o escopo do projeto desde o início

Estabelecer os limites do projeto desde o início ajuda muito a gerenciar expectativas logo no começo. Defina o que está incluído e excluído durante o processo de planejamento e documente quaisquer premissas feitas nessa fase. Representações visuais do escopo do projeto também são úteis, incluindo uma estrutura analítica do projeto (EAP), para garantir que todos tenham um entendimento compartilhado.

Estabelecer um processo formal de controle de mudanças

Defina as etapas para solicitar, avaliar e aprovar mudanças no escopo do projeto. Todas as solicitações formais devem ser feitas por escrito e deve haver uma análise de impacto da mudança proposta sobre orçamento, recursos, cronograma e objetivos gerais do projeto. Siga esse processo de forma consistente e não abra exceções.

Manter comunicação consistente e proativa com as partes interessadas

As partes interessadas devem ser informadas sobre o progresso do projeto e sobre quaisquer discussões relacionadas ao escopo. Seja proativo na comunicação e resolva mal-entendidos o mais rápido possível. Se as partes interessadas tiverem feedback ou preocupações, escute com atenção. No entanto, sempre consulte o escopo documentado.

Implementar verificação e validação do escopo

Realize revisões periódicas dos entregáveis do projeto com as partes interessadas para garantir que eles estejam de acordo com o escopo definido e os critérios de aceitação. Quando necessário, obtenha aprovação formal dos principais entregáveis e das fases do projeto para assegurar que o trabalho atenda aos requisitos acordados. Assim, as partes interessadas não poderão solicitar recursos adicionais ou mudanças posteriormente.

Promover uma cultura de conscientização sobre o escopo dentro da equipe do projeto

A equipe deve estar ciente do escopo do projeto e de como suas responsabilidades contribuem para ele. Eles compreendem plenamente a importância de seguir o escopo do projeto? Caso percebam solicitações ou tarefas que pareçam estar fora do escopo, incentive-os a sinalizá-las. Se houver qualquer percepção de mudança de escopo, a equipe deve entender e seguir o processo de controle de mudanças estabelecido.

Dicas de gerenciamento do escopo do projeto

Veja algumas das melhores dicas de gerenciamento do escopo do projeto para gerentes de projeto.

Comece definindo metas e objetivos do projeto

Metas do projeto e objetivos do projeto não são a mesma coisa. As metas são mais amplas, enquanto os objetivos são mais específicos. Eles devem ser definidos antes que o escopo possa ser estabelecido.

Coletar os requisitos do projeto

As partes interessadas têm requisitos de qualidade, financeiros e outros tipos de requisitos do projeto. Esses requisitos ajudam a definir o que pode ou não ser incluído no escopo.

Elaborar um plano de gerenciamento de recursos

Com base no escopo do projeto, você deve criar um plano de gerenciamento de recursos, que orientará como os recursos serão adquiridos, alocados e nivelados ao longo do projeto. Isso inclui membros da equipe, equipamentos e materiais. Estime os custos relacionados a esses recursos do projeto e adicione-os ao orçamento do projeto. Isso é fundamental para garantir que a execução do escopo do projeto ocorra conforme o planejado.

Estabelecer um processo de controle de mudanças

O escopo do projeto pode ser impactado negativamente quando mudanças, como novos requisitos do projeto, passam despercebidas. Isso ocorre porque elas geram trabalho adicional que não foi considerado. Para evitar esse problema, é necessário implementar procedimentos de controle de mudanças, como solicitações de mudança, para que a equipe do projeto possa ajustar o plano de gerenciamento do escopo.

Como gerenciar o escopo do projeto com o ProjectManager

O ProjectManager oferece diversas ferramentas para ajudar os gerentes a acompanhar o escopo do projeto. Nosso software online fornece dados em tempo real para apoiar decisões mais assertivas e promove a colaboração ao permitir que as equipes compartilhem arquivos, façam comentários e muito mais.

Recursos de gerenciamento de tarefas para executar o trabalho

O ProjectManager conta com diferentes visualizações para trabalhar com tarefas: gráficos de Gantt, quadros kanban e listas de tarefas. As três visualizações podem ser usadas no mesmo projeto, o que permite que os membros da equipe trabalhem nas tarefas do projeto da forma que preferirem. Essa flexibilidade aumenta a produtividade da equipe e ajuda a evitar o temido aumento de escopo.

Painéis de projeto para um melhor acompanhamento

Os painéis são grandes aliados quando você precisa identificar o aumento de escopo. Nosso painel de projeto em tempo real oferece uma visão atualizada dos principais indicadores do projeto. Esses dados ao vivo permitem identificar gargalos e problemas com muito mais rapidez. Além disso, tudo é apresentado em gráficos simples que podem ser facilmente compartilhados com partes interessadas ou membros da equipe.

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Criamos dezenas de blogs de gerenciamento de projetos e modelos gratuitos para Excel, Word e Google Sheets para ajudar você a entregar projetos bem-sucedidos.

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A melhor forma de gerenciar o escopo de um projeto é contar com uma ferramenta online de gerenciamento de projetos que forneça dados em tempo real, permitindo agir quando surgirem problemas, antes que eles se agravem. O ProjectManager é online, portanto, quando sua equipe atualiza o status, de onde estiver e a qualquer momento, essas informações são atualizadas imediatamente, permitindo acompanhar o progresso do projeto com mais precisão. Veja por si mesmo ao experimentar este teste gratuito de 30 dias.

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