Utilisez notre modèle gratuit d’analyse des parties prenantes pour Excel afin d’identifier et de gérer les parties prenantes de votre projet. Il comprend toutes les informations dont vous avez besoin pour mieux comprendre vos parties prenantes et communiquer efficacement avec elles.
Les parties prenantes ont un intérêt direct dans le projet. Comprendre leurs attentes est la première étape pour bien les gérer. Si les parties prenantes ne sont pas satisfaites, le projet ne peut pas être considéré comme un succès. C’est pourquoi vous avez besoin d’un plan de gestion des parties prenantes. Pour en créer un, vous pouvez utiliser notre modèle d’analyse des parties prenantes ainsi que d’autres modèles de gestion des parties prenantes, comme le modèle de cartographie des parties prenantes, le modèle de matrice RACI et le modèle de plan de communication des parties prenantes, afin de ne rien oublier.
Pour télécharger ce modèle gratuit d’analyse des parties prenantes pour Excel, cliquez sur l’image ci-dessous.
Qu’est-ce que l’analyse des parties prenantes d’un projet ?
L’analyse des parties prenantes d’un projet est le processus qui consiste à identifier les personnes ayant un intérêt direct dans un projet à l’aide d’une matrice d’analyse des parties prenantes. Cette analyse permet ensuite de regrouper les principales parties prenantes selon leur niveau de participation, d’intérêt ainsi que leur pouvoir ou leur influence sur le projet.
La gestion des parties prenantes est un aspect important de la gestion de projet, car les parties prenantes participent au projet et y jouent des rôles essentiels. Les parties prenantes d’un projet peuvent être internes ou externes. Elles peuvent avoir des intérêts divergents ou des intérêts qui évoluent au cours du projet. C’est pourquoi vous aurez besoin d’un plan de communication des parties prenantes pour les tenir informées. Certaines parties prenantes sont plus importantes à différentes phases du projet.
L’analyse des parties prenantes ne consiste pas seulement à déterminer qui elles sont, mais aussi à comprendre leurs responsabilités et à définir comment communiquer avec elles au sujet de l’avancement du projet. Certaines parties prenantes clés devront être informées plus fréquemment que d’autres. Certaines préfèrent être contactées par courriel, message texte ou téléphone, tandis que d’autres privilégient les présentations en personne.
Une fois votre analyse des parties prenantes terminée, vous devez commencer à les gérer. Un logiciel de gestion de projet comme ProjectManager peut vous aider à définir les attentes et à favoriser une communication efficace. ProjectManager offre les fonctionnalités de gestion des parties prenantes dont vous avez besoin pour gérer vos projets.
Améliorez votre analyse des parties prenantes avec ProjectManager
- Partagez les plans de projet et les calendriers avec les principales parties prenantes grâce à des licences invité gratuites
- Générez des rapports en un clic pour tenir les parties prenantes informées de l’avancement du projet
- Configurez des notifications automatisées pour être alerté lorsqu’il est temps de rencontrer les parties prenantes. Essayez-le gratuitement
Pourquoi utiliser un modèle d’analyse des parties prenantes ?
Notre modèle d’analyse des parties prenantes pour Excel vous aide à comprendre et à structurer votre stratégie de gestion des parties prenantes du projet. Il commence par l’identification des parties prenantes, ce qui lance le processus de cartographie des parties prenantes. À partir de là, vous pouvez déterminer la meilleure façon d’interagir avec elles. Cela amorce un processus essentiel de gestion des parties prenantes visant à obtenir leur approbation et leur soutien, deux éléments indispensables à la réussite d’un projet.
Pour gérer les parties prenantes de votre projet, vous devez les identifier et comprendre leurs intérêts, leur niveau d’influence et leurs responsabilités. Notre modèle de matrice RACI peut vous aider à définir leurs rôles et responsabilités. Les parties prenantes peuvent être présentes dans l’ensemble de votre organisation, de l’ingénierie aux ventes et au marketing. Plus vous obtenez leur adhésion, plus le projet a de chances de réussir. L’utilisation d’un modèle d’analyse des parties prenantes vous aide à vous assurer que ce travail est effectué correctement.
Quand utiliser un modèle d’analyse des parties prenantes ?
Notre modèle d’analyse des parties prenantes pour Excel est généralement utilisé avant la phase d’exécution d’un projet, pendant sa préparation.
Bien que l’analyse des parties prenantes ne soit réalisée qu’une seule fois dans certains projets, il est souvent préférable de la réviser périodiquement. Les attitudes et les attentes des parties prenantes peuvent évoluer tout au long du projet, particulièrement lorsqu’il s’agit d’un projet long ou complexe. Il est donc avantageux pour le chef de projet de faire régulièrement le point avec elles.
Quelle que soit votre approche, il est important de se rappeler que l’analyse des parties prenantes constitue la base de votre plan de gestion des parties prenantes, qui s’applique pendant toute la durée du projet. Notre modèle d’analyse des parties prenantes est une excellente ressource à consulter à tout moment pour vous guider.
Comme nous l’avons mentionné précédemment, vous devriez utiliser d’autres modèles de gestion de projet en complément de votre modèle d’analyse des parties prenantes afin d’obtenir une vue d’ensemble plus complète de la gestion des parties prenantes.
- Modèle de cartographie des parties prenantes
- Modèle de matrice RACI
- Modèle de plan de communication des parties prenantes
Qui devrait utiliser le modèle d’analyse des parties prenantes ?
Le chef de projet est chargé d’identifier et d’interroger toutes les principales parties prenantes du projet.
Le chef de projet est responsable de l’utilisation du modèle d’analyse des parties prenantes, car c’est lui qui assume la responsabilité globale du projet. Les chefs de projet sont responsables de tous les aspects du projet, du calendrier et des tâches aux ressources et aux parties prenantes.
Comment utiliser le modèle d’analyse des parties prenantes de ProjectManager
L’analyse des parties prenantes constitue la base de votre plan de gestion des parties prenantes. Notre modèle gratuit d’analyse des parties prenantes pour Excel vous aide à démarrer du bon pied. Suivez simplement les étapes ci-dessous :
Vue d’ensemble du projet
La première partie de la matrice d’analyse des parties prenantes consiste à présenter les informations générales du projet. Vous y indiquerez le nom du projet et une description de son contenu. Un espace est également prévu pour identifier le chef de projet responsable.
Informations de base sur les parties prenantes
La colonne des informations de base est l’endroit où vous répertoriez toutes les parties prenantes du projet. Vous pouvez ajouter une partie prenante par ligne, avec son titre, son adresse courriel et son niveau d’influence ou de pouvoir.
Dans la colonne d’influence, nous avons ajouté un menu déroulant permettant d’indiquer si l’influence est élevée, moyenne ou faible, ce qui représente sa capacité à favoriser ou à freiner le projet. Cela vous aidera à déterminer la meilleure façon de gérer les exigences des parties prenantes.
Informations sur le projet
La section suivante vous permet d’identifier les principales parties prenantes et leur relation avec le projet, puis de renseigner des informations telles que leur niveau de priorité, déterminé selon leur pouvoir ou leur influence. Un autre menu déroulant est prévu pour faciliter cette configuration.
Vous trouverez ensuite un espace permettant d’identifier les parties prenantes qui possèdent une expertise métier (SME) et des compétences pertinentes, si vous avez besoin d’obtenir de l’aide ou des réponses à certaines questions. Une colonne adjacente permet d’indiquer quelles parties prenantes sont décisionnaires. Ces deux colonnes utilisent des menus déroulants avec les options oui ou non.
Les dernières colonnes de cette section concernent les communications. Nous avons configuré un menu déroulant pour définir la fréquence des mises à jour, par exemple quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Une autre colonne permet ensuite d’indiquer le mode de communication préféré des parties prenantes.
Niveau d’engagement
La dernière section concerne le niveau d’engagement, qui permet au chef de projet d’évaluer l’engagement de chaque partie prenante envers les différents aspects du projet.
Le menu déroulant propose deux options : C pour le niveau d’engagement actuel (current) et R pour le niveau d’engagement requis (required). Cela aide les chefs de projet à déterminer où se situe chaque partie prenante et où elle devrait se situer pour permettre au projet d’avancer.
Une colonne de notes est également disponible pour ajouter toute information qui ne figure pas déjà dans la matrice d’analyse des parties prenantes. Ce modèle d’analyse des parties prenantes est un document Excel que vous pouvez personnaliser afin de l’adapter à la terminologie de votre organisation.
Comment utiliser le modèle d’analyse des parties prenantes avec ProjectManager
Une fois votre modèle d’analyse des parties prenantes complété, ProjectManager peut vous aider à gérer à la fois vos parties prenantes et votre projet. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé qui permet d’organiser les tâches et les équipes afin de travailler plus efficacement.
Un logiciel de gestion de projet est un outil beaucoup plus performant pour les chefs de projet qu’un simple modèle d’analyse des parties prenantes. Il vous permet de planifier et d’ordonnancer vos projets, vos ressources et vos coûts à partir d’un seul endroit.
Partagez des rapports avec les parties prenantes du projet
Les parties prenantes veulent savoir si le projet progresse conformément au plan. Pour les tenir informées, nous proposons des rapports générés en un clic. Les parties prenantes n’ont pas besoin de rapports détaillés comme ceux que vous partagez avec votre équipe. Elles s’intéressent surtout à une vue d’ensemble. Nos rapports peuvent être filtrés pour afficher uniquement les données qui les intéressent et leur permettre de consulter rapidement des informations sur le temps, les tâches, les coûts et bien plus encore.
Les rapports peuvent également être partagés facilement afin de tenir les parties prenantes informées selon leurs préférences. Vous pouvez envoyer un PDF en pièce jointe par courriel ou même imprimer le rapport si elles préfèrent ce format. Vous pouvez aussi configurer des rappels par courriel afin de ne jamais oublier de communiquer les mises à jour importantes.
Les parties prenantes apprécieront la capacité de notre outil à superviser tous les aspects du projet grâce au suivi de la performance et à l’équilibrage de la charge de travail, permettant ainsi aux équipes de rester productives.
Quels autres modèles peuvent aider à la gestion des parties prenantes ?
L’utilisation d’un modèle d’analyse des parties prenantes est la pierre angulaire de votre plan de gestion des parties prenantes, mais ce n’est qu’un des nombreux modèles gratuits de gestion de projet pour Excel disponibles sur notre site. Voici quelques modèles qui peuvent vous aider à gérer efficacement vos parties prenantes.
Modèle de matrice RACI
Après avoir identifié vos parties prenantes, l’étape suivante consiste à définir leurs rôles et responsabilités. Le modèle gratuit de matrice RACI pour Excel vous aide à le faire en les positionnant dans le diagramme selon l’acronyme RACI, qui indique qui est responsable, redevable, consulté ou informé.
Modèle de plan de communication
Les communications constituent l’un des fondements de tout projet et doivent être clairement définies, notamment en ce qui concerne les objectifs et les canaux utilisés pour communiquer avec les parties prenantes. Le modèle gratuit de plan de communication vous aide à structurer vos communications afin que toutes les informations soient transmises aux bonnes personnes.
Modèle de rapport d’état d’avancement
Si vous ne disposez pas d’un logiciel de gestion des parties prenantes capable de générer rapidement et facilement des rapports d’état et d’autres rapports, notre modèle gratuit de rapport d’état d’avancement vous sera utile. Les rapports d’état d’avancement sont un outil essentiel pour communiquer avec les parties prenantes sur la situation actuelle du projet.
Nous espérons que ces modèles vous aideront à mettre votre gestion des parties prenantes sur la voie du succès.
ProjectManager est un logiciel en ligne qui fournit des données en temps réel pour faciliter la prise de décision. Utilisez-le pour planifier, ordonnancer, suivre, produire des rapports et rester connecté aux parties prenantes afin de livrer vos projets dans les délais et le respect du budget. Rejoignez des organisations telles que NASA, Bank of America et Ralph Lauren qui utilisent notre logiciel pour gérer leurs projets. Profitez dès aujourd’hui de notre essai gratuit de 30 jours.