Inventurvorlage für Excel (Kostenloser Download)

Wenn Sie nicht wissen, was Sie auf Lager haben, kann es schnell zu Engpässen bei benötigten Materialien kommen. Das bedeutet Produktionsverzögerungen, die sich erheblich auf Ihr Ergebnis auswirken können. Um den Überblick über Ihre Lagerbestände zu behalten, benötigen Sie unsere kostenlose Inventarvorlage für Excel. Laden Sie sie kostenlos herunter und behalten Sie Ihr Inventar stets im Blick.

Was ist eine Inventarvorlage?

Eine Inventarvorlage ist ein Dokument zur Erfassung des Lagerbestands und zur Nachverfolgung des Lagerumschlags. Sie ist darauf ausgelegt, Managern alle Details ihres Inventars auf einen Blick zu liefern.

Die Inventarvorlage ist eine Liste aller Bestände, die Unternehmen in ihrem täglichen Betrieb einsetzen. Menge, Preis und weitere Details sind auf einen Blick ersichtlich. In der Regel enthält sie auch einen Bereich für die Nachbestellmenge und die voraussichtliche Lieferzeit.

Es gibt viele Möglichkeiten, Lagerbestände zu verwalten, aber eine Inventarvorlage stellt sicher, dass die Berechnung jedes Mal auf dieselbe Weise erfolgt. Das schafft Konsistenz und macht die Arbeit effizienter.

Vorlagen eignen sich gut zur Verfolgung von Bestand und Kosten, sind jedoch statische Dokumente, die manuell aktualisiert werden müssen. Eine Projektmanagement-Software kann Ihnen Echtzeit-Einblicke in Kosten, Bestand, Aufgabenfortschritt, Arbeitsauslastung des Teams und mehr bieten. Nutzen Sie die Tools von ProjectManager, um Ihr Inventar und Ihr Team im Überblick zu behalten. Testen Sie unsere Tabellenansicht, um Einkäufe, Kosten, Bestände und mehr zu verfolgen. Starten Sie noch heute kostenlos.

Warum eine Inventarvorlage verwenden?

Wie bereits erwähnt, ist eine Inventarvorlage vor allem aus verfahrenstechnischer Sicht hilfreich. Sie sorgt für eine einheitliche Dokumentation und bietet einen zentralen Ort, um alle Bestände zu erfassen und zu verfolgen. Das Rad muss nicht neu erfunden werden. Mit einer Vorlage ist die Grundarbeit bereits erledigt. Aber das gilt für alle Vorlagen. Was macht diese besonders?

Lagerbestände überwachen

Ein besonderer Vorteil einer Inventarvorlage ist, dass sie Ihnen jederzeit zeigt, was Sie auf Lager haben. Das ist nützlich, egal ob Sie Hersteller oder Händler sind. Fast jeder, der arbeitet, benötigt Werkzeuge oder Materialien, um seine Aufgaben zu erledigen. Fehlt das Nötige, kommt die Arbeit zum Stillstand – und das kostet Geld.

Den Nachbestellprozess steuern

Es reicht nicht aus, einfach das Benötigte vorrätig zu haben – die Bestände müssen auch aktiv verfolgt werden. Wenn Sie erst bestellen, wenn die Regale leer sind, wird der Nachschub nicht von selbst erscheinen. Es gibt einen Prozess aus Anforderung, Beschaffung und Lieferung, der Tage, Wochen oder länger dauern kann. In der Zwischenzeit ist die Produktivität eingeschränkt. Die Inventarvorlage zeigt Ihnen, wie viel vorrätig ist, ab welchem Bestand nachbestellt werden sollte und wie lange der Prozess dauert.

Lagerumschlag verfolgen

Eine Inventarvorlage hilft Ihnen auch, den Lagerumschlag zu verstehen – also wie oft Ihr Inventar innerhalb eines bestimmten Zeitraums verkauft und wieder aufgefüllt wird. Die Lagerumschlagsquote gibt Aufschluss über Ihre betriebliche Effizienz und hilft dabei, die Lagerkosten unter Kontrolle zu halten.

Die Inventarvorlage ist auch für Händler hilfreich, um zu erkennen, welche Artikel sich gut verkaufen und welche nicht. So können Bestellungen angepasst und unnötige Lagerbestände vermieden werden. Überschüssige Bestände verursachen Kosten – sowohl für Hersteller als auch für Händler. Die Inventarvorlage hilft, die Lagerkosten zu senken, und ist außerdem nützlich für die steuerliche Erfassung von Einnahmen am Jahresende.

Wann sollte man eine Inventartabelle verwenden?

Nahezu jede Art von Organisation, die mit der Verwaltung von Lagerbeständen zu tun hat, kann eine Inventartabelle auf unterschiedliche Weise nutzen. Je nach Einsatzzweck wird sie zu verschiedenen Zeitpunkten eines Projekts herangezogen, da sich die Anforderungen an die Bestandsverfolgung im Laufe der Zeit verändern. Einsatzmöglichkeiten:

• Aktuelle Lagermengen in Echtzeit erfassen
• Nachbestellprozesse automatisieren oder verfolgen
• Physische Bestände mit erfassten Daten abgleichen
• Lagerkosten überwachen
• Einen Überblick über Bestände an verschiedenen Standorten erhalten

Häufige Inventararten

Wie deutlich wird, gibt es nicht nur eine Art von Inventar. Weitere Arten umfassen Rohstoffe, Komponenten, Work in Progress (WIP), Fertigwaren, Instandhaltungs-, Reparatur- und Betriebsmaterialien (MRO), Verpackungsmaterialien, Sicherheitsbestand und Vorausbestand, Entkopplungsbestand, Umlaufbestand, Servicebestand, Transitbestand, theoretischer Bestand, Überschussbestand und mehr. Werfen wir jedoch einen etwas breiteren Blick und betrachten Inventararten nach Branche.

Es gibt verschiedene Branchen, die eine Inventarvorlage benötigen, um ihren Bestand zu erfassen, zu verfolgen und zu bestellen. Da wir Inventar bisher allgemein betrachtet haben, ist es hilfreich, konkreter zu werden und einige praxisnahe Beispiele für gängige Inventararten zu zeigen. Im Folgenden wird dargestellt, wie Inventar in verschiedenen Unternehmenstypen eingesetzt wird.

Fertigungsinventar

In der Fertigung verfügen Unternehmen über einen Bestand an Rohstoffen oder Komponenten, die für die Montage ihrer Produkte benötigt werden. Hersteller müssen ihren Bestand lückenlos verfolgen, um sicherzustellen, dass kein Material ausgeht, was die Produktionslinie zum Stillstand bringen würde. Daher unterteilen Hersteller ihren Bestand häufig in Rohstoffe, Work in Progress (WIP) und Fertigwaren, die jeweils zu unterschiedlichen Kosten gelagert werden.

Ausrüstungsinventar

Eine weitere Inventarart ist das Ausrüstungsinventar, das alle gerätebezogenen Informationen eines Unternehmens erfasst – zum Beispiel Kaufdatum, Abmessungen, Seriennummer und mehr. Dies hilft Unternehmen, Abteilungsanforderungen zu erfüllen und Bestellungen abzuwickeln. Ein Bauunternehmen, das viel Ausrüstung verwaltet, wird beispielsweise ein Ausrüstungsinventar als sehr nützlich empfinden.

Verwandt: Vorlage für Ausrüstungsinventar

Handelsinventar

Wir haben den Handel bereits erwähnt; schauen wir uns nun genauer an, wie der Einzelhandel Inventarvorlagen einsetzt. Der Inventarprozess ähnelt dem in der Fertigung, mit dem Unterschied, dass Produkte nicht hergestellt, sondern verkauft werden. Diese Produkte können Lebensmittel, Kleidung, Baumaterialien, Elektronik, Haushaltsgeräte und mehr umfassen. Unabhängig vom Produkt muss der Händler wissen, was auf Lager ist und was sich verkauft, um festzustellen, was nachbestellt und was ausgelistet werden soll.

Instandhaltungs-, Reparatur- und Betriebsinventar (MRO)

Wie der Name andeutet, ermöglicht eine MRO-Inventarvorlage Organisationen die Verwaltung von Materialien und Verbrauchsgütern, die für Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten benötigt werden. Sie stellt sicher, dass die benötigten Artikel rechtzeitig verfügbar sind, minimiert Produktionsausfälle und steigert die Betriebseffizienz.

Wer sollte diese Inventarvorlage verwenden?

Der Kreis der Nutzer einer Inventarvorlage ist sehr breit. Branchen wie Bauwesen, Fertigung und Einzelhandel profitieren alle von Inventarvorlagen oder einer professionellen Bestandsverwaltung.

Je nach Unternehmen gibt es in den meisten Betrieben einen Inventarmanager. Diese Person ist für den im Lager oder in der Fabrik gelagerten Bestand verantwortlich. Sie überwacht die Lagerbestände und leitet – je nach Unternehmensgröße – ein Team von Lagermitarbeitern, die den Wareneingang und -ausgang verfolgen.

Inventarmanager erfassen tägliche Lieferungen, prüfen neue Sendungen und analysieren Lieferanten. Diese Aufgaben gehen über das hinaus, was eine Inventarvorlage abbilden kann, aber sie ist sicherlich ein wichtiges Werkzeug in der Bestandsverwaltung.

So verwenden Sie diese Inventarvorlage für Excel

Wenn Sie bisher noch nicht überzeugt waren, sollte die Nützlichkeit einer Inventarvorlage jetzt klar sein. Nachdem Sie unsere kostenlose Inventarvorlage für Excel heruntergeladen haben, ist die Nutzung selbsterklärend. Schauen wir uns dennoch kurz den Aufbau und die Funktionen an.

Die Inventarvorlage ist anpassbar, sodass Sie das ProjectManager-Logo durch Ihr eigenes Branding ersetzen können. Links neben dem Logo befinden sich die Grunddaten, darunter Name (in der Regel des Inventarmanagers), Position, Erstellungsdatum, Kontaktinformationen (E-Mail, Telefon) und eine Unterschriftenzeile.

Daran schließt sich die eigentliche Inventartabelle an, die wie eine Kalkulationstabelle aufgebaut ist. Es gibt Spalten für die Artikelnummer, den Namen und die Beschreibung. Anschließend können Sie Stückpreis, Bestandsmenge eintragen – die Vorlage berechnet daraus automatisch den Gesamtwert des Bestands.

Ein Dropdown-Menü für die Nachbestellspalte ermöglicht die Auswahl „Ja” oder „Nein”, ergänzt durch einen Nachbestellbestand, damit der Bestand nicht so weit sinkt, dass es die Produktion oder den Verkauf beeinträchtigt. Besonders hilfreich ist die Spalte für die Nachbestellzeit in Tagen, die bei der Lagerverwaltung hilft. Schließlich gibt es eine Spalte für die gewünschte Bestellmenge und eine weitere, um anzugeben, ob ein Artikel ausgelaufen ist (ebenfalls ein Ja/Nein-Dropdown).

Felder der Inventarvorlage

• Artikelname und -nummer: Die meisten Organisationen verwenden Stock Keeping Units (SKUs) oder andere Codes, um Inventarartikel in computerisierten Datenbanken zu finden.
• Lagerort: Unternehmen verfügen in der Regel über mehrere Lager, daher ist es wichtig, den genauen Standort jedes Inventarartikels anzugeben.
• Hersteller / Lieferant: Es ist wichtig, den Lieferanten von Rohstoffen, Teilen oder Komponenten zu verfolgen, damit bekannt ist, an wen man sich bei niedrigen Beständen wenden kann.
• Stückkosten: Die Kosten für Inventarartikel können sich im Laufe der Zeit ändern, auch wenn sie beim gleichen Lieferanten gekauft werden. Daher sollte der durchschnittliche Stückpreis des vorhandenen Bestands notiert werden.
• Bestandsmenge: Die Kenntnis der vorhandenen Menge eines Artikels ist wichtig, um den Gesamtwert des Inventars zu berechnen.
• Inventarwert: Der Gesamtwert des Inventars basierend auf Stückpreis und vorhandener Menge.
• Nachbestellbestand: Der minimale Lagerbestand, der den Nachbestellprozess auslöst und sicherstellt, dass kein Rohstoff oder Produkt vollständig aufgebraucht wird.
• Nachbestellzeit: Die Zeit, die benötigt wird, bis ein Artikel nach einer Bestellung beim Hersteller oder Lieferanten geliefert wird.
• Nachbestellmenge: Die Standardmenge, die üblicherweise bestellt wird, wenn ein bestimmter Artikel seinen Nachbestellbestand erreicht hat.

Google Sheets Inventarvorlage

Möchten Sie Ihre Inventarvorlage online nutzen und aus Excel herauslösen? Dann probieren Sie Google Sheets. Diese kostenlose Google Sheets Inventarvorlage liefert Managern alle Details, die sie für eine genaue Bestandsverfolgung und Lagerumschlagskontrolle benötigen. Auf einen Blick sind Bestandsmenge, Preis und mehr ersichtlich, um zeitnah Entscheidungen zu treffen und Projekte reibungslos am Laufen zu halten.

Wie ProjectManager bei der Bestandsverwaltung hilft

Wie Sie sehen, kann unsere kostenlose Inventarvorlage für Excel vieles leisten – aber nicht alles. Sie ist ein statisches Dokument, bei dem alles manuell eingegeben werden muss, was Zeit und Aufwand kostet. Es muss einen besseren Weg geben. ProjectManager ist eine Online-Projektmanagement-Software, die Ihre Bestände in Echtzeit verfolgt und Ihnen hilft, stets ausreichend bevorratet zu sein und Engpässe zu vermeiden.

Bestände mit Online-Gantt-Diagrammen verwalten

Gantt-Diagramme sind bekannt für Planung, Terminierung und Aufgabenzuweisung – aber sie sind auch ein hervorragendes Werkzeug zur Ressourcenverwaltung, einschließlich Mitarbeiter und Bestände. Wenn Sie Ressourcen im Gantt-Diagramm zuweisen, können Sie deren Kosten und Fortschritt verfolgen. Alles geschieht in Echtzeit, sodass Sie stets aktuelle Daten vor sich haben. Dies lässt sich für ein einzelnes Projekt oder für ein gesamtes Portfolio durchführen, damit Sie jederzeit wissen, was Sie auf Lager haben und wann Sie nachbestellen müssen.

Überblick mit Echtzeit-Dashboards erhalten

Ein übergeordneter Überblick über das gesamte Projekt ist immer hilfreich und kann Ihre Entscheidungen bei der Bestandsverwaltung unterstützen. Unsere Echtzeit-Dashboards erfassen und berechnen Daten automatisch und stellen die Ergebnisse in übersichtlichen Diagrammen und Grafiken dar. Sie erhalten sechs Projektkennzahlen – von Zeit und Kosten über Arbeitsauslastung bis hin zu Aufgaben, Fortschritt und Gesamtstatus. Eine Einrichtung ist nicht erforderlich: einfach das Dashboard öffnen und sofort einen Überblick über alle Aktivitäten erhalten, um fundierte Bestandsentscheidungen zu treffen.

Ein weiterer Vorteil von Online-Software ist die verbesserte Zusammenarbeit. Inventarmanager können engen Kontakt zu ihrem Team und allen anderen Beteiligten halten, Kommentare hinterlassen und Dateien teilen. E-Mail-Benachrichtigungen und In-App-Hinweise stellen sicher, dass Sie immer auf dem Laufenden bleiben.

Weitere Vorlagen für die Bestandsverwaltung

Wenn Sie noch nicht bereit sind, auf eine Projektmanagement-Software umzusteigen, gibt es weitere Vorlagen, die bei der Bestandsverwaltung helfen können. Wir bieten Dutzende kostenloser Projektmanagement-Vorlagen für Excel und Word, die Sie von Anfang bis Ende Ihrer Arbeit unterstützen. Hier sind einige, die für die Bestandsverwaltung besonders relevant sind.

Aufgabenlisten-Vorlage

Inventarmanager haben viel auf dem Tisch. Vieles davon lässt sich mit unserer kostenlosen Inventarvorlage für Excel bewältigen. Aber was ist mit anderen Aufgaben? Hier kommt unsere kostenlose Aufgabenlisten-Vorlage für Excel ins Spiel. Sie können alle anfallenden Aufgaben auflisten, Start- und Enddaten hinzufügen und sogar den prozentualen Fortschritt verfolgen.

Ressourcenplanvorlage

Die Verwaltung von Ressourcen – einschließlich Personal und Materialien – gelingt am besten mit einem umfassenden Plan. Unsere kostenlose Ressourcenplanvorlage für Excel hilft Ihnen, Ihre Ressourcen im Zeitverlauf zu planen, einschließlich Kosten und Stundensätzen. Die Vorlage ist auf personelle Ressourcen ausgelegt, kann aber angepasst werden, um auch Rohstoffe, Ausrüstung und mehr zu erfassen.

Bestellvorlage

Zur Bestandsverwaltung gehört auch die Lagerbeschaffung – sicherzustellen, dass immer das Richtige zur richtigen Zeit verfügbar ist. Unsere kostenlose Bestellvorlage für Excel macht diesen Prozess konsistent und erfasst alle relevanten Details wie Artikel, Beschreibung, Menge, Einheit und Gesamtpreis. Sie kann als Vertrag mit Ihren Lieferanten verwendet werden.

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