Toda empresa necesita recursos como mano de obra, materias primas, equipos y otros insumos. Los equipos utilizan recursos para ejecutar diversos proyectos, como fabricar productos o prestar servicios. Estos recursos deben ser adquiridos por la organización y el proceso de adquisición debe planificarse y ejecutarse cuidadosamente. De eso se trata la gestión de adquisiciones.
¿Qué es la gestión de adquisiciones?
La gestión de adquisiciones se refiere a todas las acciones y estrategias relacionadas con el ciclo de identificación, evaluación y selección de proveedores de insumos de producción. Esto implica crear un plan de gestión de adquisiciones, realizar pruebas de calidad, administrar contratos de adquisiciones, ejecutar compras y cualquier otra actividad necesaria para controlar cómo se realizan las compras en una organización.
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La mayoría de las personas confunden el término gestión de adquisiciones con gestión de compras, pero existe una diferencia importante entre ambos conceptos, especialmente en negocios, manufactura y gestión de proyectos. A continuación, se explica cómo se diferencian estos dos conceptos similares.
Gestión de adquisiciones vs. gestión de compras
La gestión de compras es solo una pequeña parte de la gestión de adquisiciones, la cual es más amplia y estratégica. La gestión de compras es simplemente el conjunto de documentos, herramientas y procedimientos utilizados para administrar el proceso de compra, como solicitudes de compra, solicitudes de cotización y órdenes de compra.
¿Qué es la gestión de adquisiciones de proyecto?
Las adquisiciones, en términos de gestión de proyectos, ocurren cuando es necesario comprar, alquilar o contratar recursos externos para cumplir con los objetivos de un proyecto. Estas relaciones, como cualquier otro proceso dentro de un proyecto, requieren gestión.
Gestionar estas relaciones implica obtener la mejor calidad de los proveedores externos contratados por la empresa para apoyar las operaciones del negocio. Existen restricciones de gestión de proveedores relacionadas con el costo y el tiempo. La gestión de adquisiciones es una forma de manejar de manera más eficiente y productiva el proceso de abastecimiento, requisición, pedido, agilización, inspección y conciliación de adquisiciones.
Sin embargo, antes de establecer alianzas o realizar compras, primero debe responderse si realmente es necesario obtener bienes y servicios de proveedores externos. Es importante analizar las ventajas y desventajas de producir bienes o servicios internamente frente a contratar el trabajo externamente. ¿Es necesaria y rentable a largo plazo la relación con empresas externas? Solo después de tomar una decisión informada se puede avanzar con confianza, sabiendo que las medidas adoptadas son financieramente viables y se ajustan al cronograma.
¿Qué es un plan de gestión de adquisiciones?
Un plan de gestión de adquisiciones describe los requisitos, directrices y el proceso general de adquisiciones que seguirá una organización para un proyecto específico. El nivel de complejidad y detalle de un plan de gestión de adquisiciones varía de una organización a otra, pero, en términos generales, debe:
- Definir criterios de evaluación para la selección de proveedores
- Describir el proceso de licitación
- Identificar la metodología de costos que se utilizará
- Incluir un análisis costo-beneficio
- Explicar por qué son necesarias las actividades de adquisiciones y cómo se alinean con los objetivos estratégicos de la organización
- Establecer un cronograma para las actividades de adquisiciones
- Identificar las partes interesadas de la gestión de adquisiciones
- Definir KPIs para las actividades de adquisiciones
- Enumerar cualquier restricción de recursos o supuesto del proyecto que pueda afectar las actividades de adquisiciones
- Definir términos generales legales y de pago
- Explicar los diferentes roles y responsabilidades de la gestión de adquisiciones
- Incluir los costos estimados para el proyecto de adquisiciones
- Enumerar los riesgos potenciales que podrían afectar las compras y cualquier estrategia de mitigación
- Incluir contratos y documentación de adquisiciones, como requisiciones de compra, órdenes de compra, solicitudes de propuesta y solicitudes de cotización
Documentos de adquisiciones
Se necesitan varios documentos para el proceso de adquisiciones. A continuación, se presentan algunos de los más importantes.
Solicitud de información (RFI)
Este documento se utiliza para un proceso formal de recopilación de información. Está dirigido a los proveedores de bienes y servicios con los que podría interesar establecer un contrato. La RFI ayuda a los gerentes de adquisiciones a encontrar al proveedor que pueda entregar lo que necesitan, cuando lo necesitan y a un precio adecuado.
Solicitud de propuesta (RFP)
Cuando una organización busca contratar a un proveedor o contratista, envía una RFP que explica el trabajo que necesita realizar. Luego, el documento recopila la descripción y el precio para ejecutar ese trabajo por parte de diferentes entidades, de modo que se pueda seleccionar la opción que ofrezca la mejor propuesta en general.
Solicitud de cotización (RFQ)
Este proceso se utiliza para solicitar a uno o varios proveedores que envíen cotizaciones de precios para artículos que se utilizarán en un proyecto u otra iniciativa. Esto permite comparar precios entre distintos proveedores potenciales que compiten por el trabajo. Es una parte esencial para tomar la decisión correcta sobre con quién contratar.
Proceso de gestión de adquisiciones
Una vez que esté listo para adquirir bienes de un proveedor, la gestión de adquisiciones de proyecto se divide en cuatro procesos.
1. Planificar la gestión de adquisiciones
Las adquisiciones se identifican inicialmente durante la fase de planificación del proyecto. Para cada contratista externo, debe existir una declaración de trabajo (SOW) que sirva como documento para describir el trabajo contratado.
Antes del contrato, sin embargo, existe una solicitud de propuesta en la que múltiples contratistas pueden presentar ofertas por el trabajo, y el director del proyecto puede determinar, a partir de esas propuestas, quién obtendrá el contrato.
Estas solicitudes se elaboran cuidadosamente porque funcionan como documentos guía durante todo el proyecto. Cuanto más específicas sean, mejor. Esto evita confusiones posteriores y ayuda a desarrollar planes más precisos. Este proceso se recopila en el plan de gestión de adquisiciones, que incluye documentos de requisitos, registro de riesgos, requisitos de recursos de las actividades, cronograma del proyecto, estimaciones de costos de las actividades y más.
Para orientar estas decisiones, existen herramientas y técnicas como el análisis de fabricar o comprar, que ayuda a determinar si la actividad requiere un proveedor externo o puede realizarse internamente. Buscar apoyo de expertos, realizar estudios de mercado y reunirse con las partes interesadas también ayuda a tomar esta decisión.
2. Ejecutar las adquisiciones
Después de completar la documentación de la primera fase, la fase de ejecución de adquisiciones consiste en analizar las propuestas recibidas y determinar cuál aceptar. Sin embargo, antes de tomar una decisión, debe existir un criterio establecido para determinar qué propuesta es la mejor para el proyecto y se ajusta a la gestión logística. Luego se firman los acuerdos y se actualiza el plan de gestión del proyecto.
Elija al proveedor ganador mediante reuniones con los licitadores, utilizando técnicas de evaluación de propuestas y estimaciones independientes para asegurarse de que las ofertas estén dentro de un rango razonable. También es recomendable buscar la opinión de expertos en las áreas que se están contratando para obtener una mejor perspectiva.
Además, existen técnicas analíticas que pueden aplicarse. La publicidad es una buena forma de asegurarse de llegar al mayor número posible de proveedores potenciales, de modo que la decisión se tome considerando todas las opciones disponibles. Luego, se necesitan negociaciones de adquisiciones para ajustar los contratos finales según las necesidades de la organización y del contratista. Debe utilizar una orden de compra para documentar el precio, la cantidad, la ventana de entrega y las condiciones de pago de los bienes o servicios solicitados. Es un documento legalmente vinculante que garantiza que usted y el proveedor estén alineados. Nuestra plantilla de orden de compra puede ayudarle a crear una adecuada para su proyecto.
3. Controlar las adquisiciones
Una vez firmados los contratos, la gestión de esos contratistas debe integrarse dentro de las responsabilidades generales de gestión. Los contratistas pueden afectar presupuestos y cronogramas, lo que puede provocar que un proyecto se desvíe o, peor aún, fracase.
Por ello, son necesarias actualizaciones periódicas de estado para revisar los acuerdos con contratistas, obtener informes de progreso y evaluar el desempeño del trabajo para asegurarse de que los contratistas cumplan con los requisitos establecidos en sus contratos. Aunque se contrate a especialistas por su experiencia, sigue siendo necesario monitorear y hacer seguimiento de su trabajo para garantizar que avance según lo planificado.
Lo mejor es implementar un sistema de control de cambios y realizar revisiones periódicas del desempeño de adquisiciones, incluidas inspecciones y auditorías para asegurarse de que el trabajo se esté realizando correctamente. Los reportes de desempeño también ayudan a mantener informados a los gerentes. Además, debe existir un sistema de pagos, así como un sistema de administración de reclamaciones y gestión de registros. Las órdenes de trabajo deben incluir todos los detalles sobre las tareas realizadas por los contratistas para facilitar el monitoreo del desempeño.
4. Cerrar las adquisiciones
Así como existe un proceso para iniciar las adquisiciones, también debe existir uno para finalizarlas. Lo que constituye un trabajo completado debe detallarse en el acuerdo inicial con el contratista para evitar confusiones sobre cuándo el trabajo se considera terminado.
Los seguros y garantías también suelen requerir una liberación formal de responsabilidad. Esto garantiza que no existan cambios pendientes relacionados con el valor o la fecha de finalización del contrato.
Las auditorías de adquisiciones ayudan en este proceso, al igual que las negociaciones estructuradas de adquisiciones. También será necesario contar con un sistema de gestión de registros para administrar toda la documentación involucrada en esta etapa del proceso de adquisiciones.
Plantilla de orden de compra
Una parte importante de obtener los materiales adecuados para un proyecto es contar con una forma clara y efectiva de solicitarlos. Esta plantilla gratuita de orden de compra para Excel puede agilizar el proceso de creación de un flujo eficiente de órdenes de compra. Además, proporciona un registro documental en caso de que surjan problemas legales. Descárguela ahora para hacer que el proceso de adquisiciones sea mucho más rápido y sencillo.
¿Cuál es el rol del director del proyecto en las adquisiciones?
El director del proyecto participa en las adquisiciones del mismo modo que en cualquier otro aspecto que controla dentro del proceso de gestión de proyectos. Sin embargo, este es un proceso sobre el que podría no tener la misma autoridad que en otras áreas del proyecto.
Aunque el director del proyecto tiene autoridad para establecer acuerdos con contratistas en nombre de la empresa, a menudo no es la persona encargada de administrar esos contratos una vez que están en marcha. Aun así, el director del proyecto debe mantenerse involucrado en todo momento.
Eso implica conocer los seis procesos dentro de las áreas de conocimiento de la gestión de adquisiciones de proyecto descritas en la Guía del PMBOK del Project Management Institute. El primero es planificar compras y adquisiciones, lo que significa determinar qué recursos externos son necesarios para el proyecto. El director del proyecto tiene control sobre esto, ya que conoce mejor las necesidades generales del proyecto.
La planificación de la contratación consiste en crear los requisitos para los productos o servicios necesarios, incluyendo qué empresas ofrecen esos productos o servicios. Luego se solicitan respuestas de los vendedores reduciendo la lista de empresas a unas pocas opciones y finalmente seleccionando a los proveedores, lo cual generalmente es responsabilidad del departamento de compras.
La administración de contratos consiste en gestionar el contrato con el proveedor. El director del proyecto trabaja diariamente con el gerente de cuentas del proveedor. Cuando el contrato se cumple, se realiza el cierre del contrato. Esto normalmente es gestionado por el departamento de compras.
Cómo ayuda ProjectManager con las adquisiciones
Como ocurre con cualquier parte de un proyecto, contar con las herramientas adecuadas puede hacer que la gestión de adquisiciones de proyecto sea más efectiva. ProjectManager ofrece un diagrama de Gantt en línea que permite planificar los contratos de adquisiciones, indicando cuándo comienzan y cuándo se espera que finalicen. Las actualizaciones de estado se reflejan instantáneamente y es posible hacer seguimiento del progreso de los contratistas para asegurarse de que el proyecto se mantenga dentro del cronograma. El diagrama de Gantt también ayuda a programar materiales cuando deben incorporarse en un momento específico del proyecto.
Debido a que ProjectManager es una herramienta en línea, todas las actualizaciones de estado, incluidos los pagos de adquisiciones, se reflejan inmediatamente en el panel en tiempo real. Luego, el panel procesa esos datos y los presenta mediante gráficos y diagramas fáciles de interpretar. Así puede verificar si el proyecto avanza según lo previsto y gestionar todas las adquisiciones realizadas.
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