Unternehmen müssen die Arbeit interner und externer Teams koordinieren, um ihre Abläufe zu führen, Projekte umzusetzen und ihre Ziele zu erreichen. Aber wie lässt sich die geleistete Arbeit jedes Teams verfolgen? Genau hier kommt diese Arbeitsauftrag-Vorlage ins Spiel. Sie dient als standardisierter Vertrag zwischen einem Unternehmen und dem internen Team oder externen Auftragnehmer, der den Arbeitsauftrag ausführt.
Laden Sie unsere kostenlose Excel-Arbeitsauftrag-Vorlage herunter, um angeforderte Aufgaben zu organisieren, Arbeitsaufträge zu erstellen und Projekte reibungslos am Laufen zu halten.
Das Arbeitsauftragsmanagement wird mit Projektmanagement-Software effizienter. ProjectManager ermöglicht es, Arbeitskosten festzulegen und die Zeit der Auftragnehmer mit sicheren Stundenzetteln zu verfolgen. Kanban-Boards geben Transparenz über den Arbeitsablauf, Workload-Diagramme helfen beim Ausbalancieren von Aufgaben. Dazu gibt es ein preisgekröntes Gantt-Diagramm mit Abhängigkeiten und Baseline-Tracking. Kostenlos starten.
Was ist ein Arbeitsauftrag?
Ein Arbeitsauftrag ist ein Dokument, das Arbeit, Werkzeuge und Materialien beschreibt, die zur Erfüllung einer Aufgabe benötigt werden. Es enthält in der Regel Anweisungen zur Aufgabe, eine Kostenschätzung, den Fertigstellungstermin, die Zuweisung und weitere relevante Informationen.
Arbeitsaufträge werden zur Vereinbarung zwischen einem Unternehmen und einem externen Auftragnehmer verwendet oder intern für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit eingesetzt. Sie werden häufig in der Fertigung, aber auch im Dienstleistungs- und Baubereich eingesetzt.
Warum Sie eine Arbeitsauftrag-Vorlage brauchen
Jedes Unternehmen, das Arbeitsaufträge erstellen und verfolgen möchte, kann diese Vorlage nutzen. Sie bietet ein standardisiertes Format mit Projektinformationen, Aufgabendetails, Fälligkeitsterminen und mehr.
Arbeitsauftrag-Vorlagen kommunizieren Aufgaben und deren Ausführungsdetails. Sie sind ein leitendes Dokument, das sicherstellt, dass die Arbeit korrekt und termingerecht erledigt wird.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
Verwenden Sie eine Arbeitsauftrag-Vorlage, wenn Sie mit externen Auftragnehmern arbeiten oder Reparatur- und Servicearbeiten bearbeiten.
Der Arbeitsauftrag sollte bei der Aufgabenzuweisung erstellt werden. Sobald er ausgefüllt und unterzeichnet ist, dient er als verbindlicher Vertrag. Das Unternehmen, der Auftragnehmer und der Kunde können ihn als Fahrplan nutzen.
Betrachten wir nun einige Arbeitsauftragsbeispiele.
Beispiele für Arbeitsaufträge
Arbeitsaufträge können für viele Zwecke eingesetzt werden, werden aber vor allem für Wartungsplanung und Baumanagement genutzt.
Bauarbeitsauftrag-Vorlage
Bauarbeitsaufträge werden von Projektinhabern oder Generalunternehmern verwendet, die Teile der Arbeit an Subunternehmer vergeben. So lassen sich Kosten und Fortschritt besser verfolgen.
Wartungsarbeitsauftrag-Vorlage
Wartungsarbeitsaufträge dokumentieren alle Wartungsarbeiten in einer Produktionslinie. Typischerweise beginnen sie mit einem Arbeitsantrag interner Teams.
Wer sollte die Arbeitsauftrag-Vorlage verwenden?
Traditionell erstellt eine Person in der Organisation, die für die Fertigstellung der im Auftrag genannten Arbeit verantwortlich ist – in der Regel der Projektmanager – den Arbeitsauftrag. Der Auftragnehmer detailliert seine Kosten, und nach Einigung wird der Auftrag unterzeichnet.
So verwenden Sie die Arbeitsauftrag-Vorlage von ProjectManager
Mit der kostenlosen Excel-Vorlage von ProjectManager können Sie Ihren Arbeitsauftragsprozess optimieren. Folgen Sie diesen Schritten.
1. Tracking-Informationen eingeben
Das Auftragsformat zeigt Firmenname, Adresse und Kontaktdaten sowie den Empfänger der Arbeit. Oben rechts befinden sich interne Daten: Ersteller, Priorität und Auftragsnummer. Auch das Ausstellungsdatum ist vermerkt.
2. Fälligkeitstermine festlegen
Dieser Abschnitt zeigt drei Schlüsseldaten: voraussichtlicher Start, geplante Fertigstellung und tatsächliches Fertigstellungsdatum.
3. Aufgabenbeschreibung
Beschreiben Sie die auszuführenden Aufgaben so detailliert wie möglich. Geben Sie auch Rechnungsempfänger und ggf. Versanddetails an.
4. Arbeitskosten schätzen
Im Abschnitt Arbeit tragen Sie ein, was die Arbeit beinhaltet, wie viele Stunden sie dauert und den Stundensatz. Die Vorlage berechnet die Gesamtarbeitskosten automatisch.
5. Materialkosten schätzen
Im Materialabschnitt tragen Sie Menge, Preis pro Einheit und Steuer ein. Die Vorlage berechnet Ihre Materialkosten automatisch.
6. Steuern angeben
Steuersätze variieren je nach Standort. Überprüfen Sie daher Ihre lokale Gesetzgebung. Am Ende des Auftragsformats gibt es ein Feld für den Steuerbetrag.
7. Zusätzliche Details hinzufügen
Der letzte Abschnitt enthält ein Feld für zusätzliche Informationen sowie Platz für Unterschrift und Datum.
Wie Sie Arbeitsaufträge in ProjectManager verwalten
ProjectManager ist preisgekrönte Software für effizienteres Arbeiten. Unsere Aufgabenverwaltungs- und Ressourcentracking-Funktionen decken alle Projektphasen ab.
Arbeitsauftragsfortschritt mit Kanban-Boards verfolgen
Verwenden Sie unser Kanban-Board, um Ihre Arbeitsaufträge durch die verschiedenen Produktionsphasen zu begleiten. Kanban-Boards visualisieren den Arbeitsablauf mit anpassbaren Spalten.
Alle Arbeitsauftrag-Vorlagen mit unbegrenztem Dateispeicher sichern
Da unsere Software unbegrenzten Dateispeicher bietet, können Bilder oder Dokumente an die Kanban-Karte angehängt werden. Alle Arbeitsaufträge können zentral auf der Software gespeichert werden.
Kosten mit Stundenzetteln, Dashboards und Workload-Diagrammen verfolgen
Nutzen Sie unsere Stundenzettel-Funktion, um Zahlungen zu erleichtern und die Arbeitsstunden Ihrer Auftragnehmer zu verfolgen.
Weitere kostenlose Vorlagen zur Arbeitsauftragsverwaltung
ProjectManager bietet eine Bibliothek kostenloser Projektmanagement-Vorlagen für jeden Aspekt des Projektmanagements. Hier sind einige Vorlagen, die mit Arbeitsaufträgen zusammenhängen.
Leistungsbeschreibung-Vorlage
Eine Leistungsbeschreibung (Statement of Work) ist eine detaillierte Beschreibung der Aufgaben und Arbeitspakete für ein Projekt.
Bestellformular-Vorlage
Eine Bestellung ist ein Dokument, das von Käufern an Materiallieferanten gesendet wird, um eine Kaufvereinbarung zu treffen.
Nachtragsauftrag-Vorlage
Ein Nachtragsauftrag wird verwendet, um bestehende Vertragsbedingungen zu ändern. Er muss zuerst vom zuständigen Gremium genehmigt werden.
Anfrage-zur-Angebotsabgabe-Vorlage (RFQ)
Die RFQ-Vorlage erleichtert den Beschaffungsprozess, indem sie hilft, die Lieferanten zu ermitteln, die Ihren Preis und Terminvorgaben erfüllen können.
Informationsanfrage-Vorlage (RFI)
Wenn Sie Fragen zu einer Arbeit haben, ist die RFI das Instrument, das Fragen stellt und Antworten zurückbringt.
Projektstrukturplan-Vorlage
Ein Projektstrukturplan (PSP) ist ein grundlegendes Werkzeug im Projektmanagement. Nutzen Sie diese Vorlage, um den Projektumfang einzuschätzen.
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